Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства работодателей с . В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) процесс оформления заявления и последующего внесения данных в ЭТК описан в нескольких нормативных актах и методических рекомендациях. Ниже – подробный разбор того, как правильно составить заявление, какие шаги выполнить в программе 1С и какие документы необходимо подготовить.

Нормативная база

Для понимания требований к заявлению о переходе на электронную форму трудовых книжек важно учитывать следующие документы:

• п. 3.1 Инструкции по оформлению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от № 69;
• п. 10 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от № 225;
• ст. 66.1 ТК РФ – требования к ведению электронных трудовых книжек;
• методические рекомендации ФНС и ПФР по заполнению сведений СЗВ‑ТД.

Все эти акты позволяют работнику подать заявление в любой форме, однако в 1С рекомендуется использовать стандартный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», который автоматически формирует необходимые записи в базе.

Как правильно составить заявление

2.1 Форма и содержание

Заявление может быть написано в произвольной форме, но в него должны входить следующие элементы:

1. ФИО сотрудника;
2. Должность;
3. Номер и серия текущей (бумажной) трудовой книжки, если она существует;
4. Выбор способа ведения трудовой деятельности – бумажный или электронный;
5. Дата подачи заявления;
6. Подпись сотрудника (при необходимости – печать организации).

Пример текста заявления:

«Я, _______________________ (ФИО), прошу ввести меня в список работников, для которых будет вестись электронная трудовая книжка, и обеспечить её хранение в системе 1С:Зарплата и управление персоналом.
Подпись: ______________________

2.2 Где разместить заявление в 1С

В программе 1С:ЗУП заявление оформляется через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Путь доступа:

• Главное меню → Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
• Заполняются реквизиты сотрудника, выбирается тип ведения (бумажный/электронный) и указывается дата.

После сохранения документ автоматически формирует запись в базе, которая будет учтена при формировании сведений СЗВ‑ТД для ПФР.

Пошаговая инструкция по внесению записи в ЭТК

1. Подготовка документов – собрать копию паспорта, диплома, военного билета (при необходимости) и выписки из СФР, если требуется подтверждение стажа.
2. Создание заявления в 1С – использовать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
3. Заполнение реквизитов – указать выбранный способ ведения (электронный), дату подачи и подпись.
4. Формирование сведений СЗВ‑ТД – после сохранения заявления система автоматически генерирует запись, которая будет включена в форму СЗВ‑ТД при приёме на работу.
5. Уведомление ПФР – в течение 30 календарных дней после подачи заявления в 1С формируется уведомление о переходе на ЭТК, которое отправляется в ПФР.
6. Контроль и подтверждение – проверить, что в личном кабинете сотрудника появилась запись «Электронная трудовая книжка», и при необходимости запросить выписку из СФР для подтверждения данных.

Частые вопросы и ответы

• Можно ли подать заявление в день приёма на работу? – Да, но в таком случае необходимо одновременно оформить все требуемые документы (паспорт, диплом, военный билет и т.д.).
• Что делать, если в заявлении указано неверное количество страниц в бумажной книжке? – Ошибку можно исправить, создав новый документ «Исправление сведений о трудовой деятельности» и отправив его в ПФР.
• Нужно ли подписывать заявление в бумажном виде? – Подпись может быть как электронной (в рамках 1С), так и печатной, если заявление оформляется в бумажном виде.
• Как убедиться, что ПФР получил уведомление? – В 1С в разделе «Отчёты» → «Сведения о трудовой деятельности» → «Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки» можно посмотреть статус отправки.

Пример готовой формы заявления в 1С

Ниже – типовое представление заявления, которое можно скопировать в документ 1С:

Заявление

о переходе на электронную форму ведения трудовой деятельности

Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ____________, выдан ____________ (кем), дата рождения — ____________, прошу ввести меня в список работников, для которых будет вестись электронная трудовая книжка, и обеспечить её хранение в системе 1С:Зарплата и управление персоналом.

Выбран способ ведения: Электронный.

Дата подачи: «__» __________ 2026 г.

Подпись: ______________________

После заполнения всех полей документ сохраняется, после чего система автоматически формирует запись в базе и готовит уведомление для ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг, который требует строгого соблюдения нормативных требований и правильного оформления заявления в 1С. Используя стандартный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», работодатель минимизирует риск ошибок, ускоряет процесс внесения данных в ЭТК и гарантирует своевременное уведомление ПФР. Соблюдая описанную выше пошаговую инструкцию, вы сможете без проблем оформить переход на электронную форму трудовых книжек для любого сотрудника.

Для более детального ознакомления с настройкой 1С:ЗУП рекомендуем обратиться к официальной документации поставщика и консультироваться с экспертами по кадровому сопровождению.