В практике кадрового учета часто возникает ситуация, когда сотрудник, временно замещавший другого работника (например, в отпуске, болезни или командировке), продолжает выполнять его обязанности на постоянной основе. Такой переход от временного перевода к постоянному требует грамотного документального оформления, включая внесение корректной записи в трудовую книжку. Разберем все нюансы этого процесса с учетом действующего трудового законодательства РФ и рекомендаций Роструда и СФР.
Что такое временный перевод и когда он становится постоянным?
Временный перевод — это переход работника на другую должность или в другое структурное подразделение на ограниченный срок, обычно по инициативе работодателя и с согласия сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). Такой перевод оформляется приказом, дополнительным соглашением к трудовому договору и не отражается в трудовой книжке.
Превращение временного перевода в постоянный происходит, когда:
- оригинальный работник, которого замещал сотрудник, вернулся, но его должность была упразднена или передана;
- работодатель принял решение о закреплении сотрудника на новой должности на постоянной основе;
- стаж работы на временной должности стал основанием для признания его компетентности и соответствия новой роли.
Важно: сам по себе временный перевод в трудовую книжку не вносится — это прямо указано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при переходе с временного на постоянное место?
Да, запись в трудовую книжку вноситься, но только о постоянном переводе!
Согласно статье 66 ТК РФ и п. 3 Правил ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения только о:
- приеме на работу;
- переводе на другую постоянную работу;
- увольнении;
- награждениях и поощрениях.
Таким образом, запись о временном переводе в трудовую книжку не делается, но если временный перевод стал постоянным — вносится запись именно о постоянном переводе, причем с даты фактического начала выполнения обязанностей на новой должности (даже если изначально это был временный перевод).
Важное исключение:
Если сотрудник остался на той же должности и в том же структурном подразделении, но просто перестал быть временно исполняющим обязанности — запись в трудовую книжку не требуется. В этом случае речь идет не о переводе, а об отмене временного исполнения обязанностей. Пример: сотрудник замещал бухгалтера, а потом бухгалтер уволился, и его обязанности закрепили за тем же сотрудником — без изменения должности. Тогда запись в трудовую книжку не нужна.
Как правильно оформить перевод на постоянную работу?
Для легального перехода с временного перевода на постоянный необходимо оформить следующие документы:
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Сотрудник и работодатель подписывают дополнительное соглашение, в котором указывается:
- изменение характера работы с временного на постоянный;
- дата, с которой перевод считается постоянным (это должна быть дата начала временного перевода, если сотрудник фактически работал на новой должности с того момента);
- новые условия труда (если они изменились — оклад, обязанности и т.д.).
Приказ о признании перевода постоянным
Приказ оформляется в свободной форме, но должен содержать:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- ФИО сотрудника, его должность и подразделение;
- ссылку на предыдущий приказ о временном переводе (номер, дата);
- основание для признания перевода постоянным (например: «в связи с увольнением основного работника» или «в связи с необходимостью закрепления сотрудника на должности»);
- дату начала постоянной работы — совпадающую с датой начала временного перевода;
- новую должность (если она изменилась);
- подпись руководителя и печать организации (если есть).
Пример формулировки в приказе:
«Признать перевод сотрудника Иванова И.И. с должности «Оператор ЭВМ» на должность «Бухгалтер по заработной плате» постоянным, с , на основании приказа № 15-к от и дополнительного соглашения к трудовому договору № 3 от ».
Запись в трудовую книжку
На основании приказа о постоянном переводе кадровик вносит запись в трудовую книжку по следующему образцу:
- Дата — дата внесения записи (обычно день оформления приказа или следующий рабочий день).
- Основание — номер и дата приказа о постоянном переводе (не временного!).
- Содержание записи — «Переведен на постоянную работу на должность [указать должность]».
Пример записи в трудовой книжке:
Дата: Основание: Приказ № 28-к от Запись: Переведен на постоянную работу на должность бухгалтера по заработной плате.
Важно! Не указывайте в трудовой книжке слова «временно» или «с временного места». Это противоречит закону. Запись должна отражать только факт постоянного перевода.
Электронная трудовая книжка: особенности
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). В них информация о переводах передается через СФР на основании приказов работодателя;
При переходе с временного перевода на постоянный в ЭТК должны быть отражены:
- дата начала фактического исполнения обязанностей на новой должности (дата временного перевода);
- основание — приказ о постоянном переводе (не временный!);
- новая должность.
Система СФР автоматически формирует запись на основе данных, переданных работодателем. Поэтому важно, чтобы в приказе и в отчете в СФР была указана именно дата начала постоянной работы, а не дата оформления приказа.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Вносят запись о временном переводе в трудовую книжку.
Последствия: нарушение формы ведения трудовой книжки, возможна признание записи недействительной, штрафы от Роструда. - Ошибка 2: Используют приказ о временном переводе как основание для записи в трудовую книжку.
Правильно: только приказ о постоянном переводе. - Ошибка 3: Указывают дату оформления приказа о постоянном переводе как дату начала работы.
Правильно: дата начала постоянной работы — это дата, с которой сотрудник начал выполнять обязанности на новой должности (даже если это было 3 месяца назад). - Ошибка 4: Не оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
Последствия: отсутствие согласия работника на изменение условий труда, нарушение ст. 72 ТК РФ, риск споров и судебных исков.
Практический алгоритм действий работодателя
Чтобы правильно оформить перевод с временного места на постоянное, следуйте пошаговой инструкции:
- Определите, изменилась ли должность или структурное подразделение сотрудника.
- Если да — оформите дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием новой должности и даты начала постоянной работы (дата начала временного перевода).
- Издайте приказ о признании перевода постоянным (ссылка на предыдущий приказ, дата начала, новая должность).
- Внесите запись в трудовую книжку (если она бумажная) на основании приказа о постоянном переводе.
- Передайте сведения в СФР через отчет 1ДФ (для ЭТК) или через личный кабинет работодателя.
- Обновите личную карточку сотрудника (форма Т-2) — в разделе «Переводы».
Перевод с временного места работы на постоянное, это не просто продление срока, а юридически значимое изменение условий труда; Несмотря на то, что временный перевод в трудовую книжку не отражается, его переход в постоянный требует обязательного оформления документов и внесения записи о постоянном переводе.
Ключевые принципы:
- Запись в трудовую книжку делается только о постоянном переводе.
- Основанием для записи служит приказ о постоянном переводе, а не о временном.
- Дата начала постоянной работы, дата фактического начала выполнения обязанностей на новой должности.
- Если должность и подразделение не изменились — запись в трудовую книжку не требуется.
Правильное оформление не только защищает права сотрудника, но и снижает риски проверок со стороны трудовой инспекции и СФР. Не пренебрегайте документами, даже если кажеться, что «всё и так понятно».
Если вы сомневаетесь в правильности оформления — всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву или кадровым специалистом с опытом работы в вашей отрасли.