Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжок с 1 января 2020 года, вопросы выдачи бумажных документов остаются актуальными. Разберёмся, в каких случаях работодатель обязан передать трудовую книжку работнику на руки.
Основные случаи выдачи трудовой книжки
При увольнении (прекращении трудового договора)
Это наиболее распространённый случай. Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении.
Важно: задержка выдачи трудовой книжки при увольнении влечёт ответственность для работодателя, включая компенсацию работнику за вынужденный прогул.
По письменному заявлению работника в период трудовой деятельности
Работник имеет право получить трудовую книжку на руки не только при увольнении; По письменному заявлению работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Типичные ситуации, когда работник может понадобиться трудовую книжку во время работы:
- Оформление пенсии
- Получение кредита или ипотеки
- Оформление социальных выплат
- Предоставление в органы власти и другие организации
При оформлении пенсии
Если работнику необходима трудовая книжка только для оформления пенсии, работодатель выдаёт её в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
Особенности выдачи в 2026 году
Переходный период завершён
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:
- Работодатели ведут электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года
- Если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют
- До 31 декабря 2020 года уже трудоустроенные работники должны были выбрать вариант ведения трудовой книжки — традиционный бумажный или электронный
Как получить копию электронной трудовой книжки
Если работник выбрал электронный формат, он может:
- Получить сведения о трудовой деятельности в форме СЗВ-ТД у работодателя
- Запросить данные через портал Госуслуги
- Обратиться в Социальный фонд России (СФР)
Срок предоставления информации работодателем — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Когда работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель оформляет трудовую книжку для работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Однако данное правило применимо с учётом переходных положений: новые бумажные трудовые книжки с 2021 года оформляются только для тех, кто:
- Ранее уже имел бумажную трудовую книжку
- Не отказался от ведения бумажного документа в пользу электронного формата
Порядок выдачи трудовой книжки
Необходимые документы и оформление
При выдаче трудовой книжки работодатель:
- Вносит все необходимые записи (об увольнении, о переводах и т.д.)
- Подписывает и ставит печать (если имеется)
- Оформляет расписку о получении трудовой книжки на руки
Расписка — важный документ, подтверждающий факт выдачи трудовой книжки и защищающий работодателя от претензий.
Если работник отсутствует в день увольнения
В случае, когда работник не может получить трудовую книжку лично:
- Работодатель направляет уведомление о готовности документа
- Трудовая книжка выдаётся с согласия работника уполномоченному им лицу по доверенности
- Документ может быть отправлен по почте с уведомлением о вручении
Ответственность работодателя
Работодатель несёт ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников в течение всего периода их работы. В случае утраты или порчи документа по вине работодателя последний обязан:
- Восстановить трудовую книжку на основании имеющихся документов
- Выплатить работнику компенсацию морального вреда
- Нести иные виды ответственности в соответствии с законодательством
Как восстановить трудовую книжку
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или повреждена, работник может:
- Обратиться к текущему или предыдущему работодателю с заявлением о восстановлении
- Подать заявление на оформление новой бумажной трудовой книжки (если ведение бумажного документа продолжается)
- Запросить сведения из электронной трудовой книжки через работодателя или СФР
Ключевые правила в таблице
| Ситуация | Срок выдачи | Основание |
|---|---|---|
| Увольнение работника | В день увольнения (последний рабочий день) | Ст. 62 ТК РФ |
| По заявлению работника в период работы | Не позднее 3 рабочих дней | Ст. 62 ТК РФ |
| Для оформления пенсии | Не позднее 3 рабочих дней | Правила ведения трудовых книжек |
| Электронная трудовая книжка (сведения) | Не позднее 25-го числа следующего месяца | П. 2 ст. 66.1 ТК РФ |
Трудовая книжка выдаёться работнику не только при увольнении, хотя это наиболее частый случай. В период действующего трудового договора работник вправе запросить документ для решения личных вопросов — оформления пенсии, получения кредита и других целей.
Самое главное помнить: работодатель обязан выдать трудовую книжку в установленные законом сроки, а нарушение этого требования влечёт административную и материальную ответственность. В эпоху цифровизации важно отслеживать свои данные как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке, проверяя корректность сведений через личный кабинет на портале Госуслуг или в Социальном фонде России.