11:36:45 – актуальная дата, когда в 2026 году происходит переход от бумажных к электронным формам ведения трудовых книжек. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить запись в трудовую книжку в различных ситуациях.
Общие принципы внесения записи
Запись в трудовую книжку регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённой Приказом Минтруда от № 58. В 2026 году правила немного изменились, но базовые требования остались прежними.
- Запись может быть сделана как в бумажном, так и в электронном виде.
- Если работник уже отказался от бумажной формы, в нём должна быть закрывающая запись, после которой новые записи в бумажную книжку не вносятся.
- Все записи должны соответствовать форме, установленной Минтрудом, и содержать обязательные реквизиты: дату, место работы, должность, сведения о вознаграждении.
Когда вносится запись о приёме на работу?
Запись о приёме на работу вносится сразу после подписания трудового договора. При этом:
- Указывается полное название организации, её адрес.
- ФИО работника, дата рождения, паспортные данные.
- Дата начала работы и основной трудовый договор.
- Сведения о месте работы (филиал, отделение и т.д.).
Пример записи (бумажный вариант):
Организация: ООО «Пример» Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10 ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Паспорт: 45 12 345678 9012345 Дата начала работы: Должность: менеджер по продажам Вознаграждение: 50 000 руб.
Записи в трудовую книжку о совместительстве
Совместительство регулируется отдельными правилами. В 2026 году в бумажную или электронную книжку вносятся сведения о:
- Приёме на вторую работу (внутреннее совместительство).
- Увольнении совместителя.
- Изменении условий совместительства.
Образец записи о совместительстве (бумажный):
Совместитель: Петров Петр Петрович Должность в совместительстве: системный администратор Организация: ЗАО «ТехноСервис» Дата начала совместительства: Дата окончания совместительства:
Электронная трудовая книжка в 2026 году
С 2026 года многие организации переходят на электронный формат. Основные особенности:
- Если в прежнем месте работы сотрудник уже отказался от бумажной формы и в книжке поставлена закрывающая запись, то при приёме на новую работу вести записи в бумажном виде нельзя.
- Электронную запись можно вносить через портал Госуслуги или СФР.
- Для доступа к электронной книжке требуется подтверждение личности (ЭЦП или код из личного кабинета).
Где смотреть электронную книжку:
- На портале Госуслуги в разделе «Трудовая книжка».
- В личном кабинете на сайте СФР.
Как оформить запись об увольнении
Запись об увольнении вносится по окончании действия трудового договора или по инициативе работодателя. Важно указать:
- Причину увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по вине работодателя, по статье увольнения).
- Дата увольнения.
- Последний рабочий день.
Пример записи об увольнении по собственному желанию:
Уволен по собственному желанию Дата увольнения: Последний рабочий день:
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?
Нет. Если в книжке уже поставлена закрывающая запись о переходе на электронный формат, новые записи в бумажный документ вносить нельзя.
Что делать, если в книжке нет закрывающей записи?
В этом случае работодатель может продолжать вести записи в бумажном виде, но должен соблюдать все требования к оформлению (дата, подпись, печать организации).
Как оформить запись о приёме на работу в электронной книжке?
Запись вносится в электронный документ через личный кабинет на портале Госуслуги. Требуется загрузить скан копии трудового договора и подписать её электронной подписью.
В 2026 году процесс внесения записей в трудовую книжку стал более гибким благодаря внедрению электронных форм. Однако обязательно соблюдайте:
- правила о закрывающей записи;
- требования к содержанию каждой записи;
- форматы оформления (бумажный или электронный).
Соблюдая эти рекомендации, вы избежите ошибок при оформлении трудовых документов и сможете уверенно управлять персональными данными сотрудников.
Источник: Информация взята из открытых материалов интернета, актуальных на 23 мая 2026 года.