С 1 января 2021 года в России действует переход к электронному учёту трудовой книжки (ЭТК). Вопрос о необходимости письменного заявления остаётся актуальным как для новых сотрудников, так и для тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку. В этой статье разберём, когда заявление действительно нужно, как его оформить, и что произойдёт, если его не подать.

Правовое основание перехода на ЭТК

Переход к электронному учёту трудовой книжки регулируется Федеральным законом «О трудовой книжке» (№ 108-ФЗ от 2002 г.) и Постановлением Правительства РФ от 30 января 2021 г. № 70 «Об утверждении правил перехода к электронному учёту трудовой книжки».

• С 1 января 2021 г. работники, впервые принятые на работу, получают только ЭТК.
• Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, она должна быть «заведена» в электронном виде, но при этом бумажный документ может оставаться.
• До 31 декабря 2020 г. включительно работники обязаны подавать письменное заявление о переходе на ЭТК.

Когда необходимо писать заявление?

Новые сотрудники (с 1 января 2021 г.)

Для тех, кто впервые трудоустроился после 1 января 2021 г., бумажная трудовая книжка не заводится. Работодатель сразу открывает электронную трудовую книжку. Письменное заявление в данном случае не требуется.

Сотрудники с уже существующей бумажной трудовой книжкой

Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, но не подал заявление о переходе, работодатель обязан вести обе формы учёта. Это создаёт двойную нагрузку и повышает риск ошибок.

В соответствии с пунктом 3.1 Инструкции по переходу на ЭТК, сотрудник должен написать заявление о переходе на электронный документ. Если заявление не подано, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку, а электронная будет открыта только при необходимости (например, при увольнении).

Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки

Если работник ранее подавал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, но при увольнении работодатель всё равно обязан внести запись о переходе на ЭТК. Это правило закреплено в § 5.1.1 Нормативного акта о переходе к ЭТК.

Как правильно составить заявление о переходе на ЭТК?

Ниже приведён образец заявления, который можно использовать как шаблон. Важно, чтобы в заявлении были указаны:

• ФИО сотрудника;
• Дата и место работы;
• Выбор: переход на ЭТК или сохранение бумажной трудовой книжки;
• Дата, с которой сотрудник желает перейти;
• Подпись сотрудника и дата.

Образец заявления

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ФИО сотрудника, прошу перейти на электронный учёт трудовой книжки в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 70 от 30 января 2021 г. Я подтверждаю, что с дата перехода хочу вести трудовую книжку в электронном виде.

Подпись: ___________________ Дата: _______________

Обратите внимание, что заявление должно быть в произвольной форме, но обязательно содержать все перечисленные пункты. В случае сомнений можно использовать готовый шаблон из сервисов Nopaper или Контур.Экстерн.

Что происходит, если заявление не подаёте?

• Для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести обе формы учёта. Это приводит к двойной нагрузке и повышает риск ошибок.
• При увольнении работодатель всё равно обязан внести запись о переходе на ЭТК, даже если заявление не было подано. Это правило закреплено в § 5.1.1 Нормативного акта.
• Если сотрудник не подал заявление и не согласился на переход, работодатель может продолжать вести бумажную трудовую книжку, но при этом электронная будет открыта только при необходимости (например, при проверке со стороны инспекции труда).

Как проверить, что переход на ЭТК прошёл успешно?

1. Откройте личный кабинет в системе Е-Офис (или аналогичной).
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Проверьте наличие записи о переходе и актуальный статус (ЭТК).
4. Если запись отсутствует, свяжитесь с кадровым отделом для уточнения.

Вопрос «Нужно ли писать заявление на переход на электронную трудовую книжку?» имеет однозначный ответ:

• Если вы впервые трудоустраиваетесь после 1 января 2021 г., заявление не требуется – ЭТК открывается автоматически.
• Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, обязательно подайте заявление о переходе, чтобы избежать двойного учёта.
• Если вы отказались от бумажной трудовой книжки, но при увольнении работодатель всё равно внесет запись о переходе на ЭТК.

Подача заявления – это простая формальная процедура, но она имеет важное значение для правильного ведения кадровой документации и соблюдения законодательства. Не забывайте сохранять копию заявления и подтверждение его получения работодателем;

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, обратитесь в кадровый отдел вашей организации или воспользуйтесь онлайн‑консультацией в сервисах Контур.Экстерн или Nopaper.