С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевая веха в цифровой трансформации кадрового учета, которая меняет подход к ведению трудовой деятельности граждан. Работодатели обязаны не только соблюдать законодательные требования, но и обеспечить прозрачность и информированность своих сотрудников. В этой статье вы найдете все необходимые сведения: от юридических основ до образцов уведомлений и практических рекомендаций по оформлению перехода на ЭТК.

Правовая основа перехода на электронные трудовые книжки

Основным нормативным актом, регулирующим переход на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с введением электронных трудовых книжек».

Согласно этому закону:

• С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде для новых сотрудников, принятых на работу впервые.
• С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки для новых сотрудников не заводятся — только ЭТК.
• До 31 октября 2020 года все работодатели обязаны были письменно уведомить всех действующих сотрудников о введении ЭТК и о праве выбрать способ ведения трудовой книжки — бумажный или электронный.
• С 1 января 2026 года переходный период завершается. Все трудовые отношения теперь формализуются исключительно через электронный формат. Бумажные трудовые книжки остаются действительными, но не могут быть использованы для новых записей — все сведения о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде.

Обязанности работодателя: что нужно сделать в 2026 году?

Даже после завершения переходного периода работодатель несет ответственность за корректное ведение и передачу данных. Основные обязанности:

1. Обеспечить передачу данных в ПФР, все сведения о приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности сотрудника должны быть переданы в электронном виде в течение 1 рабочего дня с даты события.
2. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику, если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку — при переходе на ЭТК в последнюю запись в бумажной книжке вносится: «Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ».
4. Хранить бумажные трудовые книжки — все ранее выданные бумажные трудовые книжки должны храниться в архиве организации в течение 50 лет с момента увольнения сотрудника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
5. Вести журнал учета уведомлений — рекомендуется вести журнал регистрации уведомлений о переходе на ЭТК (образец ниже).

Обязательное уведомление работников: образец и порядок вручения

Хотя основной срок уведомления — 31 октября 2020 года, в 2026 году работодатели обязаны:

• Подтверждать, что все сотрудники были проинформированы;
• Обеспечивать информирование новых сотрудников, которые не получали уведомление ранее (например, при восстановлении трудовых отношений или при переходе из другого юридического лица);
• Вести документальное подтверждение факта ознакомления.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (2026 г.)

<b>УВЕДОМЛЕНИЕ</b>

<p>Настоящим уведомляем Вас о введении в действие с 1 января 2020 года Федерального закона № 439-ФЗ, предусматривающего ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронная трудовая книжка — ЭТК).</p>
<p>В соответствии с законом, Вы имеете право выбрать один из двух способов ведения трудовой книжки:</p>

<ul>
 <li>Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде — в этом случае сведения о Вашей трудовой деятельности будут вноситься в бумажную трудовую книжку, а также передаваться в электронном виде в Пенсионный фонд РФ для формирования ЭТК.</li>
 <li>Перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде — в этом случае бумажная трудовая книжка перестает использоваться для новых записей, а вся информация о трудовой деятельности будет храниться исключительно в электронном виде в ПФР.</li>
</ul>

<p>Для реализации Вашего права необходимо подать письменное заявление в отдел кадров до [указать дату, например: ].</p>

<p>Если Вы не подадите заявление, Ваша трудовая книжка будет вестись в бумажном виде, а сведения о трудовой деятельности — автоматически передаваться в электронный реестр ПФР.</p>

<p>Сведения о трудовой деятельности в электронном виде доступны Вам через личный кабинет на портале Госуслуг или в Пенсионном фонде РФ.</p>

<p>При переходе на электронную трудовую книжку Вы получите на руки Вашу бумажную трудовую книжку с соответствующей записью о переходе.</p>

<p>Дата: _______________<br>
Подпись работника: ______________________<br>
Ф.И.О.: _________________________________</p>

Журнал регистрации уведомлений о переходе на ЭТК (образец)

Рекомендуется вести журнал учета для подтверждения выполнения обязанности по уведомлению. Ниже — образец формы:

Примечание: Журнал хранится в отделе кадров не менее 5 лет после увольнения последнего сотрудника, указанного в журнале.

Что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК в 2026 году?

Даже в 2026 году сотрудник имеет право подать заявление о переходе на ЭТК, это право не утрачено. Алгоритм действий работодателя:

1. Получить письменное заявление от работника (в произвольной форме, но с указанием ФИО, должности, даты и подписи).
2. В течение 3 рабочих дней внести в бумажную трудовую книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ».
3. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки под роспись.
4. Начать передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде (в течение 1 рабочего дня после каждого события).
5. Зарегистрировать заявление в журнале учета.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки после перехода?

Ответ: Нет. После перехода на ЭТК и выдачи бумажной книжки на руки, возврат к бумажному ведению невозможен. Работник может только продолжать использовать ЭТК, а бумажная книжка остается архивным документом.

Вопрос 2: Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?

Ответ: В этом случае работодатель обязан выдать дубликат бумажной трудовой книжки на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность. После этого — внести запись о переходе на ЭТК и выдать книжку на руки.

Вопрос 3: Нужно ли уведомлять новых сотрудников, принятых в 2026 году?

Ответ: Да. Несмотря на завершение переходного периода, работодатель обязан информировать каждого нового сотрудника о порядке ведения ЭТК при заключении трудового договора. Это является частью процедуры приема на работу.

Вопрос 4: Где можно получить сведения из ЭТК?

Ответ: Сведения из электронной трудовой книжки доступны через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Офисы Пенсионного фонда РФ;
• МФЦ.

Переход на электронные трудовые книжки — это не просто изменение формы документа. Это:

• Защита прав работника — данные хранятся в надежной государственной системе, исключая потери и подделки;
• Упрощение кадрового учета — автоматизация передачи данных снижает нагрузку на отдел кадров;
• Повышение прозрачности — сотрудник сам может проверить свою трудовую историю в любое время;
• Цифровая интеграция, ЭТК становится частью единой цифровой экосистемы государственных услуг.

В 2026 году работодатель должен быть уверен: все сотрудники проинформированы, все заявления оформлены, все данные переданы, а бумажные книжки — правильно архивированы. Это не просто юридическая обязанность, это ответственность перед каждым работником, чья трудовая история теперь надежно сохранена в цифровом виде.

Важно! Документы, связанные с уведомлением о переходе на ЭТК, относятся к категории документов с сроком хранения 50 лет и должны включаться в номенклатуру дел отдела кадров в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ.

Для получения актуальных образцов заявлений и уведомлений рекомендуется использовать официальные источники: Пенсионный фонд РФ, КонсультантПлюс, Госуслуги.