С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаменует собой полную цифровизацию учета трудового стажа граждан. Для работодателей это означает устоявшиеся, но строгие правила отчетности. В данной статье мы подробно разберем, когда и как необходимо сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД в текущих условиях.

Основные правила сдачи отчетности в 2026 году

Главное, что нужно помнить работодателю в 2026 году: отчетность сдается только при наступлении кадровых событий. Периодических ежемесячных отчетов по сотрудникам, с которыми ничего не происходило, сдавать не нужно.
Отчет по форме СЗВ-ТД формируется и передается в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) в следующих случаях:

• Прием работника на работу;
• Перевод сотрудника на другую постоянную работу;
• Увольнение работника;
• Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) — для тех, кто впервые трудоустраивается или восстанавливает стаж;
• Переименование организации или смена названия;
• Судебное решение о восстановлении стажа или исправлении записей.

Сроки подачи формы СЗВ-ТД

Сроки сдачи отчета напрямую зависят от количества сотрудников в организации и типа кадрового события.

Стандартные кадровые изменения (прием, перевод, увольнение)

Для большинства работодателей действуют следующие сроки передачи сведений:

• Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие.
• Пример: Если сотрудник принят на работу 10 мая 2026 года, отчет нужно сдать до 15 июня 2026 года.
• Пример: Если увольнение произошло 30 апреля 2026 года, отчет сдается до 15 мая 2026 года.

> Важно: Если последний день сдачи отчета выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на первый следующий за ним рабочий день;

Исключение для крупных работодателей

Если среднесписочная численность работников составляет 25 человек и более, отчетность сдается исключительно в электронной форме. Для таких работодателей с 2021 года (и продолжает действовать в 2026 году) действует ускоренный срок для событий приема и увольнения:

• Сведения о приеме и увольнении передаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или иного документа-основания.
• Сведения о переводах и других изменениях, в общем порядке (до 15 числа следующего месяца).

Примечание: В условиях 2026 года, когда бумажный документооборот практически полностью вытеснен, рекомендуется всем работодателям, независимо от численности, ориентироваться на оперативную передачу данных.

Особенности завершения переходного периода

Поскольку с 1 января 2026 года переходный период завершен, вступили в силу финальные нормы законодательства:

Бумажные трудовые книжки: Работодатели больше не ведут бумажные трудовые книжки для сотрудников, которые не подавали заявления об отказе от ЭТК до конца 2020 года. Для новых сотрудников (впервые устраивающихся на работу с 2021 года) бумажные трудовые книжки вообще не заводятся.
Хранение бумажных версий: Если у работодателя хранятся бумажные трудовые книжки сотрудников (которые ранее выбрали их ведение), они должны быть выданы работникам на руки под роспись при увольнении или по их письменному заявлению в любое время. Если работник не забрал книжку, она хранится у работодателя до востребования.
Исправление ошибок: Все ошибки, допущенные в электронных записях, исправляются путем внесения новой записи с указанием причины исправления. Отдельный отчет «об исправлении» не формируется, исправление входит в очередной отчет СЗВ-ТД.

Ответственность за нарушение сроков

Несвоевременная сдача отчета СЗВ-ТД или предоставление недостоверных сведений влечет за собой финансовые санкции:

• Штраф составляет 500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому допущено нарушение.
• При повторном нарушении или грубых ошибках сумма штрафа может быть увеличена.

Чек-лист для бухгалтера или кадровика

Чтобы избежать штрафов в 2026 году, следуйте этому алгоритму:
Фиксируйте дату события: День издания приказа о приеме, переводе или увольнении.
Проверьте численность: Определите, попадаете ли вы под правило «следующего рабочего дня» для приема/увольнения (если штат > 25 чел.).
Сформируйте отчет: Включите в форму СЗВ-ТД только тех сотрудников, с которыми произошли изменения в отчетном периоде.
Проверьте данные: Убедитесь, что коды мероприятий (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ) указаны верно.
Отправьте в срок: Не позднее 15 числа следующего месяца (или на следующий день для крупных работодателей при приеме/увольнении).

В 2026 году система электронных трудовых книжек работает как отлаженный механизм; Ключевое правило для работодателя — оперативность. Отсутствие необходимости сдавать «пустые» отчеты ежемесячно облегчает работу, но требует высокой дисциплины при наступлении кадровых событий. Помните: каждая запись в электронной трудовой книжке влияет на будущую пенсию сотрудника, поэтому точность и своевременность передачи данных в СФР критически важны.