Кратко о главном: переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) завершился 1 января 2026 года. С этой даты все работодатели обязаны фиксировать сведения о переходе работников на ЭТК в установленном порядке. Ниже подробно описаны сроки, порядок подачи информации, необходимые документы и типичные ошибки.
Почему важен правильный срок подачи сведений
- Отсутствие или задержка регистрации перехода может привести к штрафам для работодателя (до 30 000 рублей за каждое нарушение).
- Неправильно оформленная ЭТК может стать причиной отказа в начислении пенсии или потери трудового стажа.
- Своевременная передача данных упрощает контроль со стороны Фонда социального страхования (ФСС) и Пенсионного фонда России (ПФР).
Ключевые даты
- 1 января 2026 г. – официальное окончание переходного периода. С этого дня каждый работодатель обязан оформить переход всех сотрудников, у которых ещё нет ЭТК.
- 31 марта 2026 г. – крайний срок подачи сведений о переходе в электронный реестр (Госуслуги/Личный кабинет работодателя ФСС).
- 30 июня 2026 г. – последний день для исправления ошибок, выявленных в ходе проверки ФСС.
Кто обязан подавать сведения о переходе
Обязанность возлагается на всех работодателей, у которых есть:
- Работники, у которых в 2020‑2025 годах велась бумажная трудовая книжка и которые ещё не перевели её в электронный формат.
- Сотрудники, получившие первичную электронную трудовую книжку (ЭТК) в рамках программы «Электронная трудовая книжка», но данные о переходе не были переданы в реестр.
Порядок подачи сведений
Подготовительный этап
- Соберите список всех работников, подлежащих переходу. Для этого используйте внутреннюю базу данных или 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
- Убедитесь, что у каждого работника есть идентификатор ЭТК (номер в системе ФГИС «Электронные трудовые книжки»).
- Проверьте наличие согласия работника на перевод данных (подписанное заявление).
Регистрация в системе ФСС
Для подачи сведений необходимо войти в Личный кабинет работодателя на портале ФСС России или воспользоваться сервисом Госуслуги (раздел «Электронные трудовые книжки»).
- Выберите пункт «Переход на электронную трудовую книжку».
- Загрузите файл в формате XML (шаблон доступен в личном кабинете). В файле указываются:
- ИНН работодателя;
- Трудовой номер (ТН) работника;
- Дата перехода (дата подписания заявления);
- Номер и дата выдачи ЭТК;
- Подтверждение согласия работника (цифровая подпись).
- Нажмите кнопку «Отправить». Система выдаст Код подтверждения, который необходимо сохранить.
Уведомление работника
После успешной загрузки данных работнику следует отправить:
- Электронное уведомление (по электронной почте или в личном кабинете «Госуслуги») с указанием номера ЭТК и даты перехода.
- Копию заявления о переходе (если оно подписано в бумажном виде).
Какие документы нужны
Для каждого работника подготовьте следующий пакет:
- Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (шаблон Форма № Т-2).
- Копия паспорта (страница с данными) – для подтверждения личности.
- Трудовой договор (или его копия) – подтверждает наличие трудовых отношений.
- Справка о наличии/отсутствии записей в бумажной трудовой книжке (если она существует).
- Подтверждение выдачи ЭТК (печатный лист из системы ФГИС).
Последствия несвоевременной подачи
- Штрафы – от 5 000 до 30 000 рублей за каждый случай несвоевременной регистрации.
- Отказ в начислении страховых взносов за период, когда данные не были переданы.
- Проблемы при расчете пенсии – недостающие годы могут быть не учтены.
- Увеличение нагрузки при последующей проверке – потребуется дополнительное время на исправление ошибок.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подавать сведения, если у работника уже есть ЭТК?
Да. Даже если ЭТК уже выдана, необходимо зафиксировать факт перехода в реестр. Это подтверждает, что запись в ЭТК соответствует реальному трудовому стажу.
Можно ли подавать сведения позже 31 марта 2026 г., если возникли технические проблемы?
Технические сбои фиксируются в журнале системы ФСС. При наличии подтверждающих документов (скриншоты, письма в техподдержку) можно подать заявку на продление срока, но окончательное решение принимает инспектор ФСС.
Как исправить ошибку в уже загруженных данных?
Войдите в личный кабинет, выберите «Корректировка сведений о переходе», загрузите исправленный XML‑файл и укажите причину изменения. После проверки инспектором ФСС исправление вступит в силу.
Что делать, если работник отказывается подписать заявление?
Согласно Трудовому кодексу, переход на ЭТК возможен только с согласия работника. В таком случае необходимо оформить бумажную трудовую книжку и продолжать вести её в традиционном виде.
Практический чек‑лист для работодателя
Перед 31 марта 2026 г. проверьте наличие всех пунктов:
- Список работников, подлежащих переходу.
- Подписанные заявления (бумажные или электронные).
- Идентификаторы ЭТК в системе ФГИС.
- Подготовленный XML‑файл согласно шаблону.
- Доступ к личному кабинету ФСС/Госуслуг.
- Сохранённый код подтверждения после загрузки.
- Уведомления, отправленные работникам.
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. С 1 января 2026 года все работодатели обязаны фиксировать переход в официальных реестрах, а крайний срок подачи сведений – 31 марта 2026 года. Соблюдение сроков, правильное оформление документов и своевременное уведомление работников помогут избежать штрафов и обеспечить корректный учёт трудового стажа.
Помните: правильная работа с ЭТК – это не только соблюдение закона, но и гарантия прав работников на будущую пенсию и социальные выплаты.