Переход от бумажной к электронной трудовой книжке – процесс‚ требующий соблюдения ряда формальностей. Главное из них – правильно оформленное заявление о переходе на электронную трудовую книжку и своевременная подача отчёта СЗВ‑ТД в ПФР. В статье разберём‚ какие документы нужны‚ как правильно заполнять заявление‚ какие сроки и какие особенности требует форма СЗВ‑ТД.

Что такое СЗВ‑ТД и зачем он нужен?

СЗВ‑ТД – это форма отчёта‚ которую работодатель сдаёт в Пенсионный фонд России (ПФР) для передачи сведений о трудовой деятельности работников‚ которые перешли на электронную форму трудовой книжки. Отчёт содержит:

• ФИО сотрудника;
• Дата начала работы;
• Дата окончания работы (если применимо);
• Код причины прекращения отношений (если есть);
• Сведения о стаже и др.

Без корректно заполненного СЗВ‑ТД ПФР не сможет подтвердить переход сотрудника на электронную форму‚ а значит‚ работодатель рискует нарушить требования Трудового кодекса и законодательство о страховых взносах.

Сроки сдачи СЗВ‑ТД

Согласно нормативным актам‚ отчёт по форме СЗВ‑ТД необходимо подавать в ПФР не позднее 17 февраля следующего года за отчётный период. Например‚ за 2024 год отчёт нужно сдать до 17 февраля 2025 года.

Как правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Заявление может быть составлено в произвольной форме‚ но должно содержать минимум следующие сведения:

1. ФИО сотрудника;
2. Должность;
3. Номер и серия бумажной трудовой книжки (если она есть);
4. Дата подачи заявления;
5. Подпись сотрудника (или уполномоченного представителя);
6. Указание на желаемый способ ведения трудовой деятельности – электронный.

Пример простого заявления:

Заявление
о выборе способа ведения трудовой деятельности

Я‚ _______________________ (ФИО)‚ паспорт: ___________‚ проживающий по адресу _______________________‚
прошу включить меня в список работников‚ которые переходят на электронную форму трудовой
книжки. Согласен с обработкой моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом
«О персональных данных».

Подпись: ______________________ Дата: «__» __________ 20__

После подписания заявления сотрудник передаёт его в отдел кадров‚ а бухгалтерия включает его в состав СЗВ‑ТД и отправляет в ПФР.

Пошаговый алгоритм действий для работодателя

1. Уведомить сотрудников о праве выбора: электронная или бумажная форма трудовой книжки.
2. Собрать заявления от всех желающих перейти на электронный вариант.
3. Проверить подлинность предоставленных сведений (при необходимости запросить выписку из СФР).
4. Подготовить форму СЗВ‑ТД для каждого сотрудника‚ указав выбранный способ ведения трудовой деятельности.
5. Отправить СЗВ‑ТД в ПФР до установленного срока (не позднее 17 февраля).
6. Получить подтверждение от ПФР (протокол регистрации СЗВ‑ТД).
7. Сформировать заявление сотрудника о выборе электронного способа и включить его в последующий пакет документов.
8. Обновить внутренние кадровые документы и базы данных‚ отразив переход на электронную форму.

Частые вопросы и ответы

• Можно ли оформить заявление без бумажной трудовой книжки? – Нет. Для перехода на электронный вариант необходимо предъявить оригинал бумажной книжки в ПФР.
• Какие дополнительные документы могут потребоваться? – Военный билет‚ диплом‚ медицинская книжка и др.‚ если они требуются для подтверждения стажа.
• Что делать‚ если ПФР отклонил заявку? – В таком случае сотрудник остаётся в бумажной форме‚ а отчёт СЗВ‑ТД всё равно подаётся‚ но без указания «электронный» способа.
• Можно ли отправлять СЗВ‑ТД через сторонние программы? – Да‚ например‚ через программное обеспечение «Такском»‚ «СБИС»‚ «ТЭК-ТРАСТ» и др.‚ которые поддерживают интеграцию с ПФР.
• Как изменить способ ведения трудовой деятельности после подачи СЗВ‑ТД? – Нужно подать новое заявление и обновить СЗВ‑ТД соответствующим образом.

Пример заполнения формы СЗВ‑ТД

Ниже показан минимальный набор полей‚ которые необходимо заполнить для одного сотрудника:

После заполнения таблицы её нужно загрузить в систему ПФР (через личный кабинет‚ API или сторонний софт).

Переход на электронную форму трудовой деятельности – обязательный шаг для многих организаций в 2024‑2025 годах. Правильное оформление заявления о переходе на электронную трудовую книжку и своевременная подача отчёта СЗВ‑ТД позволяют избежать штрафов и упростить работу с ПФР. Соблюдайте установленные сроки‚ внимательно проверяйте данные и используйте проверенные программы для отправки отчётов.

Если у вас возникнут сложности с оформлением документов‚ рекомендуем обратиться в консалтинговую службу или в отдел кадров вашей организации – профессионалы помогут пройти весь процесс без ошибок.