Переход России на электронные трудовые книжки (ЭТК) – один из самых актуальных вопросов трудового рынка 2025‑2026 годов. Ниже подробно рассматривается, кто именно отвечает за создание и ведение ЭТК, какие обязанности возлагает закон, и как это отражается на работодателях и сотрудниках.

Кто непосредственно формирует электронные трудовые книжки?

Согласно действующим нормам, работодатель (организация, ИП, юридическое лицо) является тем, кто заведывает электронную трудovou книжку. При этом:

• Формирование ЭТК возлагается на специально назначенного сотрудника (чаще всего – специалиста по персоналу, бухгалтера или руководителя организации).
• Назначенный сотрудник сам выбирает и назначает лицо, которое будет вести ЭТК и представлять отчётность в Пенсионный фонд (форма ЕФС‑1).
• Если в организации нет штатного HR‑отдела, функции могут быть переданы внешнему исполнителю (консалтинговая компания, бухгалтерская фирма).

Как определяется ответственный человек?

Внутренний регламент организации или локальный нормативный акт обычно оговаривают:

1. Кто будет отвечать за ввод данных в ЭТК.
2. Каким образом будет происходить передача информации в ПФР.
3. Какие сроки и формы отчётности требуются.

Обязанности работодателя при переходе на ЭТК

Переход на электронный формат – не просто технический процесс, а набор юридических требований:

• Сбор сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника (дата начала работы, места работы, должность, стаж и т.д.).
• Передача данных в электронном виде в Пенсионный фонд России (СФР) в виде отчёта ЕФС‑1.
• Хранение информации в зашифрованном виде на официальных ресурсах СФР.
• Обеспечение доступа сотрудникам к их собственной ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или через корпоративный портал.

Сроки и этапы

Постановка в законе установлена следующая хронология:

1. С – начало обязательного формирования ЭТК для новых сотрудников.
2. С – бумажные книжки перестают оформляться для тех, кто впервые устроился на работу после этого дня.
3. С – переходный период завершается, и все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде.

Кто может оставить бумажную форму?

Несмотря на общее принудительное переключение, существуют исключения:

• Сотрудники, устроившиеся до , могут сохранить бумажную трудовую книжку, если они не пожелали перейти на электронный формат.
• Переход на ЭТК добровольный – согласие работника необходимо, но работодатель обязан предоставить возможность выбора.
• Если сотрудник уже имеет бумажную книжку, он может перевести её в электронный вид в любой момент, однако отмена такой записи невозможна.

Как правильно оформить ЭТК впервые в 2026 году?

Для организаций, которые только начинают работать с электронными трудовыми книжками, важно соблюдать пошаговую инструкцию:

1. Назначить ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК.
2. Сформировать заявление о переходе на электронный формат (если сотрудник ещё не дал согласия).
3. Внести данные о новом работнике в систему ПФР (через форму ЕФС‑1).
4. Обеспечить доступ сотруднику к его ЭТК через личный кабинет.
5. Регулярно обновлять сведения о трудовой деятельности (продление, перевод, увольнение).

Как организации работают с ЭТК в практике?

Примеры из реального бизнеса показывают, что многие компании используют специализированные сервисы для автоматизации процесса:

• Контур.Экстерн – платформа, позволяющая автоматически формировать и отправлять отчёты ЕФС‑1.
• Сбербанк и Банки.ру – предоставляют инструменты для интеграции ЭТК в корпоративные HR‑системы.
• КонсультантПлюс – консалтинговая поддержка по вопросам соответствия требованиям труда и пенсионного страхования.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Кто может отказаться от электронной формы?
Ответ: Отказ возможен только в случае, если сотрудник сразу после найма запросил сохранение бумажной версии. После перехода на ЭТК отмена записи невозможна.

Вопрос: Что делать, если в компании нет специалиста, который умеет работать с ЭТК?
Ответ: Работодатель может привлечь внешнего исполнителя (бухгалтерскую фирму, консалтинговую компанию) или обучить текущий персонал.

Вопрос: Как сотрудник может посмотреть свою электронную книжку?
Ответ: Через личный кабинет на портале Госуслуг или через корпоративный портал, где данные хранятся в зашифрованном виде.

Итак, кто будет заводить электронные трудовые книжки? – это работодатель, который назначает ответственного лица, собирает и передаёт данные в ПФР, а также обеспечивает доступ сотрудникам к их электронным записям. Переход на ЭТК обязателен для всех новых работников с года и полностью завершится к году. Бумажные формы сохраняются только для тех, кто успел их оформить до 2021 года и не пожелал перехода на электронный вариант.

Компании, которые оперативно организуют процесс формирования ЭТК, минимизируют риск штрафов, упрощают работу с Пенсионным фондом и повышают прозрачность ведения кадровых документов.

Автор статьи: редакция HR‑портала, 23 мая 2026 г.