Переход сотрудника с работы по совместительству на основную должность в пределах одной организации — это важный этап в его трудовой деятельности. Правильное оформление записи в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) имеет ключевое значение для подтверждения стажа и защиты прав работника. В статье рассмотрим все нюансы этой процедуры, включая изменения, связанные с внедрением электронных трудовых книжек.

Правовые основы ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая представляет собой цифровой аналог бумажного документа. Сведения о трудовой деятельности храняться в базе Социального фонда России (СФР).

Особенности записи при переходе с совместительства на основную работу

Если запись о совместительстве уже внесена в трудовую книжку

Если сотрудник ранее работал по совместительству в вашей организации, и запись об этом уже была внесена в его трудовую книжку, то при переходе на основную должность необходимо:

1. Внести запись о переводе на основную работу в графу 3 раздела «Сведения о работе».
2. Указать должность, структурное подразделение и условия труда (если они изменились).
3. Записать основание перевода — приказ или распоряжение работодателя с указанием его номера и даты.

Если запись о совместительстве не вносилась в трудовую книжку

Если по каким-либо причинам запись о работе по совместительству не была внесена в трудовую книжку, то при переходе на основную должность:

• В первую очередь необходимо внести запись о работе по совместительству.
• Затем оформить запись о переводе на основную должность.

В этом случае записи будут выглядеть следующим образом:

Особенности оформления электронной трудовой книжки

При ведении электронной трудовой книжки:

• Все записи вносятся в базу данных СФР в электронном формате.
• Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности в виде выписки из ЭТК не позднее 3 рабочих дней с даты издания приказа о переводе;
• Работник вправе запросить бумажную копию своей трудовой книжки, если у него нет доступа к личному кабинету на портале Госуслуг.

Порядок оформления записей в трудовой книжке

Заполнение ьного листа

ьный лист трудовой книжки заполняется следующим образом:

• Указываются фамилия, имя, отчество работника.
• Записывается дата рождения.
• Указывается образование (среднее, высшее и т.д.).
• Профессия или специальность.
• Подписывается работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек.
• Ставится печать организации (если она используется).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» включает следующие графы:

• Графа 1: порядковый номер записи.
• Графа 2: дата приема на работу или перевода.
• Графа 3: должность, профессия, структурное подразделение.
• Графа 4: основание — приказ или распоряжение с указанием номера и даты.

Порядок внесения записей

Записи в трудовую книжку вносятся:

1. После издания приказа о приеме на работу или переводе.
2. Не позднее недельного срока со дня издания приказа.
3. В присутствии работника, который расписывается в подтверждение правильности внесенной записи.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за:

• Своевременное и правильное внесение записей в трудовую книжку.
• Сохранность трудовой книжки до передачи ее работнику при увольнении.
• Предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном формате (при использовании ЭТК).

В случае нарушения порядка ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли не вносить запись о совместительстве в трудовую книжку?

Ответ: Нет, запись о работе по совместительству должна быть внесена в трудовую книжку, если сотрудник проработал более 5 дней. Исключение составляют случаи, когда работник не изъявил желания иметь трудовую книжку на бумажном носителе (при наличии электронной трудовой книжки).

Вопрос 2: Как быть, если работник отказывается подписывать трудовую книжку?

Ответ: Если работник отказывается подписывать трудовую книжку, об этом делается соответствующая отметка в журнале учета трудовых книжек. При этом запись считается действительной.

Вопрос 3: Можно ли аннулировать запись о совместительстве при переходе на основную работу?

Ответ: Нет, запись о совместительстве не аннулируется. Она остается в трудовой книжке и подтверждает стаж работника.

Вопрос 4: Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Ответ: Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуг.
2. Войти в личный кабинет.
3. Выбрать раздел «Трудовая деятельность».
4. Заказать выписку в электронном или бумажном виде.

Переход сотрудника с работы по совместительству на основную должность — это важный этап, требующий правильного оформления записей в трудовой книжке. В 2026 году все работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном формате, что делает процесс более прозрачным и удобным. Однако, независимо от формата ведения трудовой книжки, важно соблюдать все требования законодательства и своевременно вносить необходимые записи.

Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и неправильное его оформление может привести к серьезным последствиям как для работника, так и для работодателя. Следуйте рекомендациям, изложенным в статье, и вы избежите ошибок при оформлении перевода сотрудника с совместительства на основную работу.