В 2025‑2026 годах в России активно обсуждается переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам. Многие специалисты задаются вопросом: стоит ли полностью отказываться от бумажной формы и какие у этого плюсы и минусы?
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: места работы, периоды, должности, стаж и т.д. По данным Уральского журнала правовых исследований (2022), переход на электронную форму обусловлен всесторонним цифровизацией государственных сервисов.
Плюсы электронной формы
- Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности.
- Возможность интеграции с другими электронными государственными сервисами.
- Отсутствие риска потери или повреждения документа.
- Единое место хранения всех сведений – один‑единственный источник правды.
Минусы электронной формы
- Риск утечки информации при неправильной защите данных.
- Необходимость технологической поддержки и доступа к устройствам.
- Ограничения, связанные с высоким объёмом документооборота, если работник сохраняет бумажную копию.
Плюсы и минусы перехода на электронную трудовую книжку для разных участников
Для государства
Переход ускоряет процесс цифровизации юридической системы, упрощает контроль за соблюдением трудового законодательства и снижает административные издержки.
Для работодателя (бизнеса)
Плюсы:
- Уменьшение объёма бумажного документооборота.
- Более простой доступ к информации о стаже и месте работы сотрудников.
- Снижение риска потери документа.
Минусы:
- Необходимость обеспечить цифровую безопасность персональных данных.
- Если сотрудники сохраняют бумажную копию, возникает двойной объём документооборота.
Для работников
Плюсы:
- Удобный доступ к своей трудовой истории в любое время.
- Отсутствие риска потери оригинального документа.
- Возможность быстро предоставлять сведения при смене работы.
Минусы:
- Зависимость от технических средств и интернета.
- Потенциальный риск утечки персональных данных.
- Необходимость адаптироваться к новым процессам.
Нужно ли оставлять бумажную копию?
Согласно информации из Executive.ru (2026‑05‑21), переход на электронную форму добровольный. Никто не вправе заставить работника оформить электронную трудовую книжку.
Если вы хотите полностью отказаться от бумажной версии, необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров;
- Убедиться, что заявление подано до 31 декабря 2020 года (или в установленный срок после него).
- Подтвердить готовность использовать электронный документ.
В случае, когда работник не успел перейти до указанной даты, он может подать заявление позже – процесс перехода остаётся добровольным.
Когда можно отказаться от бумажной трудовой книжки?
Отказ возможен, если:
- Вы полностью перешли на электронную форму.
- Ваш работодатель согласен с вашим решением.
- Вы подписали согласие на хранение информации в электронном виде.
Как оформить заявление?
Заявление обычно оформляется в свободной форме и включает:
- ФИО работника.
- Номер и серия текущей бумажной трудовой книжки (если она есть).
- Дату подачи заявления.
- Подпись работника.
После подачи заявления работодатель вносит сведения о переходе в электронный реестр.
Переход от бумажной к электронной трудовой книжке – естественный процесс, обусловленный развитием цифровых технологий. Он приносит значительные плюсы как для государства, так и для работодателей и работников, однако сопровождается рядом рисков, связанных с безопасностью данных и технологической зависимостью.
Если вы хотите полностью оставить бумажную форму, это возможно, но только при условии добровольного отказа и оформления соответствующего заявления. Главное – взвесить все плюсы и минусы, учитывая свои личные обстоятельства и требования работодателя.
Таким образом, решение о том, оставлять ли бумажную трудовую книжку, зависит от ваших приоритетов, уровня цифровой готовности и рекомендаций вашего работодателя.