В современном мире трудовые отношения всё активнее оцифровываются. Одним из ярких примеров такой трансформации являеться переход от бумажной трудовой книжки к электронной версии (ЭТК). В статье разберём, чем они отличаются, какие есть плюсы и минусы, а также как правильно оформить переход.

Общая характеристика трудовой книжки

Бумажная (обычная) трудовая книжка

Традиционный документ, который ведётся в бумажном виде с 1932 года. В него вносятся сведения о:

• месте и дате трудоустройства;
• должности и месте работы;
• периоде работы у каждого работодателя;
• сведениях о работе в разных организациях;
• сведениях о воинском учете, если они имеются.

Книжка оформляется на специальном бланке, который должен соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в информационных системах работодателя и доступный сотрудникам через личный кабинет. Основные особенности:

• Хранение данных в защищённой базе;
• Моментальный доступ к информации о стаже;
• Возможность проверки сведений работодателем и ФСС;
• Упрощённое оформление при смене места работы.

История появления электронной трудовой книжки

ЭТК появилась в России 5 лет назад (с 2021 года) в рамках программы цифровой трансформации государственных сервисов. Сначала её использовали крупные работодатели, однако уже сейчас переход на электронный формат доступен большинству организаций.

Когда начинать оформлять ЭТК?

С 2023 года новые формы бумажных трудовок заменяются на электронные. При приёме на работу впервые гражданину выдаётся электронная книжка, если работодатель решает использовать такой формат.

Можно ли отказаться от ЭТК?

Работник имеет право потребовать оформить бумажную трудовую книжку, но только в случае, если работодатель согласен. Однако большинство компаний уже перешли на электронный формат, поэтому отказ может привести к задержкам в оформлении.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

Необходимые документы и уведомления

1. Заявление сотрудника о переходе на ЭТК;
2. Согласие работодателя на переход;
3. Подтверждение наличия у сотрудника личного кабинета в системе;
4. Внесение изменений в кадровые документы.

Как оформить уведомления и заявления?

Для подачи заявления используют стандартный шаблон, который можно скачать с официального сайта Министерства труда. После подписания заявления работодатель вносит данные в электронную систему, после чего сотрудник получает уведомление о готовности ЭТК.

Регистрация ЭТК в учётных документах

Электронные трудовые книжки фиксируются в кадровом учёте и в системе «Электронный кадровый портал». При этом они не требуют отдельной регистрации в государственных органах – достаточно указать их статус в кадровом документе.

Как проверить, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России (ФСС)

С помощью ЭТК работник может в любой момент проверить, передаёт ли работодатель сведения о нём в ФСС. Для этого:

• Заходим в личный кабинет;
• Открываем раздел «Сведения о стаже и страховых платежах»;
• Сравниваем данные с выплатами в ФСС.

Если обнаруживаются расхождения, можно сразу подать запрос в отдел кадров.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Что нужно помнить при переходе

1. Сроки перехода: с 2023 года новые формы бумажных книжек заменяются на электронные; старые формы остаются в обращении до их полной замены.
2. Право на бумажную форму: работник может потребовать её, но только при согласии работодателя.
3. Проверка данных: регулярно сверяйте сведения в ЭТК с выплатами в ФСС и начислениями.
4. Обучение: убедитесь, что вы знаете, как пользоваться личным кабинетом и как подавать запросы.

Переход от бумажной к электронной трудовой книжке – это естественная часть цифровой трансформации труда в России. Электронный формат упрощает учёт, повышает прозрачность и снижает административные нагрузки. Однако важно помнить о необходимости контроля над данными, о возможности отказа от электронного формата и о том, что процесс перехода регулируется конкретными нормативными актами.

Если вы только начинаете работать с ЭТК, следуйте рекомендациям выше, и ваш переход пройдёт без лишних сложностей.