Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России проходил поэтапно, и для работников и работодателей установлены строгие временные рамки. Неправильное понимание сроков может привести к ошибкам в отчетности и даже к штрафам. Данная статья объясняет, до какого числа нужно подавать заявление, и какие другие важные даты нужно помнить.

Исторический контекст: переходный период до 2021 года

С 1 января 2021 года все новые трудовые книжки ведутся только в электронном виде; Однако для работников, уже имевших бумажную книжку на руках, был установлен переходный период.

Крайняя дата для сохранения бумажной книжки

Работник, который не хотел переходить на электронную форму, должен был подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки не позднее 31 декабря 2020 года включительно.

Текущие правила: как и когда подавать заявление (с 2021 года)

После завершения основного этапа перехода правила упростились, но сроки отчетности остались.

Когда работник подает заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или, наоборот, о сохранении бумажной, если такое право еще сохраняется по отдельным основаниям) работник может подать в любой момент. Однако для работодателя это влечет определенные процедуры и сроки.

Ключевой срок для работодателя: передача данных в СФР

Это самый важный практический срок, который зависит от даты поступления заявления от сотрудника:

• Если заявление поступило до 25-го числа текущего месяца — сведения о трудовой деятельности необходимо передать в Социальный фонд России (СФР) в том же месяце.
• Если заявление поступило после 25-го числа текущего месяца — передача сведений в СФР осуществляется не позднее 25-го числа следующего месяца.

Эта информация содержится в Подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности), которую сдает работодатель.

Срок выдачи бумажной трудовой книжки

Если у работника на руках есть бумажная трудовая книжка и он подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

1. Внести в бумажную книжку запись о переходе на электронную форму.
2. Выдать эту книжку работнику обратно в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Пошаговая инструкция для работодателя при получении заявления

Чтобы избежать ошибок, следуйте этому алгоритму:

1. Получите заявление от работника в письменной форме (по установленной форме или в произвольном виде). Дата получения, стартовый отсчет.
2. Внесите изменения в программу (1С, Контур.Экстерн и др.) на вкладке «Трудовая книжка» или «Трудовая деятельность». Укажите дату перехода на ЭТК.
3. Если есть бумажная книжка:
   • Сделайте в ней запись: «Сведения о трудовой деятельности данной книжки переданы в электронном виде в соответствии с заявлением работника от [дата]».
   • Выдайте книжку работнику в течение 3 рабочих дней.
4. Подготовьте и сдайте отчет в СФР:
   • Сформируйте Подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
   • Сдайте его до 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления (если заявление поступило после 25-го).

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Пропуск срока передачи данных в СФР (после 25-го числа).
  Решение: Вести календарь контрольных дат. Заявление, поступившее 26-31 числа, автоматически переносится на отчетность следующего месяца.
• Ошибка: Невыдача бумажной книжки в течение 3 рабочих дней.
  Решение: Установить внутренний регламент: дата получения заявления → +3 рабочих дня → действие «выдать книжку».
• Ошибка: Отсутствие записи в бумажной книжке о переходе на ЭТК.
  Решение: Обязательно делать штамп/запись, даже если книжка потом не выдается (например, при увольнении).
• Ошибка: Подача заявления в устной форме.
  Решение: Требовать только письменное заявление. Оно может быть в свободной форме, но должно содержать ФИО, паспортные данные, явное желание перейти на ЭТК и подпись с датой.

Главный вывод: подача заявления самим работником не имеет «дедлайна» в текущий момент (после ), но она запускает для работодателя четкие временные рамки. Ключевые даты, которые должен знать каждый кадровик или бухгалтер:

1. 31 декабря 2020 года — исторический рубеж для сохранения бумажной книжки.
2. 25-е число месяца, критическая точка для отчетности в СФР.
3. 3 рабочих дня — срок для выдачи бумажной книжки после заявления.

Всегда проверяйте дату поступления заявления и сразу рассчитывайте два срока: на выдачу книги и на сдачу отчета. Это избавит от штрафов и проблем с ПФР.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Обратите внимание, что законодательство может меняться. Для получения точной консультации по вашему случаю обращайтесь к юристу или в СФР.