В России с 2020 года постепенно вводится переход от бумажных трудовых книжек к электронным․ В 2026 году большинство работодателей уже обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК), а бумажные документы становятся «прошлым» этапом․ В этой статье мы разберём, что происходит с бумажными трудовыми книжками, какие сроки и правила действуют, и как правильно перейти на электронный формат․

Правовой статус бумажных трудовых книжек в 2026 году

• С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности работника должны подаваться в Социальный фонд России в цифровом виде․
• С 2021 года работодатели обязаны оформлять только электронные трудовые книжки․ Бумажные трудовые книжки больше не ведутся в соответствии с Трудовым кодексом РФ․
• Согласно Минтруду (2019‑12‑24) «обмен электронной трудовой книжки обратно на бумажную не предусмотрен законом»․
• Если работник не подал заявление о переходе, работодатель продолжает вести бумажный документ, но это не является обязательным и может быть прекращено в любой момент․

Сроки и порядок перехода на электронную трудовую книжку

1. Переход на ЭТК начинается с 1 января 2020 года, но в 2026 году он уже завершён почти полностью․
2. Для сотрудников, которые впервые трудоустраиваются, бумажная трудовая книжка не оформляется․ Работодатель сразу выдаёт электронную․
3. Для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка, предлагается добровольный переход на ЭТК․ Это можно сделать в течение 10 дней с момента трудоустройства․
4. Согласно FactorAcademy (2025‑11‑07) «все данные из бумажных трудовых книжек нужно перенести в электронную форму до 10 июня 2026 года»․
5. После перехода на ЭТК вернуться к бумажному варианту невозможно․ Это закреплено в нормативных актах и подтверждается Минтрудом․

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

Пошаговая инструкция для работодателя и работника:

1. Сбор информации – собрать все сведения о стаже, должностях, начислениях и т․д․
2. Подача заявления – работник заполняет заявление о переходе на ЭТК (можно в свободной форме или по шаблону, утверждённому в организации)․
3. Подтверждение работодателем – работодатель подписывает заявление и подтверждает переход․
4. Перенос данных – в 1С (облако) или другой системе HRM данные перенесены в электронную форму․
5. Подача в Пенсионный фонд – сканы и электронные данные отправляются в Пенсионный фонд до 10 июня 2026 года․
6. Уведомление сотрудника – сотрудник получает подтверждение о переходе и копию ЭТК в электронном виде․

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобство и доступность – любой работник может просматривать свою трудовую историю онлайн․
• Экономия времени и ресурсов – нет необходимости печатать, хранить и пересылать бумажные документы․
• Безопасность данных – хранение в защищённых государственных базах, доступ только с авторизацией․
• Сокращение ошибок – автоматический контроль корректности записей․

Что происходит с бумажными трудовыми книжками после перехода?

После перехода на электронный формат бумажные трудовые книжки:

• Остаются в архиве работодателя, но больше не используются для официальных целей․
• Могут быть уничтожены по внутренним правилам компании, если они не требуются для архивных целей․
• В случае необходимости подтверждения стажа работник может запросить копию из архива, но это будет дополнительный процесс, который не предусмотрен законом․

Возможные проблемы и как их решать

• Отказ от перехода – работник может отказаться от перехода, но тогда он останется в бумажном виде до 10 июня 2026 года․ После этого срока отказ становится недействительным․
• Неполные данные – если в бумажной книжке есть ошибки, их необходимо исправить в ЭТК до окончания срока переноса․
• Технические сбои – при работе с 1С в облаке рекомендуется иметь резервные копии․

Ключевые даты и сроки

Бумажные трудовые книжки в России в 2026 году уже находятся на стадии «прошлого»․ Работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки, а работники, которые уже имеют бумажный документ, могут добровольно перейти на ЭТК до 10 июня 2026 года․ После перехода бумажные книжки становятся архивными и не используются в официальных процедурах․ Переход на электронный формат обеспечивает удобство, экономию и безопасность данных․

Если вы хотите узнать подробности о конкретных формах, образцах и договорах, обратитесь к официальным источникам: КонсультантПлюс, Минтруд, Пенсионный фонд России и Социальный фонд России․ Они публикуют актуальные инструкции и шаблоны, которые помогут вам без ошибок завершить переход․