В России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) является ключевым элементом цифровизации кадрового учёта. В статье разберём все важные даты, сроки и требования, которые регулируют этот процесс, а также практические шаги, которые должен выполнить работодатель и работник.

Правовая база перехода на ЭТК

• Федеральный закон от № 439-ФЗ – «О внесении изменений в часть 1 Федерального закона от № 273-ФЗ «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»» (п. 4 ч. 1 ст. 2).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) – определяет понятие «электронная трудовая книжка» и закрепляет порядок её формирования.
• Постановление Правительства РФ № 1234 (2020 г.) – регламентирует переходный период и сроки информирования работников.

Ключевые даты и сроки

1. 1 января 2020 г. – начало формирования сведений для ЭТК.
2. 30 июня 2020 г. включительно – прежний крайний срок для перехода на ЭТК, который был продлен.
3. 31 октября 2020 г. включительно – срок, до которого работодатель обязан проинформировать сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки.
4. 1 января 2021 г. – с этой даты бумажная трудовая книжка не заводится, если работник не отказался от перехода.
5. 10 июня 2021 г; – начало 5‑летнего переходного периода (срок, в течение которого можно использовать обе формы).
6. 1 января 2022 г. – все ново‑трудоустроенные впервые работники должны получать ЭТК вместо бумажной.
7. 1 января 2026 г. – завершение переходного периода, окончательный переход на цифровой формат.

Права и обязанности сторон

Работник

• Может выбрать форму трудовой книжки до 31 октября 2020 г. (письменное заявление).
• После согласия на переход, не может изменить решение (обязательность перехода).
• Получает бумажную трудовую книжку с записью о переходе в течение 3 рабочих дней после подачи заявления.
• Может переоформить старые записи в новый формат, подав заявление в Социальный фонд.

Работодатель

• Обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 дней после получения письменного заявления о переходе.
• Обязан передавать в Пенсионный фонд данные о работе и стаже в электронном виде.
• Должен информировать сотрудников о праве выбора формы до 31 октября 2020 г.
• При приёме на работу с 1 января 2022 г. обязан выдавать ЭТК вместо бумажной.
• При переходе на ЭТК без бумажной формы может сделать это только с письменного согласия работника.

Пошаговая инструкция перехода на ЭТК

1. Проверка статуса – сотрудник проверяет наличие у него бумажной трудовой книжки и подтверждает, что он согласен перейти на ЭТК.
2. Подача заявления – работник подписывает и отправляет работодателю письменное заявление о переходе.
3. Выдача бумажной книжки – в течение 3 рабочих дней работодатель выдает бумажную трудовую книжку с записью о переходе.
4. Формирование ЭТК – работодатель инициирует создание электронного документа в системе Пенсионного фонда.
5. Передача данных – в течение 3 дней после получения заявления работодатель передаёт сведения о работе и стаже в Пенсионный фонд.
6. Проверка и подтверждение – работник проверяет, что его данные корректно зафиксированы в системе ПФР.
7. Сохранение копии – работник сохраняет электронный документ в личном кабинете госуслуг или в приложении «Мой ПФР».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказаться от перехода на ЭТК? – Да, работник может отказаться, но тогда ему будет выдана только бумажная трудовая книжка.
• Что если работодатель не выдал бумажную книжку в срок? – Работник вправе потребовать её выдачу в течение 3 дней, а при нарушении – обратиться в ПФР.
• Как узнать, есть ли у меня ЭТК? – В личном кабинете «Мой ПФР» можно проверить наличие электронного документа.
• Можно ли получить выписку из ЭТК в МФЦ? – Да, через сервисы государственных услуг можно получить копию.
• Что происходит после 1 января 2026 г.? – Переходный период заканчивается, и все трудовые стажи фиксируются исключительно в электронном виде.

Переход на электронные трудовые книжки – это не только упрощение документооборота, но и шаг к более прозрачному и доступному управлению кадровыми данными. Важно помнить:

• Соблюдайте все сроки: от 31 октября 2020 г. до 1 января 2026 г.
• Не забывайте про обязательность передачи данных в Пенсионный фонд.
• Проверяйте наличие и корректность сведений в электронном документе.
• При возникновении вопросов обращайтесь в ПФР или в отдел кадров вашей организации.

Соблюдение всех требований закона обеспечит законность и надёжность учёта трудового стажа, а также позволит сотрудникам и работодателям воспользоваться всеми преимуществами цифрового формата.