В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала стандартом делового оборота, однако вопросы перехода с бумажного формата на цифровой все еще возникают. Ситуация, когда действующий сотрудник приносит заявление о переходе на ЭТК, требует от работодателя четких и законодательно обоснованных действий. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах трудового права и правилах Социального фонда России (СФР).

Правовая основа и права сотрудника

Важно помнить, что право выбрать формат ведения трудовой книжки сохраняется за работником бессрочно. Согласно законодательству, лица, которые ранее не подавали заявление о выборе электронной трудовой книжки, могут сделать это в любое время. Для этого необходимо подать письменное заявление работодателю по основному месту работы.

Ключевые моменты, которые должен знать работодатель:

• Сотрудник имеет право перейти на ЭТК в любой момент своей трудовой деятельности.
• Заявление подается в письменной форме (в свободной форме или по образцу организации).
• После подачи заявления бумажная трудовая книжка больше не ведется, за исключением случаев, когда в нее нужно внести запись о подаче самого заявления.

Алгоритм действий работодателя

Как только заявление получено, кадровая служба и бухгалтерия должны выполнить ряд последовательных действий.

Шаг 1: Прием и регистрация заявления

Сотрудник пишет заявление в свободной форме. В документе должны быть указаны ФИО работника, должность и просьба о переходе на электронную трудовую книжку со ссылкой на соответствующие статьи Трудового кодекса. Работодатель обязан зарегистрировать входящий документ в журнале учета заявлений.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Это критически важный этап. Даже если сотрудник переходит на «цифру», бумажный документ нельзя просто отдать без последней записи. В бумажную трудовую книжку необходимо внести запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Примерная формулировка записи: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись заверяется подписью работодателя и печатью организации (если она используется), а также подписью работника.

Шаг 3: Выдача бумажной трудовой книжки на руки

После внесения записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.

Сроки выдачи: Законодательство требует выдачи документа в течение трех дней со дня подачи заявления (или в день увольнения, если заявление подано одновременно с заявлением об увольнении, но в случае простого перехода — в кратчайшие сроки, обычно в день внесения записи или на следующий).

Факт выдачи обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Сотрудник ставит свою подпись в графе «Получил трудовую книжку».

Шаг 4: Уведомление Социального фонда (СФР)

Работодатель обязан передать сведения о выборе работником электронной трудовой книжки в Социальный фонд России. Это делается путем подачи формы СЗВ-ТД (или актуальной на 2026 год электронной формы отчетности).

• В отчете указывается код мероприятия «ПЕРЕХОД НА ЭТК» (или соответствующий цифровой код).
• Отчет должен быть отправлен не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления сотрудником.

Частые вопросы и нюансы

Может ли сотрудник передумать?

Если сотрудник подал заявление на переход на ЭТК, процесс считается запущенным. Однако, если речь идет о первичном выборе (что в 2026 году актуально скорее для тех, кто долго не работал), то после подачи заявления обратный путь в бумажный формат для этого периода работы уже закрыт. Бумажная книжка остается у него на руках как исторический документ, но новые записи в нее не вносятся.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку после получения?

Ответственность за сохранность бумажной трудовой книжки после ее выдачи работнику в связи с переходом на ЭТК несет сам работник. Работодатель не обязан восстанавливать утерянный документ, так как вся актуальная информация о стаже с 2020 года (и ранее поданная) хранится в базе СФР.

Нужно ли издавать приказ?

Трудовой кодекс не требует издания отдельного приказа о переходе на ЭТК. Основанием для действий работодателя служит личное заявление работника. Однако многие организации для внутреннего документооборота издают распоряжение о внесении изменений в книгу учета трудовых книжек.

Образец действий в виде чек-листа

1. Получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
2. Зарегистрировать заявление.
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку о подаче заявления.
4. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику под роспись в Книге учета.
5. Сформировать и отправить отчет в СФР (форма СЗВ-ТД или аналог) до 15 числа следующего месяца.
6. Перестать вносить записи в бумажную трудовую книжку данного сотрудника (она хранится у него).

Соблюдение этих шагов позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректное ведение кадрового учета в условиях цифровой экономики 2026 года.