С 1 июля 2025 года в России вступают в силу ключевые изменения в порядке ведения трудовых книжек. С этой даты электронный формат (ЭТК) становится основным и обязательным для всех работодателей. Бумажная трудовая книжка (БТК) не отменяется, но её оформление и использование кардинально меняются. Эта реформа, один из важнейших шагов в цифровизации трудовых отношений, направленный на упрощение учёта стажа и снижение бюрократической нагрузки.

Ключевые даты и кто к ним относится

Важно разграничить несколько этапов реформы, чтобы не запутаться:

• С 1 января 2022 года: Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной для всех работников, которые впервые устраиваются на работу (не имели ранее трудового стажа). Работодатель обязан был оформить им именно электронную книжку.
• С 1 июля 2024 года: Вступили в силу новые бланки бумажных трудовых книжек. Изменился их внешний вид, порядок заполнения и хранения. Это подготовительный этап к полному переходу.
• С 1 июля 2025 года: Полный переход на электронный учёт. Все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде в системе СЗВ-ТД (Единая государственная система учёта трудовых книжек).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это официальный цифровой документ, который ведёться в государственной информационной системе. Она не имеет физического носителя (не печатается на бумаге по умолчанию) и содержит те же сведения, что и бумажная:

• Данные о работнике (ФИО, СНИЛС).
• Сведения о каждом месте работы: дата приема и увольнения, наименование работодателя, должность, подразделение.
• Основания для приема, увольнения, перевода.
• Сведения о награждениях, поощрениях.
• Информация об аттестации, повышении квалификации.

Как получить выписку из ЭТК?

Работник в любой момент может получить заверенную электронную выписку из своей трудовой книжки. Для этого нужно:

1. Обратиться к своему работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с письменным заявлением.
2. Или получить выписку через личный кабинет на портале Госуслуг (при наличии подтверждённой учётной записи).
3. Выписка имеет юридическую силу и может использоваться для подтверждения стажа при оформлении пенсии, пособий, при трудоустройстве.

Что происходит с бумажными трудовыми книжками?

Переход на ЭТК — добровольный для уже имеющих БТК. Если у работника на 1 июля 2025 года уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, он имеет право:

• Продолжать пользоваться ею до её заполнения или утраты.
• Перевести её данные в электронный формат по своему заявлению. Для этого нужно подать заявление работодателю, который оформит сведения в ЭТК на основании БТК.
• Получить дубликат БТК в случае утраты. Дубликат будет оформлен в новом бланке (с 2024 года).

Важно: Если бумажная книжка заполнена (все страницы использованы), работодатель обязан выдать дубликат в новом бланке и одновременно оформить электронную запись.

Что должен делать работодатель с 1 июля 2025?

Для организаций и ИП наступают новые обязательства:

1. Вести учёт исключительно в ЭТК. Все приказы о приёме, увольнении, переводах должны отражаться в системе СЗВ-ТД.
2. Не выдавать новые бумажные книжки (за исключением случаев, когда работник в письменной форме отказался от ЭТК и имеет право на БТК — например, пенсионеры или работники, уволенные до 1 января 2022).
3. Передавать сведения в СЗВ-ТД в установленные сроки (обычно в день издания кадрового приказа).
4. Хранить данные о трудовой деятельности в электронном виде бессрочно.
5. Обеспечить работников выписками из их ЭТК по первому требованию.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Безопасность и сохранность: Данные не потеряются при утере, пожаре или порче. Они хранятся на защищённых государственных серверах.
• Удобство и скорость: Получить выписку можно онлайн через Госуслуги в несколько минут, не стоя в очередях.
• Автоматизация: Снижается риск ошибок при ручном заполнении, упрощается отчётность для ПФР и других органов.
• Прозрачность: Работник в личном кабинете видит всю свою историю и может оперативно заметить неточности.
• Экология и экономия: Отказ от бумаги, бланков, доставки и хранения.

Возможные сложности и вопросы

А что, если у работника нет доступа в интернет?
Работодатель обязан обеспечить возможность получения заверенной бумажной выписки по заявлению работника. Это может быть распечатанный и заверенный подписью и печатью документ.

Как подтверждать стаж, если работал только по БТК?
Все сведения из старых бумажных книжек, которые были переданы в ПФР ранее, уже перенесены в электронную базу. При формировании пенсии ПФР будет использовать данные из Единой государственной системы учёта трудовых книжек. Если какие-то сведения отсутствуют, необходимо предоставить сканы/фото старых документов.

Могут ли отказать в приёме на работу из-за отсутствия ЭТК?
Нет. Наличие или отсутствие у соискателя бумажной книжки не является основанием для отказа. Работодатель сам обязан оформить ему электронную книжку при первом трудоустройстве.

Ответственность за нарушения

За неисполнение обязанностей по ведению электронных трудовых книжек работодателя ждёт административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• При повторном нарушении, более строгие санкции.

С 1 июля 2025 года электронная трудовая книжка становится единственным стандартом для оформления новых трудовых отношений. Эта реформа:

1. Упрощает жизнь и работникам, и работодателям.
2. Делает учёт стажа более надёжным и прозрачным.
3. Сохраняет право на бумажный носитель для тех, кто уже им пользуется, но делает электронный формат приоритетным.

Главное, что нужно запомнить: Если вы устраиваетесь на работу после 1 июля 2025 года, у вас будет только электронная трудовая книжка. Если у вас уже есть бумажная — вы можете продолжать её использовать, но со временем данные будут переноситься в цифру. Следите за своими данными в личном кабинете на Госуслугах и своевременно сообщайте работодателю об ошибках.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и официальных разъяснений Пенсионного фонда России (ПФР) и Министерства труда. Точные даты и процедуры следует уточнять на официальных ресурсах, так как в законодательстве возможны корректировки.