В условиях цифровизации кадрового учета переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным этапом для большинства работодателей. Программный комплекс 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) предоставляет полный инструментарий для работы с ЭТК: от приема заявлений сотрудников до формирования отчетности в Социальный фонд России (СФР‚ ранее ПФР).

В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить переход‚ вести учет и формировать необходимые справки и отчеты в программе 1С.

Подготовка и выбор формы ведения трудовой книжки

Первым шагом в работе с электронными трудовыми является фиксация выбора каждого сотрудника: продолжать ведение бумажной трудовой книжки или перейти исключительно на электронную форму.

Оформление заявления сотрудника

В программе 1С:ЗУП для этого предназначен документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Перейдите в раздел Кадры -> Заявления о выборе формы трудовой книжки.
Нажмите кнопку Создать.
В поле «Вид заявления» выберите один из вариантов:

• Предоставить сведения о трудовой деятельности (сотрудник отказывается от бумажной версии в пользу электронной).
• Вести трудовую книжку на бумажном носителе (сотрудник сохраняет бумажный вариант).

Добавьте сотрудников‚ подавших заявления. Важно: в один документ можно включить работников с разными видами заявлений.
Укажите дату документа — она должна совпадать с датой написания заявления работником в письменном виде.

> Важно: Утвержденной формы заявления не существует‚ поэтому разработчики 1С внедрили собственную печатную форму. При необходимости вы можете отредактировать текст заявления перед печатью‚ нажав кнопку «Заявление».

Особенности работы с сотрудниками без стажа

С 2021 года для работников‚ впервые поступающих на работу‚ бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Вся информация о их стаже ведется только в электронном виде.

В 1С:ЗУП это отражается следующим образом:

• При приеме такого сотрудника в карточке физического лица и в трудовом договоре не требуется указывать реквизиты бумажной трудовой книжки.
• Программа автоматически сформирует необходимые сведения для передачи в СФР при первом кадровом событии (приеме на работу).
• Отчет СЗВ-ТД (теперь передается в составе ЕФС-1) будет содержать полную информацию о начале трудовой деятельности.

Ведение учета и формирование отчетов

После того как заявления обработаны‚ программа переходит в режим ведения электронных книжек. Все кадровые операции (прием‚ перевод‚ увольнение) автоматически отражаются в регистрах электронных трудовых.

Формирование отчета СЗВ-ТД (ЕФС-1)

Для передачи данных в пенсионный фонд используется отчет‚ который в актуальных версиях 1С интегрирован в механизм подачи персонифицированных сведений.

Перейдите в раздел Отчетность‚ справки -> Персонифицированный учет.
Создайте новый отчет. Программа предложит выбрать период и сотрудников‚ по которым произошли изменения.
Нажмите кнопку Заполнить. 1С проанализирует кадровые документы и сформирует строки отчета.
Проверьте данные и сформируйте файл для выгрузки или отправьте отчет напрямую через сервисы 1С (если подключено).

> Совет: Дата документа в 1С‚ фиксирующего кадровое событие‚ и дата подачи отчета должны строго соответствовать законодательным срокам (обычно до 25-го числа следующего месяца или в день увольнения/приема).

Как получить справку о трудовой деятельности (выписку из ЭТК)

Одной из самых востребованных функций является формирование справки о периодах работы для сотрудника. Это аналог выписки из электронной трудовой книжки.

Чтобы сформировать справку в 1С:
Перейдите в раздел Кадры -> Электронные трудовые книжки.
Выберите пункт меню Справки о трудовой деятельности (или используйте обработку формирования отчетов по сотрудникам).
Нажмите Создать.
Выберите сотрудника и период‚ за который нужна информация.
Нажмите кнопку Сформировать.

Программа выгрузит данные из базы‚ сформировав документ‚ содержащий:

• Периоды работы.
• Должности и подразделения.
• Основания (приказы о приеме‚ переводе‚ увольнении).
• Сведения о страхователе.

Этот документ можно распечатать‚ сохранив в PDF или отправить сотруднику в электронном виде. Он имеет ту же юридическую силу‚ что и выписка‚ полученная через Госуслуги или в МФЦ.

Изменение способа ведения трудовой книжки

Сотрудник имеет право изменить свое решение о форме ведения трудовой (например‚ ранее оставил бумажную‚ а теперь хочет перейти на электронную‚ или наоборот — для тех‚ кто сохранил право на бумажную версию).

Алгоритм действий в 1С:

• Создается новое «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с актуальной датой.
• В поле «Вид заявления» выбирается новый статус.
• Программа перестраивает логику формирования будущих отчетов для данного сотрудника.

Работа с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП 8.3 автоматизирована и соответствует актуальным требованиям законодательства РФ. Ключевые моменты успешного ведения учета:

• Своевременный ввод заявлений от сотрудников.
• Корректное оформление кадровых приказов.
• Регулярная проверка и отправка отчетов в СФР.
• Использование встроенных инструментов для формирования справок по запросу работников.

Использование возможностей 1С позволяет минимизировать ошибки кадрового учета и обеспечить прозрачность трудового стажа для каждого сотрудника.