Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это важный этап в кадровом учете любой организации. Несмотря на то, что массовый переход начался еще в 2020 году, вопросы по оформлению ЭТК в программах 1С остаются актуальными: сотрудники меняют место работы, пишут новые заявления, а принимаемые на работу впервые сразу формируются как электронные кадровые документы.
В этой подробной инструкции мы разберем пошаговый алгоритм: от уведомления сотрудников до регистрации их заявлений и правильной настройки программы 1С:ЗУП.
Шаг 1. Уведомление сотрудников о переходе на ЭТК
Прежде чем перевести работников на электронный формат, работодатель обязан уведомить их под роспись. В уведомлении должна содержаться информация о введении ЭТК и праве сотрудника выбрать способ ведения трудовой книжки.
Для формирования уведомлений в 1С необходимо:
- Перейти в раздел Кадры → Электронные трудовые книжки → Уведомления о переходе на ЭТК.
- Создать новый документ и автоматически заполнить его списком сотрудников, которым еще не вручено уведомление.
- Распечатать сформированные бланки и ознакомить с ними каждого работника под подпись.
Шаг 2. Проверка бумажных трудовых книжек
До того как сотрудник выберет формат ведения, кадровому специалисту рекомендуется проверить заполнение бумажной трудовой книжки. Это необходимо для того, чтобы избежать расхождений между её цифровой версией в ПФР (СЗВ-ТД) и бумажным оригиналом. Все неучтенные записи нужно внести и отправить соответствующие отчеты.
Шаг 3. Получение заявлений от сотрудников
После ознакомления с уведомлением, сотрудник должен написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. У работника есть два варианта:
- Сохранить бумажную трудовую книжку (параллельно ведется и бумажная, и электронная форма).
- Перейти только на электронную форму (сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, бумажная книжка выдается на руки).
Обратите внимание: в заявлении о переходе обязательно должна быть указана дата, начиная с которой бумажная трудовая перестанет использоваться.
Шаг 4. Регистрация заявлений в 1С
Полученные от работников заявления необходимо отразить в программе 1С:ЗУП. Именно на основании этих данных программа будет понимать, кому выдавать бумажную книжку на руки, а кому продолжать вести ее физически;
Пошаговые действия в 1С:
- Перейдите в раздел Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Создайте новый документ. В шапке укажите месяц, в котором подано заявление.
- Добавьте сотрудников в табличную часть документа.
- В колонке «Вид заявления» для каждого сотрудника укажите порядок ведения трудовой книжки, который он выбрал:
- Ведение бумажной трудовой книжки
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме
- Проведите документ. Сведения о выборе сотрудника будут сохранены в его карточке.
Шаг 5. Оформление приема на работу сотрудников без стажа
Если в организацию принимается сотрудник, который до 2021 года нигде не работал (у него нет трудового стажа), для него бумажная трудовая книжка не заводится вообще. Он сразу переходит на ЭТК.
В 1С это оформляется следующим образом:
- Заполняется стандартный документ «Прием на работу».
- В документе обязательно устанавливается флажок «Начало трудовой деятельности».
- Этот флажок означает, что работник до 2021 года нигде не работал, а потому программа автоматически будет формировать по нему только электронные сведения (СЗВ-ТД).
Шаг 6. Изменение способа ведения трудовой книжки
Сотрудник, который ранее выбрал ведение бумажной трудовой книжки, имеет право в любой момент передумать и перейти на электронный формат. В таком случае:
- Сотрудник должен написать новое заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в данной организации.
- Бухгалтер или кадровик должен заполнить соответствующий документ «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» в 1С:ЗУП, выбрав вариант «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
- После проведения документа на руки сотруднику выдается его бумажная трудовая книжка, что также фиксируется в программе.
Шаг 7. Отражение кадровых операций в ЭТК и СЗВ-ТД
После того как переход на ЭТК оформлен, все кадровые изменения (прием, перевод, увольнение) должны оперативно отражаться в электронном виде. Программы 1С автоматизируют этот процесс:
- При проведении кадровых документов (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) программа автоматически создает записи для формы СЗВ-ТД.
- Сформировать и отправить отчетность можно через раздел Кадры → Электронные трудовые книжки → СЗВ-ТД.
Оформление перехода на электронную трудовую книжку в 1С, процесс системный и логичный. Главное — не пропускать этап уведомления, корректно фиксировать заявления сотрудников в программе и своевременно отправлять форму СЗВ-ТД. Использование встроенного функционала 1С:ЗУП позволяет минимизировать ошибки и всегда иметь актуальную информацию о выбранном сотрудниками способе ведения их трудовых книжек.