В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал стандартом делопроизводства, однако вопросы работы с бумажными аналогами остаются актуальными для миллионов сотрудников, выбравших сохранение бумажного формата или не успевших определиться ранее. Для кадровых специалистов критически важно знать, как корректно зафиксировать момент перехода на электронный учет сведений, чтобы избежать штрафов и проблем при проверках.

Самое главное помнить, что бумажная трудовая книжка не уничтожается и не архивируется работодателем. При переходе сотрудника на электронную версию, бумажный документ с внесенной в него финальной записью обязательно выдается работнику на руки. Ошибка в этой процедуре может привести к потере стажа сотрудника.

Кто имеет право на переход и когда это происходит

Согласно действующему законодательству (включая изменения, вступившие в силу с 2020-2021 годов и актуальные в 2026 году), процедура зависит от статуса работника:

• Сотрудники, принятые до 1 января 2021 года: Имеют право выбора. Они могут подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. До момента подачи заявления работодатель продолжает вести бумажную книжку в обычном режиме.
• Сотрудники, принятые впервые после 1 января 2021 года: На них бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Сведения о их трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде.

Очень важно чтобы ответ был на русском языке и содержал точные формулировки, так как от этого зависит юридическая сила документа.

Пошаговая инструкция: как сделать запись в бумажной трудовой

Процесс перехода начинается с письменного заявления работника. Работодатель не может инициировать переход в одностороннем порядке (за исключением новых сотрудников, где бумажная книжка просто не заводится). Как только заявление получено, кадровик должен выполнить следующие действия:

Шаг 1. Подготовка записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть сделана в день подачи заявления или в ближайший рабочий день, но с датированием днем подачи заявления.

Структура записи в графах:

1. Графа 1 (№ записи): Проставляется очередной порядковый номер.
2. Графа 2 (Дата): Здесь прописывается дата, когда сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (число, месяц, год).
3. Графа 3 (Сведения о приеме…): Вносится текст о переходе. Поскольку единой законодательной формулировки нет, рекомендуется использовать устоявшуюся практику, основанную на рекомендациях Минтруда.
4. Графа 4 (Документ-основание): Указывается реквизиты заявления работника.

Шаг 2. Формулировка текста (Образец)

В графе 3 необходимо написать:

«Подано письменное заявление [Фамилия Имя Отчество работника] о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

В графе 4 указывается: «Заявление работника от [дата] № [номер, если ведется журнал регистрации]».

Шаг 3. Заверение и выдача

После внесения записи она должна быть заверена:

• Подписью ответственного лица (кадровика или руководителя), ответственного за ведение трудовых книжек.
• Печатью организации (при наличии). Если печать не используется, это фиксируется в локальных актах, и запись заверяется только подписью.
• Подписью самого работника (ознакомление).

Ключевой момент: Сразу после внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись в журнале учета движения трудовых книжек. Хранить ее у работодателя больше нельзя, так как все дальнейшие записи (приемы, переводы, увольнения) будут вноситься только в электронную базу СФР.

Частые ошибки и как их избежать

Анализ практики 2024-2026 годов показывает несколько типичных ошибок, которые допускают работодатели:

• Запись об увольнении вместо перехода: Некоторые кадровики ошибочно вносят запись об увольнении при переходе на ЭТК. Это неверно. Трудовой договор не расторгается, меняется лишь формат учета стажа;
• Отсутствие выдачи книжки на руки. Если бумажный документ остался в сейфе отдела кадров после перехода сотрудника на ЭТК, это нарушение.
• Неверная дата: Дата в графе 2 должна совпадать с датой подачи заявления, а не датой приказа или фактического внесения записи.

Что делать, если работник позже передумает?

В 2026 году законодательство сохраняет принцип добровольности, но с ограничениями. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую и получил бумажную на руки, он не может просто так потребовать возобновления ведения бумажной версии у текущего работодателя. Возврат к бумажному формату возможен только при смене места работы, и то — если новый работодатель согласится вести бумажную книжку (хотя к 2026 году большинство уже перешло на полный ЭДО).

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс цифровизации кадрового учета. Правильное оформление финальной записи в бумажном документе гарантирует сохранение трудового стажа сотрудника и защиту интересов работодателя. Помните: внесли запись, заверили, выдали на руки — процедура завершена. Дальнейшая работа ведется исключительно в электронном реестре СФР.

Для повышения эффективности кадровых процессов рекомендуется использовать системы электронного документооборота (ЭДО), которые автоматически формируют необходимые отчеты в Социальный фонд России, минимизируя риск человеческой ошибки.