Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам (ЭТК) – одна из самых актуальных тем в сфере кадрового сопровождения в 2020‑2026 годах․ Ниже собраны ключевые нормативные акты, официальные сроки уведомления работников и практические рекомендации для работодателей․

Правовая основа

В Трудовом кодексе РФ (ст․ 66․1) указано, что работодатель обязан по письменному заявлению работника предоставить сведения о его трудовой деятельности в течение установленного срока․ Форма подачи заявления может быть как бумажной, так и электронной․

Дополнительные положения содержатся в:

• Постановлениями Правительства РФ о введении ЭТК;
• Разъяснениями Министерства труда и социальной защиты;
• КонсультантПлюс и другими правовыми базами․

Ключевые даты и сроки

Согласно разным источникам, действовали (и в некоторых случаях всё ещё действуют) следующие контрольные даты:

1. 30 июня 2020 г․ – последний срок письменного уведомления всех работников о переходе на ЭТК (по некоторым трактовкам)․
2. 31 октября 2020 г․ – продлённый срок уведомления, установленный в ряде разъяснений (например, Комментарии законодательства: )․
3. 31 декабря 2020 г․ – окончательный срок подачи заявления работником о выборе формата трудовой книжки (бумажный или электронный)․
4. 31 декабря 2021 г․ – дата, после которой новые сотрудники должны были подавать только электронные формы․
5. 1 января 2026 г․ – завершение переходного периода; с этого момента все новые записи в трудовой книжке оформляються исключительно в электронном виде․

В 2025‑2026 годах наблюдается дальнейшее уточнение сроков:

• Уведомление о переходе может быть отправлено до конца октября (в зависимости от публикации в 2025 году)․
• Срок подачи заявления работником не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи (пример: если заявление подано 15 апреля, ответ должен быть готов к 25 мая)․

Порядок уведомления работников

Как формировать уведомление

Уведомление должно содержать:

• Сведения о переходе на ЭТК;
• Опцию выбора формата (бумажный/электронный);
• Срок подачи письменного заявления (обычно до 31 декабря 2020 г․, но в 2025‑2026 гг․ – до 31 октября или иной даты, установленной внутренними нормативными актами)․
• Контактные данные кадровой службы для вопросов․

Уведомление может быть размещено в:

• Рассылке корпоративной электронной почты;
• Личном кабинете сотрудника в системе 1С;
• Печатном виде на стенде в отделении кадров․

Сроки подачи заявления работником

После получения уведомления у сотрудника есть определённый период для принятия решения:

• Если уведомление пришло до 31 декабря 2020 г․ – срок подачи заявления до 31 декабря 2020 г․
• В новых версиях (2025‑2026) – срок может быть продлён до 31 октября текущего года․
• После подачи заявления работодатель формирует ЭТК в течение рабочего дня, а выписка из СФР предоставляется обычно в течение трёх рабочих дней․

Как заполнять заявление о переходе на ЭТК

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, однако в нём обязательно должны присутствовать:

1. ФИО работника;
2. Номер и серия текущей (бумажной) трудовой книжки;
3. Выбор формата – «бумажная» или «электронная»;
4. Подпись работника и дату подачи․

Заявление подаётся в кадровую службу:

• В бумажном виде – лично или по почте;
• В электронном виде – через корпоративный портал, электронную подпись или в личном кабинете 1С․

Последствия несоблюдения сроков

Если работник не подаст заявление в установленный срок, работодатель обязан:

• Продолжать вести бумажную трудовую книжку;
• Обеспечить хранение уже имеющихся бумажных записей в соответствии с требованиями законодательства (срок хранения – до 70 лет)․

Для работодателя нарушение сроков уведомления может привести к:

• Штрафу за несоблюдение требований трудового законодательства;
• Рискам при проверке трудовой инспекции;
• Дополнительным административным нагрузкам при переходе на ЭТК․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжки?
  Ответ: Да, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы․ В этом случае обе версии фиксируются в системе․
• Вопрос: Как узнать, что ЭТК успешно создана?
  Ответ: После подачи заявления работодатель в течение рабочего дня формирует ЭТК, а сотрудник получает уведомление в личном кабинете․ Выписка из СФР доступна сразу после загрузки данных․
• Вопрос: Что делать, если бумажная книжка потеряна до перехода на ЭТК?
  Ответ: По ст․ 66․1 ТК РФ работодатель не обязан предоставлять копию бумажной трудовой, если работник уже перешёл на ЭТК․ В этом случае необходимо оформить заявление о переходе и начать вести электронную запись․
• Вопрос: Срок хранения ЭТК составляет сколько лет?
  Ответ: Электронные трудовые книжки хранятся в той же длительности, что и бумажные – минимум 70 лет (с 2026 года – до полного выхода на пенсионный возраст)․

Практический чек‑лист для работодателей

1. Подготовить и разослать уведомление о переходе на ЭТК (желательно до 31 октября текущего года)․
2. Установить внутренний дедлайн для подачи заявлений сотрудниками (обычно не позднее 25‑го числа следующего месяца)․
3. Собрать все полученные заявления и ввести их в систему 1С (или другую используемую программу)․
4. Формировать ЭТК в течение одного рабочего дня после получения заявления․
5. Убедиться в доступности выписки из СФР (обычно в течение трёх рабочих дней)․
6. Хранить электронные записи в защищённом виде и обеспечить их долгосрочное сохранение․
7. Контролировать соблюдение всех установленных сроков и фиксировать нарушения․

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный элемент цифровизации кадрового процесса в России․ Соблюдение установленных сроков уведомления и сроков подачи заявлений позволяет избежать штрафов, упростить работу с персоналом и обеспечить надёжное хранение сведений о трудовой деятельности․ При правильном планировании и использовании современных HR‑систем (1С, КонсультантПлюс и др․) процесс перехода становится прозрачным и управляемым․

Если у вашей организации возникнут вопросы по конкретным датам или формам уведомления, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться материалами КонсультантПлюс и официальных разъяснениях Министерства труда․