Переход от бумажной трудовой книжки к её электронному варианту – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от № 416‑ФЗ. Ниже – пошаговая инструкция, примеры заполнения и ответы на часто задаваемые вопросы.
Почему происходит переход на электронную форму?
С 1 января 2020 г. в ТК РФ введены поправки, позволяющие вести трудовые книжки в электронном виде. Основные причины:
- Упрощение хранения и передачи данных в ПФР;
- Сокращение риска потери или повреждения бумажного документа;
- Ускорение оформления выписок и справок для работников.
Если работник был трудоустроен до г. и не желает переходить на электронный вариант, его бумажная книжка продолжает веститься.
Какие сведения фиксируются в электронной трудовой книжке?
В электронном виде сохраняются те же данные, что и в бумажной:
- ФИО работника;
- Дата и место рождения;
- Сведения о гражданстве;
- Сведения о размере и виде заработка;
- Информация о стаже работы;
- Данные о профсоюзном участии (если есть);
- Сведения о заключении и расторжении трудового договора;
- Прочие сведения, предусмотренные ТК РФ.
Все записи вносятся работодателем в электронном виде и передаются в ПФР для дальнейшего хранения.
Пошаговая инструкция по заполнению ЭТК
Подготовка к заполнению
Убедитесь, что у вас есть доступ к системе Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обычно это портал Госуслуги или специализированный сервис вашего работодателя.
При необходимости загрузите электронную копию печатного документа (если он уже существует).
При наличии печати работодателя – её нужно добавить в соответствующее поле.
Заполнение ьного листа
ьный лист в ЭТК оформляется так же, как и в бумажной версии:
- ФИО – полностью, без сокращений;
- Дата рождения – ДД.ММ.ГГГГ;
- Место рождения – город, область, страна;
- Гражданство – РФ, иной государственный статус;
- Паспортные данные – серия и номер, дата выдачи, кем выдано.
Внесение сведений о трудовой деятельности
Для каждой новой записи используйте форму СТД‑Р (стандартный шаблон). Пример:
- Введите дату начала работы;
- Укажите наименование организации‑работодателя;
- Определите должность и подразделение;
- Укажите размер заработка и тип занятости (полный/частичный рабочий день);
- Заполните сведения о стаже работы (если требуется).
Важно: если в течение года произошли изменения (повышение, перевод, увольнение), вносятся отдельные записи с указанием даты изменения.
Оформление вкладыша при полном заполнении
Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором продолжается нумерация соответствующего раздела. Это правило действует с 2025 г. согласно Постановлению ПФР № 320н.
Частые вопросы и ответы
Что делать, если работник отказывается переходить на электронную форму?
В этом случае трудовая книжка продолжает веститься в бумажном виде, но работодатель обязан обеспечить возможность перехода в электронный формат по требованию работника.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка доступна в личном кабинете на портале Госуслуги. Нужно выбрать раздел «Выписка из электронной трудовой книжки», указать период и получить документ в формате PDF с электронной печатью.
Можно ли сразу оформить электронную книжку при первом трудоустройстве?
Да. При первом трудоустройстве работодатель может сразу вести ЭТК, не создавая бумажный экземпляр.
Что делать, если электронная книжка потеряна или повреждена?
В этом случае работник может запросить выписку в ПФР или в МФЦ, а также оформить дубликат в электронном виде;
Пример заполнения первой записи в ЭТК
ьный лист ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место рождения: Москва, Россия Гражданство: РФ Паспорт: 45 02 1234567, выдан ОУФМС России Раздел 1 – Трудовая деятельность Дата начала работы: Организация: ООО «Пример» Должность: Бухгалтер Подразделение: Финансовый отдел Заработок: 45 000 руб. Стаж: 12 лет (по состоянию на )
Переход на электронную форму трудовой книжки – современный и удобный способ документооборота, который экономит время как работодателя, так и работника. Главное – соблюдать установленные формы, правильно вносить сведения и своевременно обновлять данные. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в ПФР, в МФЦ или в службу поддержки Госуслуг.
Удачной работы с электронной трудовой книжкой!