Переход сотрудника на другую должность, это частая кадровая процедура, которая требует строгого соблюдения трудового законодательства. Одним из ключевых этапов такого перехода является правильное внесение записи в трудовую книжку работника. Ошибки в этом документе могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа, поэтому кадровику и работодателю крайне важно знать все тонкости данного процесса.
Нормативная база и сроки
Ведение трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) регламентируется специальным законодательством. Согласно актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек, запись о переводе на другую работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (или иного решения работодателя), если иное не установлено нормативными актами.
Документальное оформление до внесения записи
До того как внести запись в трудовую книжку, работодатель обязан правильно оформить саму процедуру перехода. Без подтверждающих документов делать отметки в книжке запрещено. Процедура включает:
- Получение письменного согласия работника — это может быть заявление сотрудника или его подпись на уведомлении о переводе.
- Издание приказа о переводе (унифицированная форма Т-5 или самостоятельно разработанная форма).
И только после подписания приказа кадровик приступает к заполнению трудовой книжки.
Правила внесения записей в раздел «Сведения о работе»
Запись о переходе на другую должность вносится в раздел «Сведения о работе». При заполнении граф необходимо соблюдать следующие правила:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 — указывается дата перевода (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3 — вносится сама суть записи. Указывается: «Переведен на должность [название должности]». Если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение, то при переводе внутри этой организации необходимо указать и подразделение, и новую должность.
- Графа 4 — приводится ссылка на приказ о переводе с указанием даты и номера документа (например: «Приказ от № 45-к»).
Особенности переводов в разных ситуациях
Переход в том же структурном подразделении
Если сотрудник меняет должность, но остается в том же отделе, запись делается стандартным образом. В графе 3 указывается: «Переведен на должность [название]». Наименование подразделения можно не дублировать, если оно не менялось.
Переход в другое структурное подразделение
Согласно п. 3.1 Инструкции (и актуальным разъяснениям), если работник переходит в другой отдел, в графе 3 делается запись о назначении в конкретное структурное подразделение с указанием его наименования и новой должности.
Пример записи в графе 3: «Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов».
Важно: Эксперты Роструда разъясняют: если при смене подразделения должность и обязанности работника не меняются, запись в трудовую книжку о таком перемещении не вносится, так как это не является переводом в строгом смысле ТК РФ.
Изменение функционала при том же названии должности
Бывает, что название должности остается прежним, но существенно меняется функционал (например, расширение зоны обслуживания или изменение технологии производства). В этом случае перевод оформляется обычным образом: заключается допсоглашение, издается приказ, и в трудовую книжку вносится стандартная запись о переводе (даже если наименование должности звучит так же).
Переход в другую организацию
Если переход осуществляется к другому работодателю, порядок оформления зависит от инициатора:
- По инициативе сотрудника: работник пишет заявление об увольнении в связи с переходом. В трудовой книжке прежнего работодателя делается запись: «Уволен в связи с переходом на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По приглашению нового работодателя: запись может звучать как увольнение в порядке перевода. У нового работодателя в графе 3 будет указано: «Принят на должность [название] в порядке перевода из [наименование прежней организации]».
Также существует особый случай — переход на выборную должность. В такой ситуации запись выглядит так: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в [наименование органа], пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса РФ».
Образцы записей
Пример 1: Постоянный перевод на другую должность в том же отделе
Графа 1: 15
Графа 2: 15 05 2026
Графа 3: Переведен на должность старшего инженера.
Графа 4: Приказ от № 32-к
Пример 2: Постоянный перевод в другое подразделение
Графа 1: 16
Графа 2: 23 05 2026
Графа 3: Переведен в отдел продаж на должность менеджера по ключевым клиентам.
Графа 4: Приказ от № 41-к
Внесение записи о переходе на другую должность — ответственная процедура, требующая внимания к деталям. Главное правило: сначала оформляются документы-основания (согласие, допсоглашение, приказ), и только затем вносится запись в трудовую книжку. Обязательно учитывайте, менялось ли структурное подразделение, так как это напрямую влияет на формулировку в графе 3. Соблюдение установленных сроков (до 5 рабочих дней) и точное указание реквизитов приказов убережет работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции, а работника, от проблем с подтверждением своего профессионального пути;