С 1 января 2022 года в России введён обязательный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) для всех работников, которые впервые трудоустраиваются. Однако даже если вы уже имеете бумажную трудовую книжку, вы можете в любой момент перейти на электронный формат. Ниже приведён подробный пошаговый план, который поможет вам без лишних хлопот перейти к цифровому ведению трудовой книжки.
Понимание прав и обязанностей
- Право на сохранение бумажной версии – работник может в любой момент отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную.
- Обязательность для новых сотрудников – если вы трудоустраиваетесь впервые, вам обязательно выдают ЭТК вместо бумажной.
- Срок выдачи бумажной книги после заявления – работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 дней со дня подачи заявления о переходе.
- Сохранение сведений до 2020 года – бумажная книга остаётся источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года, а в ЭТК фиксируются только данные с 2020 года.
Подготовка к переходу
- Соберите необходимые документы:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
- СНИЛС.
- Трудовая книжка (если она есть).
- Получите заявление о переходе на ЭТК – образец заявления можно найти на портале Госуслуг или у работодателя. В заявлении указывается:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки.
- Согласие на переход на электронный формат.
- Проверьте наличие ошибок в бумажной книге – если в бумажной книге есть ошибки, их можно исправить в ЭТК, но сначала нужно уточнить у работодателя.
Подача заявления работодателю
Сдайте заявление о переходе на электронную трудовую книжку своему работодателю. Важно, чтобы заявление было подписано и датировано. После получения заявления работодатель обязан:
- Подтвердить получение заявления.
- Выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 дней.
- Перевести данные в электронный формат и зарегистрировать в системе Социального фонда.
Регистрация в системе Госуслуг
После того как работодатель зарегистрирует данные в системе, вы получите доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги. Для этого:
- Перейдите на www.gosuslugi.ru.
- Войдите в личный кабинет, используя ЕГРП или Паспорт с электронным подписанием.
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка» и выберите «Электронная трудовая книжка».
- Подтвердите данные и получите электронный документ.
Проверка и сверка данных
После получения ЭТК обязательно сверьте данные с бумажной трудовой книжкой:
- Проверьте даты начала и окончания трудовых отношений.
- Убедитесь, что все сведения о стаже, должностях и квалификациях совпадают.
- Если обнаружите несоответствия, обратитесь к работодателю для корректировки.
Что делать, если вы не хотите переходить на электронную форму?
Если вы предпочитаете оставить бумажную трудовую книжку, вы можете отказаться от перехода. В этом случае:
- Подача заявления о переходе не требуется.
- Работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку.
- При необходимости вы можете в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК.
Переход с электронного формата обратно на бумажный
Переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку возможен, но требует выполнения следующих шагов:
- Подать заявление о переходе обратно в бумажный формат.
- Получить бумажную трудовую книжку в течение 3 дней.
- Сохранить бумажную книгу как источник сведений до 2020 года.
Важные нюансы и советы
- Сохранение бумажной книги – даже после перехода на ЭТК, бумажная книга остаётся актуальной и должна храниться в надёжном месте.
- Проверка данных в портале Госуслуг – регулярно проверяйте актуальность сведений, чтобы избежать ошибок при оформлении пособий и льгот.
- Сроки обновления данных – работодатель обязан обновлять данные в системе в течение 5 дней после изменения статуса сотрудника.
- Требования к электронному подписанию – для доступа к ЭТК требуется электронная подпись, которую можно получить в любом отделении ФНС.
- Контакт с работодателем – при возникновении вопросов свяжитесь с бухгалтерией или отделом кадров вашего предприятия.
Переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату – это шаг в сторону цифровизации и упрощения доступа к информации о вашем трудовом стаже. Следуя указанным шагам, вы сможете без проблем получить электронную трудовую книжку, сохранить бумажную копию и пользоваться всеми преимуществами цифрового формата.
Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться к работодателю или в службу поддержки портала Госуслуг. Удачи в переходе на новый формат!