Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Она содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина, включая:

• Наименование работодателя;
• Должность и структурное подразделение;
• Дата приема на работу и увольнения;
• Основания для прекращения трудового договора;
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Информацию о повышении квалификации и профессиональной переподготовке;
• Другие сведения, предусмотренные трудовым законодательством.

Почему важно правильно оформить записи при переходе на ЭТК?

Электронная трудовая книжка становится основным документом, подтверждающим трудовой стаж. От корректности внесенных записей зависит:

1. Начисление пенсии: Все периоды работы должны быть правильно отражены для расчета страхового стажа;
2. Получение социальных выплат: При оформлении пособий (например, по безработице) требуется подтверждение трудового стажа;
3. Трудоустройство: Работодатели при приеме на работу проверяют записи в ЭТК;
4. Юридическая защита: В случае споров с работодателем правильно оформленные записи помогут защитить свои права.

Статистика перехода на ЭТК

По данным Пенсионного фонда России, на май 2026 года:

• Около 24 миллионов работников уже переведены на электронные трудовые книжки;
• Переходный период заканчивается 1 января 2026 года;
• С этой даты все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронном формате.

Как вносить записи в электронную трудовую книжку?

При приеме на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан:

• Внести запись о приеме на работу в ЭТК в течение 7 рабочих дней со дня издания приказа о приеме;
• Указать полное наименование должности, структурного подразделения и условия труда;
• Зафиксировать дату начала работы;
• Указать основание приема (например, трудовой договор, приказ);
• Предоставить работнику информацию о внесенной записи (в личном кабинете на сайте ПФР или через работодателя).

В период работы

В процессе трудовой деятельности в ЭТК вносятся следующие записи:

• Перевод на другую должность: При изменении должности или структурного подразделения;
• Повышение квалификации: При прохождении обучения, повышении квалификации или профессиональной переподготовке;
• Награждения и поощрения: За достижения в трудовой деятельности;
• Изменение условий труда: При переводе на другую работу, изменении графика или режима работы;
• Временная нетрудоспособность: При длительных больничных листах (свыше 4 месяцев).

При увольнении

При расторжении трудового договора работодатель обязан:

• Внести запись об увольнении в ЭТК в день издания приказа об увольнении;
• Указать причину увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.);
• Зафиксировать дату увольнения;
• Указать основание для прекращения трудового договора (например, трудовой договор, приказ);
• Ознакомить работника с записью об увольнении (в личном кабинете на сайте ПФР или через работодателя).

Что делать, если запись в ЭТК неверная?

Если вы обнаружили ошибку в своей электронной трудовой книжке, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении исправлений;
2. Предоставить документы, подтверждающие правильность данных (например, копии приказов, трудовых договоров);
3. Если работодатель не реагирует, обратиться в Государственную инспекцию труда;
4. В случае необходимости — обратиться в суд для защиты своих прав.

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

Проверить записи в своей электронной трудовой книжке можно следующими способами:

• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России:
  • Зарегистрироваться на сайте es.pfrf.ru;
  • Войти в личный кабинет с помощью учетной записи портала Госуслуг;
  • Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
  • Ознакомиться со всеми записями и их статусом (подтвержденные/неподтвержденные).
• Через работодателя: Запросить у работодателя выписку из ЭТК;
• Через МФЦ: Обратиться в многофункциональный центр предоставления государственных услуг;
• Через портал Госуслуг: В разделе «Услуги» выбрать «Электронная трудовая книжка».

Ответственность работодателя за ведение ЭТК

Работодатель несет ответственность за:

• Своевременное и корректное внесение записей в ЭТК;
• Сохранность и конфиденциальность данных;
• Предоставление работнику информации о внесенных записях;
• Исправление ошибок по требованию работника;
• Соблюдение требований законодательства при ведении ЭТК.

За нарушение правил ведения ЭТК работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если работодатель не ведет ЭТК?

Если работодатель не перевел вас на электронную трудовую книжку или не вносит записи, необходимо:

1. Обратиться к работодателю: Написать заявление о переводе на ЭТК и внесении записей;
2. Обратиться в трудовую инспекцию: Если работодатель не реагирует, подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
3. Обратиться в суд: В случае необходимости — защитить свои права через суд;
4. Обратиться в прокуратуру: Если нарушения носят системный характер.

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России.
Правильное ведение ЭТК обеспечивает защиту прав работников, упрощает процедуры трудоустройства и начисления пенсий.
Работодатели должны своевременно и корректно вносить записи, а работники — проверять их и требовать исправления ошибок.

Следуйте нашим рекомендациям, чтобы ваша электронная трудовая книжка была всегда актуальной и достоверной!

Полезные ресурсы:

• Официальный сайт Пенсионного фонда России;
• Портал Госуслуг;
• Федеральная служба по труду и занятости;
• Портал «Работа в России».