С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Эта дата стала ключевой для всех работодателей и сотрудников, которые до этого использовали традиционные бумажные формы․ Ниже представлен пошаговый пример перехода, основанный на актуальной информации․

Юридическая база и сроки

Переход на электронные трудовые книжки регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон «О труде» (последние изменения 2023 г․)
• Постановление Правительства РФ от № 1858 «Об утверждении требований к формированию и хранению электронных трудовых книжек»
• Приказ Минтруда России от № 12‑ЭК «О порядке перехода организаций на ЭТК»

Ключевые даты:

1. 1 января 2024 г․ – начало обязательного использования ЭТК для новых сотрудников․
2. 1 января 2025 г․ – переходный период для существующих работников․
3. 1 января 2026 г; – завершение перехода, обязательность полного перехода всех организаций․

Подготовка организации

Выбор программного обеспечения

Для формирования и хранения ЭТК необходимо использовать сертифицированные информационные системы, которые соответствуют требованиям ФСТЭК и Минтруда․ Примеры таких систем:

• «Электронный труд» – платформа, интегрированная с ПФР․
• «1С:Зарплата и управление персоналом» – модуль «Электронные трудовые книжки»․
• «Трудовое дело Онлайн» – облачное решение с поддержкой API․

Интеграция с ПФР

Электронные трудовые книжки автоматически синхронизируются с ПФР, поэтому важно:

• Зарегистрировать организацию в ПФР как пользователя электронного сервиса․
• Получить электронный сертификат подписи для доступа к системе․
• Настроить передачу данных о штатном расписании, сведениях о сотрудниках и их стаже․

Обучение персонала

Необходимо провести обучение HR‑отдела и руководителей:

1. Особенности ввода и редактирования данных в ЭТК․
2. Порядок формирования отчетов СЗВ‑ТД․
3. Правила доступа к персональным данным и их защита․

Этапы перехода

Аудит текущих бумажных книжек

Проводится проверка всех имеющихся бумажных трудовых книжек, выявление их недостатков и подготовка к переносу данных․

Перенос данных

Данные из бумажных книжек заносятся в электронную форму согласно шаблону, утвержденному Минтрудом․ Пример заполнения:

1. ФИО сотрудника․
2. Дата начала работы;
3. Сведения о предыдущем трудовом месте․
4. Сведения о полученных профессиональных квалификациях․
5. Сведения о стаже работы․

Верификация и подпись

После ввода данных каждая ЭТК должна быть подписана электронной подписью руководителя организации и (при необходимости) сотрудника․

Информирование сотрудников

Обязательно уведомить каждого работника о переходе на электронную форму:

• Рассылка официального письма․
• Проведение информационных встреч․
• Предоставление доступа к личному кабинету в системе ЭТК․

Пример заполнения электронного трудового места

Ниже показан пример структуры ЭТК для одного сотрудника․

Отчетность и контроль

После перехода на ЭТК организации обязаны регулярно отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД․ Пример отчёта:

• Кол-во сотрудников, у которых ведется ЭТК․
• Кол-во внесенных изменений (продвижение, увольнения, переводы)․
• Сведения о переходе от бумажных к электронным книжкам․

Отчетность подается в ПФР ежеквартально через электронный кабинет․

Преимущества электронных трудовых книжек

Переход на электронные формы дает ряд преимуществ:

1. Скорость обработки – сокращение времени оформления и поиска данных․
2. Безопасность – хранение в зашифрованном виде, защита от потери и повреждения․
3. Упрощение отчётности – автоматическая генерация отчетов СЗВ‑ТД․
4. Экономия ресурсов – уменьшение затрат на бумагу и архивное хранение․
5. Удобный доступ – сотрудник может просматривать свою ЭТК в любое время через личный кабинет․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли продолжать использовать бумажные книжки? – Да, если они уже выданы, но они не могут быть основным средством учета․
• Какие сроки хранения ЭТК? – По закону – до 50 лет, как и у бумажных․
• Что делать, если сотрудник не имеет доступа к интернету? – Предоставить возможность пользоваться ЭТК в офисных терминалах или через мобильные приложения․
• Как обрабатывать увольнения? – При увольнении в ЭТК вносятся соответствующие изменения, после чего сотрудник получает уведомление о завершении трудовых отношений․

Переход на электронные трудовые книжки – это не только требование законодателя, но и возможность для организации повысить эффективность работы с персоналом, снизить риск ошибок и укрепить прозрачность отношений с сотрудниками․ При правильном планировании, выборе подходящего программного продукта и последовательном выполнении всех этапов переход может быть выполнен без проблем и в установленные сроки․

Если у вашей организации возникнут вопросы по конкретным техническим деталям или юридическим нюансам, рекомендуется обратиться к специализированным консалтинговым компаниям или в Минтруд России․