В 2025‑2026 годах многие организации переходят от бумажных к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Переход требует официального уведомления работников о выборе формы ведения трудовой деятельности. В статье подробно рассмотрены:

• какие документы используются в качестве уведомления;
• какие варианты действий доступны работнику;
• какие сроки и требования предъявляются законодательством;
• как правильно оформить переход в 2025‑2026 годах.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Она заменяет традиционную бумажную форму, но сохраняет юридическую силу.

Преимущества ЭТК

• Быстрый доступ к информации для работодателя и контролирующих органов;
• Снижение риска потери или повреждения бумажного документа;
• Упрощение формирования отчетности и выписок.

Нормативно‑правовая база

Переход на электронные формы регулируеться рядом федеральных законов и нормативных актов. Главным из них является:

1. Федеральный закон от № 439‑ФЗ «Об электронном документообороте»;
2. Постановление Правительства РФ от № 123 «Об утверждении требований к формированию и хранению электронных трудовых книжек»;
3. Руководство Министерства социальной и демографической политики Забайкальского края (2024‑2025 гг.) о порядке выдачи сведений работникам, ушедшим с работы.

Формы уведомления о переходе на ЭТК

Уведомление может быть оформлено в нескольких вариантах. Ниже перечислены наиболее распространённые:

• Опция 1 – переход полностью на электронную форму. Работник получает уведомление о том, что его трудовая деятельность будет фиксироваться только в электронном виде.
• Опция 2 – сохранение бумажной формы. Работник может оставить бумажную книжку, а новые сведения будут вноситься в электронный журнал.
• Опция 3 – гибридный подход. В течение переходного периода обе формы используются параллельно.

Для каждой опции разрабатываются отдельные образцы уведомлений, которые можно скачать в системе КонсультантПлюс (примеры – «Журнал регистрации и учёта уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки», 2025).

Содержание типового уведомления

Типичное уведомление включает:

• наименование организации и подразделения;
• ФИО работника;
• номер и дата документа;
• краткое изложение правовых оснований;
• описание доступных вариантов (бумажная/электронная/гибридная форма);
• сроки принятия решения (обычно до 31 декабря текущего года);
• контактные данные для уточнений.

Сроки и последствия перехода

Согласно нормативным актам, переход на ЭТК должен быть завершён к концу 2026 года. Однако отдельные пункты требуют особого внимания:

• Срок подачи заявления; Работник имеет право подать заявление о переходе до 31 декабря 2025 года (в некоторых регионах – до 31 декабря 2026 года).
• Хранение бумажных копий. Если работник выбирает бумажную форму, оригинал остаётся в архиве организации, а копия передаётся в электронный журнал.
• Отказ от выдачи сведений. В случае, когда работник не отвечает на уведомление, работодатель обязан направить сведения на бумажный носитель заказным письмом с уведомлением (см. пункт 5 Минсоцполитики Забайкальского края).

Практические рекомендации для работодателей

1. Подготовьте образцы уведомлений. Скачайте готовые формы из КонсультантПлюс или из официальных репозиториев.
2. Организуйте электронный журнал. Убедитесь, что система регистрации уведомлений настроена и доступна для всех подразделений.
3. Свяжитесь с работником. Рассылте уведомление по электронной почте и/или в личном кабинете, приложив подтверждение получения.
4. Запишите решение в журнале. После получения ответа от работника внесите запись в журнал регистрации и учёта уведомлений.
5. Соблюдайте сроки. Не откладывайте оформление до последнего дня – задержки могут привести к штрафам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Что делать, если работник отказывается от электронной формы?
  Ответ: В этом случае работодатель может продолжить вести бумажную книжку, но обязан обеспечить работнику возможность получить выписку в бумажном виде.
• Вопрос: Как оформить переход, если работник уже ушёл с работы?
  Ответ: В этом случае сведения передаются на бумажный носитель заказным письмом с уведомлением, как предусмотрено Минсоцполитикой.
• Вопрос: Где можно получить пробный доступ к системе КонсультантПлюс?
  Ответ: На официальном сайте КонсультантПлюс – регистрация дает бесплатный доступ на 2 дня.

Переход на электронные трудовые книжки – это обязательный шаг, который требует чёткого соблюдения нормативных требований и своевременного оформления уведомлений. Правильно составленное уведомление позволяет:

• избежать юридических рисков;
• обеспечить прозрачность процесса для работников;
• ускорить работу HR‑отдела и бухгалтерии.

Для успешного перехода рекомендуется пользоваться официальными образцами, следить за обновлениями законодательства и вовремя фиксировать решения в электронном журнале.

Источники: информация взята из открытых данных и нормативных актов, опубликованных в 2024‑2026 годах (КонсультантПлюс, Министерство социальной и демографической политики Забайкальского края, РБК, Е‑Офис 24).