С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж всех работников теперь будет формироваться исключительно в цифровом формате․ В связи с этим у многих кадровиков и работников возникают вопросы: нужно ли делать отметку в бумажной трудовой книжке о том, что сотрудник перешел на ЭТК, и как правильно это оформить?
В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, юридические нюансы и правила заполнения бумажного документа при переходе на электронный формат учета стажа․
Что такое ЭТК и зачем нужен переход?
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажного документа, информация из которого хранится на защищенных серверах Социального фонда России (СФР)․ С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или социальных выплат․ Если бумажная трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, восстановить данные бывает крайне сложно․ ЭТК решает эту проблему: данные сохраняются надежно и всегда доступны работнику через портал «Госуслуги»․
Обязательна ли запись в бумажной трудовой?
Согласно российскому законодательству, работодатель обязан уведомить сотрудника о подаче сведений о его трудовой деятельности в электронном виде․ Делается это путем внесения специальной записи в бумажную трудовую книжку работника․ Это своеобразный «мост» между бумажным прошлым и цифровым будущим, который подтверждает, что с данного момента стаж сотрудника продолжает учитываться в системе СФР․
Кому и когда вносится запись?
Запись вносится:
- При увольнении сотрудника, если работник увольняется после того, как работодатель начал подавать на него отчеты по форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности)․
- По просьбе работника — если сотрудник, продолжая работать, хочет получить информацию о том, что его данные передаются в электронном виде (например, для предоставления в банк или другие организации)․
Пошаговая инструкция: как внести запись
Внесение записи о переходе на ЭТК регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек․ Разберем процесс по шагам․
Шаг 1: Подготовка
Убедитесь, что вы корректно подали отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России на данного сотрудника․ Запись в бумажном документе должна строго соответствовать данным, переданным в электронном виде․
Шаг 2: Внесение сведений в графы
В разделе «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки необходимо заполнить три главные графы:
- Графа 1 (№ записи) — проставляется порядковый номер записи в соответствии с нумерацией предыдущих записей․
- Графа 2 (Дата) — указывается дата внесения записи (арабскими цифрами, например: )․
- Графа 3 (Сведения о приеме․․․) — вносится текст: «Подача сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․ Внимание: ссылка на конкретного работодателя или его реквизиты в этой записи не требуется․
- Графа 4 (Наименование документа․․․) — указывается реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого подаются сведения․ Как правило, это приказ о приеме на работу, переводе или увольнении, по которому подан отчет ЕФС-1․
Пример заполнения:
Графа 1: 15
Графа 2: 22 05 2026
Графа 3: Подача сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ от № 45-к
Шаг 3: Заверение записей
Если запись вносится при увольнении работника, то все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя (при ее наличии);
- Подписью самого работника․
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы избежать нарушений трудового законодательства, обратите внимание на следующие моменты:
- Не путайте с заявлением о выборе: До конца 2020 года работники писали заявления о сохранении бумажной трудовой или переходе на ЭТК․ Сейчас, в 2026 году, переход на ЭТК является обязательным для всех новых трудовых отношений․ Запись о подаче сведений — это не результат заявления, а констатация факта передачи данных в СФР․
- Не зачеркивайте и не исправляйте: Если допущена ошибка, ее нужно признать недействительной в порядке, предусмотренном Правилами (без зачеркивания), а затем внести верную запись․
- Выдача бумажной книжки на руки: При увольнении бумажная трудовая книжка выдаеться работнику на руки․ В ней больше не будет производиться записей, и она будет служить документом, подтверждающим стаж до перехода на ЭТК․
Что делать, если бумажная трудовая утеряна?
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или работник ее не предоставил, работодатель не обязан оформлять новую бумажную трудовую книжку (если работник устраивается на работу впервые или после 2020 года)․ Вся информация о стаже теперь формируется в электронном виде․ Работник всегда может выгрузить сведения о своей трудовой деятельности из личного кабинета на портале Госуслуг или через МФЦ․
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг к цифровой экономике, который делает процесс учета стажа прозрачным и безопасным․ Внесение записи о подаче сведений в бумажную трудовую книжку, это простая, но необходимая процедура, которая обеспечивает юридическую чистоту переходного периода․ Главное — соблюдать установленные формулировки, правильно указывать реквизиты приказов и не забывать заверять записи при увольнении сотрудника․