С 2020 года в России и Украине начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Сегодня, в 2026 году, этот процесс достиг критической фазы — до 10 июня 2026 года все граждане, желающие получить пенсию по возрасту, обязаны завершить оцифровку своей трудовой деятельности. Именно поэтому Пенсионный фонд активно затребовал трудовые книжки, не для хранения, а для создания точной, защищённой и неизменяемой электронной версии трудового стажа.

Почему Пенсионный фонд требует трудовую книжку?

Основная причина — переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно законодательству Украины (Закон №1217-IX) и аналогичным нормам РФ, бумажные трудовые книжки с 10 июня 2026 года перестанут быть основным документом для подтверждения трудового стажа. Всё, что было заработано до этой даты, должно быть оцифровано и передано в Единую информационную систему Пенсионного фонда.

Это необходимо для:

• Предотвращения потери, порчи или подделки документов;
• Обеспечения точности расчёта пенсии;
• Упрощения доступа к данным как для граждан, так и для работодателей;
• Создания единой базы данных, доступной через личный кабинет на портале ПФУ или ПФР.

Если вы не передадите свои данные — ваш трудовой стаж может быть частично или полностью не учтён при назначении пенсии. Это означает, что вы получите меньшую пенсию, чем заслуживаете.

Кто обязан передать трудовую книжку? Кто должен это делать?

Законодательство чётко разделяет обязанности:

Для граждан (работников):

• Если вы работаете — ваш работодатель обязан собрать и передать скан-копии ваших трудовых книжек через веб-портал ПФУ.
• Если вы не работаете (пенсионер, безработный, индивидуальный предприниматель), вы обязаны самостоятельно загрузить скан-копии своей трудовой книжки на портал ПФУ.
• Работающие пенсионеры не обязаны передавать книжки повторно — их данные уже есть в системе до 2020 года.

Для работодателей:

• Все организации и ИП обязаны в срок до 10 июня 2026 года собрать и загрузить скан-копии трудовых книжек всех своих сотрудников (включая уволенных за последние 5 лет).
• Ответственность за несвоевременную передачу данных лежит на работодателе — возможны штрафы и проверки со стороны ПФУ.

Как правильно подготовить скан-копию трудовой книжки?

Пенсионный фонд строго требует соблюдения технических норм. Неправильно отсканированный документ будет отклонён, и вам придётся повторять процедуру — это откладывает назначение пенсии.

Требования к скан-копии:

1. Формат — только PDF или JPEG (не PNG, не DOC, не ZIP).
2. Качество — чёткое, без размытости, теней, бликов и заломов страниц.
3. Полный объём — сканируются все заполненные страницы, включая ьный лист, записи о приёме, увольнении, переводах, наградах и заключительную запись;
4. Порядок, страницы должны быть в хронологическом порядке, без пропусков.
5. Отсутствие посторонних предметов — на скане не должно быть рук, стола, других документов, только книжка.
6. Цвет — допускается чёрно-белый или цветной, но цветной предпочтительнее для чтения печатей и подписей.
7. Размер файла, не более 5 МБ на один файл (если книжка большая — разбейте на несколько файлов, но пронумеруйте их: “Книжка_1_из_3.pdf”).

Что НЕ нужно сканировать:

• Пустые страницы (если они не содержат отметок “запись №…” или “всего записей”);
• Вкладыши, если они не были официально прикреплены к книжке;
• Сторонние листы, вклеенные без официального оформления.

Как загрузить трудовую книжку в Пенсионный фонд?

Для граждан (не работающих):

1. Перейдите на официальный портал: https://portal.pfu.gov.ua
2. Авторизуйтесь через Дія (Дія.Портал) или через электронную подпись (eID).
3. Найдите раздел “Электронная трудовая книжка” → “Загрузить скан-копию”.
4. Выберите файлы (PDF/JPEG) и загрузите их по порядку.
5. Проверьте, что все страницы отображаются корректно.
6. Нажмите “Отправить” и сохраните номер заявки.

1. Зарегистрируйтесь на портале ПФУ как юридическое лицо (через eID или цифровую подпись).
2. Перейдите в раздел “Работодателям” → “Оцифровка трудовых книжек сотрудников”.
3. Загрузите файлы по каждому сотруднику отдельно (можно пакетно).
4. Система автоматически сопоставит данные с базой ПФУ.
5. После успешной загрузки — сохраните подтверждение и уведомите сотрудников.

Что будет, если не передать трудовую книжку?

После 10 июня 2026 года:

• Для граждан: Пенсионный фонд не сможет полностью рассчитать ваш стаж. Вы можете получить пенсию, но только на основании тех данных, которые уже есть в системе — то есть, только за период после 2020 года. Всё, что было до этого — может быть утеряно.
• Для работодателей: возможны штрафы до 17 000 грн (по законодательству Украины) за несвоевременную передачу данных. Также могут быть проведены проверки и приостановлены выплаты по соцпрограммам.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если книжка потеряна, повреждена или не сохранилась:

1. Обратитесь к последнему работодателю — он обязан выдать справку о трудовой деятельности;
2. Если работодатель ликвидирован — обратитесь в архив по месту его регистрации.
3. Соберите все подтверждающие документы: приказы о приёме/увольнении, выписки из лицевых счётов, справки с бывших мест работы, трудовые договоры;
4. Подайте заявление в ПФУ с просьбой о восстановлении стажа на основании архивных данных.

Важно! Скан-копии архивных документов также можно загружать на портал — они принимаются, если подписаны и заверены печатью.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли передать трудовую книжку лично в ПФУ?

Нет. С 2024 года Пенсионный фонд не принимает бумажные трудовые книжки на хранение. Все документы передаются только в электронном виде через портал.

Нужно ли передавать книжку, если я уже на пенсии?

Если вы получаете пенсию и ваш стаж уже учтён до 2020 года — нет, не нужно. Но если у вас есть периоды работы после 2020 года, которые не отражены в ЭТК, их нужно добавить.

Можно ли передать книжку через МФЦ?

Да. В МФЦ можно получить помощь в загрузке скан-копий на портал. Сотрудники помогут отсканировать документы и загрузить их за вас — бесплатно.

Как проверить, что данные загружены?

Войдите в личный кабинет на портале ПФУ → “Электронная трудовая книжка” → “Просмотр стажа”. Там вы увидите все периоды, которые уже учтены. Если есть ошибки, подайте заявку на исправление.

Пенсионный фонд не требует трудовую книжку из “бюрократической прихоти”. Это — необходимый шаг к справедливому и точному начислению пенсий в цифровую эпоху. Каждая страница, каждый штамп, каждая дата — это ваше право на достойную пенсию.

Не ждите последнего дня! Система может перегрузиться в мае-июне 2026 года. Лучше загрузить документы уже сейчас, и спать спокойно.

Если вы не уверены — обратитесь в ближайший МФЦ, позвоните в горячую линию ПФУ или посетите официальный сайт portal.pfu.gov.ua. Там есть пошаговые видеоинструкции и онлайн-консультанты.

Ваш труд — ваша пенсия. Оцифруйте её сегодня — чтобы не потерять завтра.