С 2021 года в России происходит постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному виду․ Тем не менее‚ при приёме на работу первый работодатель обязан оформить как трудовую книжку (или её электронный эквивалент)‚ так и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (ССГПС)․ В этой статье подробно рассматриваются:

• какой закон регулирует оформление документов;
• кто именно отвечает за их оформление;
• какие документы нужны работодателю;
• какой порядок действий при оформлении в 2026 году;
• различия между бумажной и электронной формой․

Правовая база

Основные положения‚ регулирующие оформление трудовой книжки и ССГПС‚ содержатся в:

1. Трудовом кодексе РФ (ст․ 65‚ ч․ 4) – «При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем»․
2. Постановлении Правительства РФ от № 1629 «Об организации ведения электронных трудовых книжек» – определяет порядок перехода на электронный формат․
3. Письмах Роструда и разъяснительных материалах КонсультантПлюс (2025‑2026 гг․) – уточняют детали взаимодействия с СФР (Система Федерального Реестра)․

Кто оформляет документы?

Ответственность за оформление лежит на работодателе (в т․ч․ индивидуальном предпринимателе)‚ а именно:

• приёмный отдел или кадровая служба – собирают необходимые сведения от соискателя;
• бухгалтерия – формируют отчёт в СФР (форма ЕФС‑1) и передают его в Пенсионный фонд;
• управляющий (директор) – подписывает документы и подтверждает их достоверность․

Работник присутствует при оформлении‚ но юридически обязанность именно у работодателя․

Что нужно собрать перед приёмом на работу?

Для оформления трудовой книжки и ССГПС впервые работодатель запрашивает у соискателя следующие документы:

1. Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность)․
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)․
3. ИНН (при наличии)․
4. Военный билет (для мужчин призывного возраста) – при необходимости․
5. Документы‚ подтверждающие образование (диплом‚ сертификат)․
6. Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ она передаётся работодателю для внесения записи (в случае перехода на электронный формат – копия СНИЛС и СФР)․

Пошаговая инструкция оформления в 2026 году

Шаг 1․ Приём на работу и подписание трудового договора

Работодатель в присутствии работника подписывает трудовой договор․ В договоре указывается‚ будет ли вести электронную трудовую книжку или бумажную (если работник требует)․

Шаг 2․ Формирование отчёта в СФР

Бухгалтерия заполняет форму ЕФС‑1 (отчёт о приёме на работу) и отправляет её в Систему Федерального Реестра (СФР)․ После обработки система генерирует электронную запись о трудоустройстве․

Шаг 3․ Оформление ССГПС

Одновременно с отправкой ЕФС‑1 в СФР происходит оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования․ В электронном виде ССГПС привязывается к СНИЛС работника и отображается в личном кабинете ПФР․

Шаг 4; Выдача документов работнику

• Если выбран электронный формат – работнику сообщают логин и пароль для доступа к Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»)․
• Если требуется бумажный вариант (по желанию работника) – работодатель заполняет форму Т-12 и выдаёт бумажную трудовую книжку․

Шаг 5․ Регистрация в ПФР

После получения ССГПС работник может проверить его наличие в личном кабинете ПФР․ При отсутствии записи необходимо обратиться в отделение ПФР с копией ЕФС‑1․

Электронная vs бумажная трудовая книжка

Что делать‚ если документы не оформлены?

Если работодатель не оформил трудовую книжку и ССГПС в установленные сроки‚ работник имеет право:

• Обратиться к руководителю организации с требованием оформить документы․
• Подать жалобу в Госинспекцию труда (контактные данные указываются в Трудовом кодексе)․
• Обратиться в Пенсионный фонд РФ с копией трудового договора и требовать выдачу ССГПС․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому принадлежит трудовая книжка?

Трудовая книжка (в любой форме) принадлежит работнику‚ но её оформление и ведение — обязанность работодателя․

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да․ По желанию работника‚ если у него нет доступа к Госуслугам‚ работодатель может оформить бумажную книжку․ Однако с 2021 года большинство работодателей переходят на электронный формат․

Что происходит‚ если работник уже имеет ССГПС?

В этом случае работодатель просто вносит запись о новом месте работы в уже существующее электронное свидетельство․ Дублирование не требуется․

Как проверить‚ что запись в СФР действительно создана?

Войдите в личный кабинет на Госуслуги → «Электронная трудовая книжка»․ Там будет отображена информация о работодателе‚ дате начала работы и позиции․

Итак‚ приём на работу впервые подразумевает‚ что работодатель обязан оформить обе важные документы – трудовую книжку (чаще в электронном виде) и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования․ Процесс полностью регламентирован Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов‚ а в 2026 году всё больше компаний используют электронный формат‚ что упрощает контроль за трудовым стажем и ускоряет процесс получения пенсионных прав․

Помните‚ что своевременное оформление – залог корректного начисления пенсии‚ выплаты пособий и подтверждения профессионального стажа․ Если у вас возникли сомнения в правильности оформления‚ рекомендуется обратиться за бесплатной юридической консультацией к специалисту по трудовому праву․

Дата публикации: