С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). Этот процесс, инициированный государством в рамках цифровизации трудовых отношений, завершается в 2026 году. Для каждого работника важно понимать, как правильно оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, какие сроки действуют и что измениться с 1 января 2026 года.

Что такое заявление о способе ведения трудовой книжки?

Заявление о способе ведения трудовой книжки — это официальный документ, который сотрудник подает работодателю, чтобы выбрать, каким образом будет вестись его трудовая деятельность:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — хранится в информационной системе Социального фонда РФ (СФР), доступна через личный кабинет на сайте Госуслуг или портале СФР;
• Бумажная трудовая книжка — традиционный документ, который хранится у работодателя или у самого сотрудника.

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право самостоятельно выбрать способ ведения трудовой книжки. Работодатель не может навязывать один из вариантов.

Когда нужно подавать заявление?

При первоначальном трудоустройстве

С 1 января 2021 года при приеме на работу впервые работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку, если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК. То есть:

• Если вы не подаете заявление — ЭТК оформляется автоматически;
• Если вы хотите сохранить бумажную книжку — подаете заявление об этом в день трудоустройства.

Для уже работающих сотрудников

До 31 декабря 2020 года работники, имевшие бумажные трудовые книжки, могли подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент. С 1 января 2021 года такие заявления принимаются до 31 декабря 2025 года.

Важно! С 1 января 2026 года переход на электронную трудовую книжку будет невозможен для тех, кто ранее не подал заявление. Все сотрудники, не оформившие ЭТК к этому сроку, продолжат вести бумажные трудовые книжки до конца трудовых отношений.

Как правильно оформить заявление?

Заявление подается в письменной форме (на бумаге или в электронном виде, если работодатель предоставляет такую возможность). Оно должно содержать:

1. ФИО сотрудника полностью;
2. СНИЛС;
3. Дата рождения;
4. Наименование организации;
5. Выбор способа ведения: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме» или «Прошу продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме»;
6. Дата подачи заявления;
7. Подпись сотрудника.

Пример формулировки заявления:

Заявление

Прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .

ФИО: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 12
Дата рождения: 
Должность: инженер-конструктор

Подпись: ___________ /И.И. Иванов/

Заявление подается в двух экземплярах: один, работодателю, второй — сотруднику с отметкой о принятии.

Что будет с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

• Работодатель не уничтожает бумажную книжку;
• Он обязан передать ее сотруднику под расписку;
• Все последующие записи (прием, увольнение, переводы) будут вноситься только в ЭТК;
• Бумажная книжка сохраняется как исторический документ, подтверждающий трудовой стаж до даты перехода.

Если сотрудник не подал заявление, бумажная книжка продолжает вестись в обычном порядке, а ЭТК не оформляется.

Сроки и ключевые даты до 2026 года

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность — данные всегда под рукой через личный кабинет на Госуслугах;
• Надежность — исключена утрата, порча или подделка;
• Удобство при смене работы — нет необходимости передавать документ;
• Автоматизация — данные передаются в СФР и используются для расчета пенсии;
• Экологичность — снижение бумажного документооборота.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена до 2026 года, работодатель обязан:

• Выдать дубликат на основе архивных данных;
• Если сотрудник уже перешел на ЭТК — дубликат не выдается, так как вся информация есть в СФР;
• Если сотрудник не перешел на ЭТК, дубликат оформляется на бумаге, и дальнейшее ведение — по выбору сотрудника.

С 1 января 2026 года в России завершаеться переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:

• Все новые сотрудники будут иметь только ЭТК (если не подано заявление об отказе, но такое заявление после 2026 года не принимается);
• Те, кто не подал заявление до , продолжат вести бумажную книжку до конца трудовых отношений;
• ЭТК, это не просто цифровая копия, а полноценный юридический документ, приравненный к бумажной книжке;
• СФР — единственный хранитель данных ЭТК, и доступ к ним возможен только через личный кабинет на Госуслугах.

Важнейший совет: если вы еще не определились с выбором — подайте заявление до 31 декабря 2025 года. Это ваше право, и оно не продлевается. После 2026 года выбор будет невозможен — вы будете прикреплены к тому способу, который выбрали или не выбрали.

Электронная трудовая книжка — это не тренд, а реальность XXI века. Убедитесь, что ваш трудовой стаж защищен и доступен в любое время, выберите удобный способ уже сегодня.

Для получения информации о своей ЭТК посетите официальный портал: https://es.pfrf.ru или войдите в личный кабинет на Госуслугах.