Дата публикации: 21 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Она содержит все записи о трудовой деятельности работника, включая:

• Прием на работу
• Переводы на другую должность
• Увольнения
• Награды и поощрения
• Повышение квалификации

Хронология перехода на электронные трудовые книжки

2020 год: Начало эксперимента

С 1 января 2020 года началось формирование сведений для электронных трудовых книжек. В этот период:

• Работодатели начали вносить данные о трудовой деятельности в электронный формат
• С 30 июня 2020 года работники получили право подавать заявления о переходе на ЭТК
• Был установлен добровольный переход на цифровой формат

2021-2025 годы: Переходный период

Законодателем был установлен переходный период продолжительностью 5 лет (с 10 июня 2021 года). В течение этого времени:

• Работники могли продолжать использовать бумажные трудовые книжки
• Новые сотрудники (принятые на работу впервые) автоматически получали электронные трудовые книжки
• Работодатели имели возможность выбирать формат ведения трудовых книжек

2025-2026 годы: Массовый переход

В 2025-2026 годах процесс перехода на электронные трудовые книжки становится массовым:

• Большинство работодателей перешли на ведение трудовых книжек в электронном формате
• Работники активно подают заявления о переходе на ЭТК
• Срок подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку в 2026 году — до 31 декабря 2026 года

Кто должен переходить на электронные трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки обязателен для:

1. Новых сотрудников — с 1 января 2021 года всем впервые принятым на работу заводится электронная трудовая книжка
2. Действующих сотрудников — которые хотят перейти на электронный формат (по их заявлению)
3. Работодателей — которые обязаны вести учет трудовой деятельности в электронном формате

Не обязаны переходить на ЭТК:

• Сотрудники, которые не подают заявление о переходе на электронный формат
• Работодатели, которые продолжают вести бумажные трудовые книжки (до окончания переходного периода)

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Для работников

Процедура перехода на ЭТК для работников включает:

1. Подача заявления — работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку
2. Получение бумажной трудовой книжки — работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после получения заявления
3. Внесение записи о переходе, в бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на электронный формат
4. Работа с ЭТК — все последующие записи о трудовой деятельности будут вноситься в электронную трудовую книжку

Для работодателей

Пошаговая инструкция для работодателей:

1. Уведомление сотрудников — не позднее 30 июня 2020 года работодатели обязаны были уведомить сотрудников о возможности перехода на ЭТК
2. Получение заявлений — работники подают заявления о переходе на электронные трудовые книжки
3. Внесение записи в бумажную трудовую — в течение 3 рабочих дней после получения заявления в бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на электронный формат
4. Выдача бумажной трудовой — работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку
5. Ведение ЭТК — все последующие записи о трудовой деятельности вносятся в электронную трудовую книжку

Сроки и преимущества перехода на ЭТК

Сроки перехода

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется в несколько этапов:

• 2020 год — начало эксперимента, добровольный переход
• 2021-2025 годы — переходный период (5 лет)
• 2025-2026 годы, массовый переход, обязательный для большинства
• С 2027 года — полный переход на электронные трудовые книжки (ожидается)

Преимущества электронных трудовых книжек

Переход на ЭТК имеет множество преимуществ:

• Сокращение бумажного документооборота — уменьшение количества бумажных документов
• Повышение эффективности — ускорение кадровых процессов
• Удобство хранения и доступа — данные хранятся в электронном формате и доступны в любое время
• Защита от потери, электронные данные сложнее потерять, чем бумажные документы
• Автоматическое обновление — данные о трудовой деятельности обновляются в реальном времени
• Упрощение проверок — легче проводить проверки трудовой деятельности

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Переход на ЭТК обязателен для:

• Новых сотрудников (с 1 января 2021 года)
• Сотрудников, которые подали заявление о переходе на ЭТК

Для остальных переход добровольный до окончания переходного периода.

Как узнать, что моя трудовая книжка переведена в электронный формат?

Вы можете проверить статус своей трудовой книжки:

• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России
• Через портал Госуслуг
• Обратившись в отделение ПФР

Что делать, если работодатель не переводит трудовую книжку в электронный формат?

Если работодатель не выполняет свои обязанности по ведению трудовой книжки в электронном формате, вы можете:

• Обратиться в трудовую инспекцию
• Подать жалобу в прокуратуру
• Обратиться в суд

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России. Он позволяет сократить бумажный документооборот, повысить эффективность кадровых процессов и обеспечить сохранность данных о трудовой деятельности.

На сегодняшний день (21 мая 2026 года) большинство работодателей и сотрудников уже перешли на электронные трудовые книжки. Остальным рекомендуется подать заявление о переходе до конца 2026 года, чтобы воспользоваться всеми преимуществами ЭТК.