Переход от бумажных форм оформления труда к электронным трудовым книжкам (ЭТК) – процесс, который требует тщательной подготовки, юридической поддержки и коммуникации с персоналом. Ниже изложена пошаговая инструкция, основанная на актуальной информации (на 21 мая 2026 г.) и рекомендациях Министерства труда и социальной защиты РФ.

Юридический basis перехода

С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С этого момента:

• Все новые сотрудники оформляются только в электронном виде.
• Для существующих работников возможен выбор: оставить бумажную книжку или перейти на электронный формат.
• Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной формы, работодатель может одновременно вести оба варианта.

Важно помнить, что электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если соблюдены требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных» и нормативных актов, регулирующих трудовое законодательство.

Подготовка к переходу

Оценка текущего состояния

Проведите аудит всех текущих бумажных трудовых книжек:

1. Список сотрудников, у которых есть бумажные книжки.
2. Дата последнего ввода данных.
3. Наличие открытых вопросов по трудовому стажу.

Выбор программного обеспечения

Для формирования ЭТК необходимо использовать аккредитованные системы, которые обеспечивают:

• Шифрование данных.
• Подпись электронных документов.
• Интеграцию с ПФР и ФНС.

К популярным решениям относятся «1С:Зарплата и управление персоналом», «Бухгалтеаут», а также специализированные сервисы типа «Трудовое Электронное».

Разработка процедуры подачи заявлений

Сотруднику необходимо подать заявление о переходе на ЭТК. Заявление может быть оформлено:

• В письменной форме (в HR‑отделе).
• Через корпоративный портал (электронная форма).
• По электронной почте с подтверждением получения.

Пошаговый процесс перехода

Информирование персонала

Организуйте информационное собрание или рассылку, в которой расскажете:

• Почему происходит переход.
• Преимущества электронного оформления (отсутствие потери данных, возможность проверки в ПФР, удобство).
• Порядок подачи заявления и сроки.

Приём заявлений

Соберите подписи/электронные заявления от всех желающих перейти на ЭТК. Запомните, что:

1. Заявление должно содержать ФИО, должность, дату начала работы.
2. Сотрудник может отказаться от бумажной формы, указав «Отказ от бумажной трудовой книжки».

Формирование электронных записей

После получения заявления HR‑специалист в течение 3‑5 рабочих дней вносит данные в ЭТК:

• Сведения о трудовом месте, подразделении.
• Дата начала работы.
• Информацию о предыдущем трудовом стаже (если есть).

Подтверждение и передача в ПФР

После формирования ЭТК:

1. Подписывается электронная подпись.
2. Документ отправляется в ПФР для внесения сведений о страховом стаже.
3. Система автоматически генерирует уведомление о завершении перехода.

Выдача подтверждения сотруднику

Сотруднику выдается электронный документ в виде PDF‑файла с подписью и QR‑кодом, который можно открыть через личный кабинет на портале Госуслуг или через корпоративный портал.

Частые вопросы и ответы

Вопрос: Что делать, если сотрудник не желает переходить на электронную форму?

Ответ: По закону он имеет право оставить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель продолжает вести её в бумажном виде, но обязуется обеспечить сотрудника копией электронного варианта для контроля.

Вопрос: Как проверить, что информация в ЭТК внесена правильно?

Ответ: Сотрудник может самостоятельно зайти в личный кабинет на портале ПФР, ввести ИНН и посмотреть сведения о своём трудовом стаже. Также в корпоративном портале доступна функция «Просмотр ЭТК».

Вопрос: Сколько времени занимает переход одного сотрудника?

Ответ: В среднем 5‑7 дней: 1‑2 дня – получение заявления, 2‑3 дня – внесение данных в ЭТК, 1‑2 дня – подпись и отправка в ПФР.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Безопасность: данные хранятся в зашифрованном виде, доступ только у уполномоченных лиц.
• Удобство: доступ к книжке в любой момент через интернет.
• Прозрачность: возможность проверять внесённые сведения в ПФР и ФНС.
• Экономия: сокращение расходов на печать и хранение бумажных документов.

Рекомендации по сопровождению перехода

1. Создайте проектный офис по цифровизации кадровых процессов.
2. Назначьте ответственного за обучение сотрудников работе с ЭТК.
3. Проводите регулярные аудиты качества данных.
4. Обновляйте внутренние регламенты и инструкции.
5. Сохраняйте копии всех заявлений и подтверждений в архиве не менее 5 лет.

Перевод сотрудников на электронную трудовые книжку – это не только требование законодателя, но и возможность ускорить работу HR‑отдела, повысить прозрачность и защитить данные. При правильном планировании, чётком информировании персонала и использовании аккредитованных программ переход пройдет гладко и без риска для компании.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалистам по кадровому праву или к IT‑отделу вашей организации.