С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход от привычных бумажных трудовых книжек к электронному формату. Этот процесс затронул абсолютно всех работодателей и работников, оформленных по трудовому договору. К 2025–2026 годам переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) можно считать полностью завершенным: сегодня формирование сведений о трудовой деятельности в цифровом виде является обязательным.

В данной статье мы подробно разберем, как устроена система ЭТК, какие нормативные акты ее регулируют, что изменилось для бизнеса и сотрудников, а также в каких случаях бумажная трудовая книжка все еще актуальна.

Законодательная база: с чего все началось

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен рядом нормативных правовых актов. Фундаментом реформы стал Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации…». Именно этот закон закрепил новые правила формирования и хранения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.

С 1 января 2020 года работодатели обязаны начали подавать отчеты по форме СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР), формируя таким образом цифровой стаж сотрудников. С каждым годом требования к срокам и порядку сдачи отчетности только ужесточались.

Как работает электронная трудовая книжка сегодня

ЭТК — это не отдельный файл или приложение, а цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Вся информация о приеме на работу, переводах, увольнениях и других кадровых событиях хранится на серверах Социального фонда России. Работодатель обязан оперативно передавать эти данные в СФР.

Сроки сдачи СЗВ-ТД

Одним из главных вопросов у работодателей остается срок сдачи отчета СЗВ-ТД. В 2026 году действуют следующие правила:

• При приеме на работу или увольнении сотрудника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• При переводе на другую должность или подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.

Что произошло с бумажной трудовой книжкой?

Многие ошибочно полагают, что бумажные трудовые книжки полностью отменили. Это не так. С 2020 года работодатели обязаны вести ЭТК для всех сотрудников, однако бумажный вариант продолжает существовать, но только для тех, кто успел сделать выбор.

Кто сохранил бумажную трудовую?

Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки в 2026 году сохраняется строго в двух случаях:

1. Работник сам выбрал такой способ ведения документа. До конца 2020 года сотрудники имели право написать заявление о сохранении бумажной трудовой или отказе от нее. Если человек выбрал бумагу, работодатель обязан вести оба формата параллельно: и бумажный, и электронный (путем сдачи СЗВ-ТД).
2. Работник еще не принял решение. Если сотрудник до сих пор не написал заявление (например, был в длительной командировке или отпуске), работодатель также обязан продолжать вести бумажную книжку.

Для всех остальных сотрудников, написавших заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая выдается на руки. После этого ничего не меняется, кроме того, что трудовая книжка перекочевала из сейфа работодателя к работнику. С этого момента работодатель несет ответственность только за электронные сведения.

Прием на работу в 2026 году: нюансы

Организации полностью перешли на электронные трудовые книжки. Все записи о кадровых событиях новых сотрудников делаются сразу в электронном виде (путем подачи СЗВ-ТД в СФР).

Однако при приеме на работу сотрудник может предъявить бумажную трудовую книжку (если он сохранил ее у себя после увольнения из прошлой компании). В этом случае работодатель:

• Не вносит в нее новые записи, если сотрудник уже отказался от ее ведения.
• Продолжает вести ее, если сотрудник ранее подавал заявление о сохранении бумажного формата.

Что делать с чистыми бланками?

В 2026 году вопрос с бланками трудовых книжек решается просто. Если работодатель приобрел чистые бланки до 2024 года, он может:

• Использовать старые чистые бланки, приобретенные до 2024 года, для сотрудников, выбравших бумажный формат.
• Оформить дубликат на бланке нового образца в случае утери или порчи документа.

При этом важно помнить: бланки трудовых книжек оформляются сотрудникам бесплатно, если они выдаются впервые или в качестве дубликата (согласно нормам ТК РФ).

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Минтруд России давно заявлял о планах сделать ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) для работодателей обязательным. Ожидается, что к 2024 году и в последующие периоды КЭДО станет стандартом, что логично дополняет систему ЭТК. Это означает, что не только сведения о стаже, но и приказы, уведомления, заявления будут циркулировать в цифровом виде, минимизируя использование бумаги в кадрах.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Преимущества для работника:

• Доступность данных: выписку из ЭТК можно посмотреть в любое время через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
• Безопасность: электронную книжку невозможно потерять, испортить или залить кофе. Она не сгорит при пожаре в офисе.
• Удобство: при трудоустройстве не нужно носить с собой оригинал документа, боясь его утраты.

Преимущества для работодателя:

• Снижение бумажного документооборота: не нужно покупать и хранить бланки, заводить книги учета движения трудовых книжек для тех, кто перешел на ЭТК.
• Исключение ошибок при оформлении: меньше ручных записей — меньше опечаток и исправлений.

Недостатки и риски:

• Необходимость строгого соблюдения сроков сдачи отчетности СЗВ-ТД (штрафы за опоздание).
• Зависимость от работы серверов СФР и электронных систем.
• У некоторых категорий граждан (например, пенсионеров или людей без доступа к интернету) могут возникать сложности с самостоятельным получением выписок.

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Любой работник может узнать свой электронный стаж и проверить записи работодателей следующими способами:

1. Через портал Госуслуг: в разделе «Работа и занятость» доступна выписка о трудовой деятельности.
2. На сайте Социального фонда России (СФР): через личный кабинет застрахованного лица.
3. Через работодателя: по заявлению сотрудника компания обязана предоставить выписку из СЗВ-СТАЖ или сформированную форму СТД-Р в течение 3 рабочих дней.

Переход на электронные трудовые книжки, стартовавший 1 января 2020 года, к 2026 году стал неотъемлемой и привычной частью кадрового учета. Сегодня для всех работающих граждан ведение ЭТК обязательно. Бумажный формат сохранился лишь как исключение для тех, кто активно заявил о своем желании оставить его у себя.

Работодателям крайне важно не забывать о соблюдении сроков подачи отчетов СЗВ-ТД и корректном ведении как электронных, так и оставшихся бумажных документов. А работникам стоит периодически проверять свою выписку на портале Госуслуг, чтобы убедиться в правильности внесенных записей и сохранности своего стажа.