С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс, регулируемый Федеральным законом № 439-ФЗ от , затронул миллионы работников и работодателей. На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, система электронных трудовых книжек полностью функционирует, и все участники трудовых отношений должны понимать текущие сроки, обязательства и особенности этого перехода.

Когда начался переход на электронные трудовые книжки?

С 1 января 2020 года вступили в силу основные положения закона о переходе на электронные трудовые книжки. С этого момента работодатели получили право и обязанность вести трудовые книжки в электронном виде — но только при наличии согласия работника.

Важно понимать: обязательный переход на ЭТК не был внедрен сразу для всех. Вместо этого был создан гибкий механизм, позволяющий каждому работнику самостоятельно выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный.

Ключевые сроки перехода: поэтапный график

1. 1 января 2020 года, начало действия закона. Работодатели начали оформлять ЭТК для новых сотрудников по их желанию. Бумажные трудовые книжки продолжали выдаваться по умолчанию.
2. 30 июня 2020 года — последний срок, до которого работодатели обязаны были уведомить всех действующих сотрудников о возможности перехода на ЭТК. После этой даты уведомления больше не являются обязательными, но рекомендуются для прозрачности.
3. 1 января 2022 года — важнейший рубеж. С этого дня все новые сотрудники, которые трудоустраиваются впервые, получают только электронную трудовую книжку. Бумажные книжки для них больше не оформляются, если только они не подали заявление о желании получить бумажную (что невозможно — закон запрещает выдачу бумажной книжки впервые после ).
4. С 2023 года и далее — работодатели обязаны вести ЭТК для всех сотрудников, независимо от их выбора. Даже если работник выбрал сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан формировать и передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о его трудовой деятельности в электронном виде (через формы СЗВ-ТД).

Что происходит, если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку?

Работник, который уже имеет бумажную трудовую книжку, имеет право остаться на бумажном формате навсегда. Для этого он должен подать работодателю заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Важно: заявление можно подать в любое время до 30 июня 2020 года. После этой даты подача заявления о сохранении бумажной книжки не обязательна, но если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, он автоматически считается оставшимся на бумажном формате.

С 2022 года новые сотрудники не могут получить бумажную трудовую книжку — только ЭТК. Исключение: если работник ранее уже имел бумажную трудовую книжку и подал заявление о сохранении её в бумажном виде — тогда он может продолжить использовать её и при смене работы.

Обязанности работодателя в 2026 году

На 2026 год все работодатели, независимо от формы собственности и численности персонала, обязаны:

• Вести электронные трудовые книжки для всех сотрудников — даже если работник выбрал бумажный вариант.
• Подавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие (прием на работу, увольнение, перевод, изменение должности и т.д.).
• Выдавать работнику копию сведений о трудовой деятельности по его запросу в течение 3 рабочих дней (в бумажном виде или в электронном, по выбору работника).
• Передавать бумажную трудовую книжку работнику в день подачи им заявления о переходе на ЭТК (если работник решает перейти на электронный формат).
• Хранить бумажные трудовые книжки работников, выбравших сохранить их, в течение всего срока трудовых отношений и не менее 50 лет после увольнения.

Сроки подачи СЗВ-ТД

Сведения о трудовой деятельности подаются в ПФР в следующие сроки:

• До 15-го числа месяца, следующего за месяцем события — для всех кадровых изменений (прием, увольнение, перевод, изменение должности и т.д.).
• Например: если работник уволился 10 мая 2026 года, СЗВ-ТД нужно подать до 15 июня 2026 года.

Как работнику перейти на электронную трудовую книжку?

Если работник, ранее имевший бумажную трудовую книжку, хочет перейти на ЭТК, он должен:

1. Подать работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец можно взять в кадровой службе или на сайте ПФР).
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней после получения заявления должен:
   • Сделать запись в бумажной трудовой книжке: «Трудовая книжка прекращает свое действие с [дата] в связи с переходом на ведение электронной трудовой книжки».
   • Выдать бумажную трудовую книжку работнику в день подачи заявления (это требование закона).
   • Передать сведения о трудовой деятельности в ПФР в форме СЗВ-ТД.
3. После этого работнику доступна его электронная трудовая книжка через:
   • Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России
   • Портал Госуслуги
   • Мобильное приложение «Пенсионный фонд России»

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надежность — исключается риск потери, порчи или подделки.
• Доступность, сведения доступны в любое время через интернет.
• Удобство при смене работы — новый работодатель получает полную историю трудовой деятельности автоматически;
• Экономия времени, не нужно заполнять и хранить бумажные документы.
• Безопасность — данные защищены и доступны только работнику и уполномоченным органам.

Что делать, если работник уволился до 2020 года?

Если работник уволился до 1 января 2020 года и не работал с тех пор, его трудовая книжка остается бумажной. При повторном трудоустройстве он может:

• Получить бумажную трудовую книжку (если у него сохранилась старая — её можно использовать).
• Получить электронную трудовую книжку — если он не подавал заявление о сохранении бумажной, и это его первое трудоустройство после .

На 23 мая 2026 года переход на электронные трудовые книжки в России завершен. Система работает стабильно, и все работодатели обязаны вести ЭТК. Бумажные трудовые книжки не отменены — они остаются действительными для тех, кто их сохранил, но новые сотрудники получают только электронные.

Ключевые итоги:

• С 1 января 2020 года — начало ведения ЭТК по желанию работника.
• С 1 января 2022 года — все новые сотрудники получают только ЭТК.
• С 30 июня 2020 года, окончание срока подачи заявлений о сохранении бумажной книжки (для действующих сотрудников).
• С 2026 года, все работодатели обязаны передавать данные в ПФР, независимо от выбора работника.
• Работник может перейти на ЭТК в любой момент, подав заявление — и получить свою бумажную книжку обратно.

Работодателям рекомендуется регулярно проверять актуальность данных в системе ПФР, своевременно подавать СЗВ-ТД и информировать сотрудников о правах и возможностях. Работникам — следить за своими данными в личном кабинете ПФР и своевременно сообщать о несоответствиях.

Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение, а важный шаг к цифровизации социальной защиты в России. Понимание сроков и правил позволяет избежать ошибок, штрафов и потери трудового стажа.