Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одна из ключевых реформ последних лет, направленная на цифровизацию кадрового учета. Для работодателей важно не только правильно оформлять документы, но и строго соблюдать установленные законом сроки подачи сведений в Пенсионный фонд России (ПФР). Нарушение этих сроков может повлечь административную ответственность. Данная статья подробно разбирает все временные рамки и процедуры.
Краткий исторический контекст и актуальность
Основные правила перехода на ЭТК были установлены Федеральным законом от № 439-ФЗ. Ключевой этап — уведомление работников — должен был быть завершен давно. Однако вопросы по отчетности остаются актуальными для всех, кто продолжает нанимать новых сотрудников или меняет способ ведения учета у уже работающих.
Крайний срок для уведомления работников (прошедший этап)
Работодатели обязаны были в письменной форме уведомить всех сотрудников о возможности перехода на ЭТК и получить от них заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).
До 30 июня 2020 года — это обязательный срок, отведенный для направления уведомлений. После этой даты работодатель не мог требовать от сотрудника, не подавшего заявление ранее, перехода на бумажную книжку, если тот хотел ЭТК.
Примечание: Этот этап завершен. Все новые сотрудники с 1 июля 2020 года, если не предоставят заявления об ином, получают электронную трудовую книжку.
Текущие обязательства работодателя: подача сведений в ПФР
После получения заявления от работника (или в случае, если заявление не подано, а сотрудник принят на работу после ) работодатель обязан предоставить в ПФР сведения о трудовой деятельности. Это делается ежемесячно.
Форма отчета: СЗВ-ТД
Для передачи данных используется форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). Отчет формируется в электронном виде и передается в ПФР через систему электронного документооборота (ЭДО) или личный кабинет страхователя.
Ключевой срок подачи отчета:
Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Что это значит на практике:
- Если кадровое событие (прием, увольнение, переход на ЭТК) произошло в январе, сведения по форме СЗВ-ТД должны быть поданы в ПФР не позднее 15 февраля.
- Отчет представляется даже если за отчетный период не было кадровых изменений — тогда подается «нулевой» отчет.
Порядок действий при приеме нового сотрудника в 2024-2026 гг.
На сегодняшний день (2024-2026 гг.) при приеме на работу возможны три основные ситуации:
- Новый сотрудник, никогда не работавший ранее. Работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку (ЭТК) с первого дня работы. Сведения о приеме подаются в ПФР в стандартном порядке по форме СЗВ-ТД до 15-го числа следующего месяца.
- Сотрудник, принесший бумажную трудовую книжку. Если работник имеет стаж, подтвержденный бумажной книжкой, и не подал заявление на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажный учет. Однако сведения о его трудовой деятельности (включая новый период) все равно подаются в ПФР в электронном виде по форме СЗВ-ТД.
- Сотрудник, подавший заявление о переходе на ЭТК (СТД-Р). Если работник, имеющий бумажную книжку, написал заявление о предоставлении сведений в электронном виде (форма СТД-Р), работодатель обязан:
- Принять заявление.
- Осуществить передачу всех сведений о его трудовой деятельности (включая данные из бумажной книжки) в ПФР.
- Подать отчет по форме СЗВ-ТД, отражающий этот факт. Важно: в самой форме СЗВ-ТД не требуется указывать дату подачи заявления работником (дату из СТД-Р).
Как и куда подавать отчетность?
Работодатель (страхователь) может передать сведения в ПФР тремя способами:
- Через личный кабинет страхователя на сайте ПФР.
- Через систему электронного документооборота (ЭДО) с ПФР. Для этого необходимо заранее (до отправки первого отчета СЗВ-ТД) направить в ПФР Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД).
- Обратившись в клиентскую службу территориального органа ПФР (на бумажном носителе, но этот способ нежелателен и устарел).
Ответы на частые вопросы и типичные ошибки
Вопрос: Нужно ли подавать отчет, если сотрудник уволился, а заявления на ЭТК не подавал?
Ответ: Да, обязательно. При увольнении работодатель подает сведения по форме СЗВ-ТД, отражающие прекращение трудовых отношений. Факт наличия или отсутствия заявления на ЭТК не отменяет обязанности отчитаться о кадровом событии.
Вопрос: Что будет, если не подать отчет вовремя?
Ответ: За несвоевременную подачу сведений (включая нулевые отчеты) предусмотрена административная ответственность по ст. 15.33 КоАП РФ в виде штрафа:
- Для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
- Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение влечет более строгие санкции.
Ошибка №1: Указание в форме СЗВ-ТД даты заявления работника.
Разъяснение: В отчете СЗВ-ТД указываются данные о кадровом событии (прием, увольнение) и сведения о работнике. Дата подачи заявления о переходе на ЭТК (из формы СТД-Р) в форму СЗВ-ТД не переносится. Сам факт наличия заявления фиксируется в личном деле сотрудника;
Ошибка №2: Неподача «нулевых» отчетов.
Разъяснение: Если в организации за месяц не было ни одного кадрового изменения (никто не принят и не уволен), работодатель все равно обязан подать отчет по форме СЗВ-ТД с нулевыми показателями. Пропуск такого отчета считается нарушением.
Главные сроки, которые должен помнить каждый бухгалтер и кадровик:
- До 15 числа каждого месяца — подача формы СЗВ-ТД за предыдущий месяц (даже «нулевой»).
- До 30 июня 2020 года — исторический срок, который прошел, но его знание важно для понимания правового статуса текущих сотрудников.
Переход на ЭТК — это уже не будущее, а настоящее. Своевременная и корректная подача сведений в ПФР, залог избежания штрафов и корректного отражения пенсионных прав ваших сотрудников.
Статья подготовлена на основе анализа актуальной практики и разъяснений ПФР. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учету или в территориальный орган ПФР.