С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и постановлениями Правительства, завершает свой переходный период с 1 января 2026 года. Данная реформа кардинально меняет порядок учета трудового стажа и выдачи документов. В этой статье подробно разберем, как происходит переход, что нужно знать работникам и работодателям, а также рассмотрим аналогичный опыт Украины.

Ключевые даты и этапы перехода в России

Переход на ЭТК в РФ проходил в несколько этапов:

• С 1 января 2020 года — начался обязательный переход для всех работодателей. С этой даты они обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде по форме СЗВ-ТД.
• С 1 января 2021 года — работодатели вправе были оформлять новые трудовые книжки только в электронном формате, если работник не выразил желание получить бумажный вариант;
• С 1 января 2026 года — завершается переходный период. После этой даты все новые сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный формат. Бумажная трудовая книжка (ТК) продолжает действовать только для тех, кто уже имел ее на 31 декабря 2020 года, и она будет заполняться до ее окончания.

Особенности перехода в Украине

Украина также внедряет электронные трудовые книжки, но по другому графику. Закон № 1217 был принят в 2021 году и предусматривает пятилетний переходный период.

• С 10 июня 2021 года — граждане Украины получили право на электронную трудовую книжку.
• С 10 июня 2026 года — бумажные трудовые книжки в Украине полностью потеряют обязательный статус. Учет трудового стажа будет вестись исключительно в электронном виде.

Важно отметить, что в Украине переход носит более радикальный характер: после указанной даты бумажный носитель не будет иметь юридической силы.

Что нужно знать работнику?

Право выбора

Если у вас на 31 декабря 2020 года уже была бумажная трудовая книжка, вы можете продолжать ее использовать. Работодатель будет вносить в нее записи до тех пор, пока она не заполнится или вы не попросите перевести ее в электронный формат.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 2020 года, вам будет предложено выбрать:

• Электронную трудовую книжку (ЭТК) — сведения будут храниться в базе ПФР, доступны через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР.
• Бумажный формат — вы можете получить классическую книжку, но ее заполнение будет синхронизировано с электронной базой. Это право сохраняется до конца 2025 года включительно.

Как проверить свои данные?

Независимо от формата, все записи о стаже и заработке передаются в ПФР. Проверить актуальность информации можно:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
2. Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России.
3. Обратившись в отделение ПФР или МФЦ с паспортом.

Что делать с уже имеющейся бумажной книжкой?

Если у вас есть старая, заполненная или частично заполненная бумажная ТК, ее не нужно сдавать. Она остается у вас как документ, подтверждающий стаж. Все последующие записи (при смене работы) будут автоматически отображаться в вашей электронной версии. При увольнении работодатель обязан выдать вам трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в соответствии с вашим выбором.

Что нужно знать работодателю?

Обязанности по оформлению

С 1 января 2026 года работодатель не имеет права вносить записи в бумажную трудовую книжку, если она была оформлена после 31 декабря 2020 года. Все кадровые изменения (прием, перевод, увольнение) должны быть незамедлительно переданы в ПФР в электронном виде по форме СЗВ-ТД.

Процедура приема на работу

При заключении трудового договора:

• Необходимо уточнить у работника, в каком формате он желает получать сведения о своей трудовой деятельности (ЭТК или бумажная ТК).
• Если работник выбирает бумажный носитель, работодатель обязан оформить ему новую бумажную трудовую книжку (если у него ее не было) или внести запись в имеющуюся.
• Если работник выбирает ЭТК, работодатель передает сведения в ПФР, а работник впоследствии может распечатать выписку из ЭТК при необходимости.

Ответственность

Несвоевременная или некорректная передача сведений в ПФР влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).

Преимущества и спорные моменты

Преимущества электронного формата:

• Безопасность, нельзя потерять, украсть или испортить.
• Удобство — доступ в любое время через интернет, не нужно носить с собой.
• Автоматизация — сведения передаются напрямую из кадрового ПО в ПФР, исключая ошибки при ручном копировании.
• Экология и экономия — меньше бумаги, затрат на печать и хранение.

Аргументы сторонников бумажной книжки:

• Надежность, не зависит от сбоев в интернете или электронных системах.
• Осязаемость — физический документ воспринимается как более официальный и гарантированный.
• Доступность — для пожилых людей или жителей отдаленных регионов без стабильного интернета бумажный вариант проще.

Переход на электронные трудовые книжки — это закономерный шаг в цифровизацию государственных услуг. С 1 января 2026 года в России завершается этап параллельного существования двух форматов. Бумажная трудовая книжка, оформленная до 2021 года, продолжит действовать, но все новые записи будут формироваться в единой электронной базе ПФР;

Гражданам рекомендуется:

1. Проверить актуальность своих данных в личном кабинете ПФР или на Госуслугах.
2. При устройстве на новую работу четко зафиксировать свой выбор формата (ЭТК или бумажная ТК) в трудовом договоре или отдельном заявлении.
3. Сохранить старые бумажные книжки как подтверждение трудового стажа за прошлые периоды.

Работодателям необходимо досконально изучить требования по форме СЗВ-ТД и обеспечить точную и своевременную передачу всех кадровых изменений в ПФР, чтобы избежать штрафов и обеспечить корректный учет пенсионных прав своих сотрудников.

Источники: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 125-ФЗ, постановления Правительства РФ, информация Пенсионного фонда России (ПФР), портал «Работа России».