В современной кадровой практике переименование должности — распространённое явление, связанное с реорганизацией компании, изменением структуры подразделений, обновлением классификаторов профессий или корректировкой внутренних регламентов. Важно понимать, что переименование должности не является переводом на другую работу, если трудовая функция сотрудника не изменилась. Тем не менее, это обязательное основание для внесения записи в трудовую книжку в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Почему нужно вносить запись о переименовании должности?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю трудовой деятельности работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, в трудовой книжке должны отражаться все значимые события трудовой деятельности, включая:
- прием на работу;
- переводы на другую работу;
- увольнение;
- переименование должности.
Если в трудовой книжке сохраняется устаревшее наименование должности, это может создать проблемы при:
- оформлении пенсии (Пенсионный фонд требует точного соответствия наименований должностей в документах);
- получении льгот или компенсаций;
- проверках трудовой инспекцией;
- подтверждении квалификации при устройстве на новую работу.
Следовательно, внесение записи о переименовании должности, не формальность, а юридическая обязанность работодателя.
Правовой основание и порядок внесения записи
Основанием для внесения записи служит приказ работодателя о переименовании должности. Этот приказ оформляется на основании решения руководства компании и должен содержать:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- указание на переименование должности (бывшее и новое наименование);
- основание для переименования (например, «в целях приведения наименований в соответствие с ЕКС»);
- ссылку на штатное расписание;
- подпись руководителя и печать (если применяется).
Важно! Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись не позднее дня его издания. Хотя закон не требует предупреждения за два месяца (как при изменении условий труда), рекомендуется уведомить работника заранее для избежания недопонимания.
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Порядок следующий:
- Графа 1, порядковый номер записи (следующий по очереди после предыдущей записи).
- Графа 2 — дата внесения записи (дата издания приказа).
- Графа 3 — содержание записи. Формулировка должна быть точной и соответствовать формулировке приказа.
- Графа 4 — основание (номер и дата приказа).
Образец записи в трудовой книжке:
Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Переименована должность: «ведущий специалист отдела кадров» на должность «специалист по кадровому администрированию»
Графа 4: Приказ № 45-к от
Важно! Не допускается использование сокращений, неофициальных формулировок или слов «теперь называется». Запись должна быть юридически корректной и соответствовать официальным документам.
Переименование должности и электронная трудовая книжка
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2023 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
В случае с ЭТК запись о переименовании должности вносится работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ через специальный модуль «Электронная трудовая книжка». Процедура аналогична бумажной:
- издается приказ;
- в систему вводятся реквизиты приказа и новое наименование должности;
- сотрудник может проверить изменения в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуги.
Если сотрудник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку, запись вносится только в электронную — бумажная больше не обновляется, если сотрудник не подал заявление о её сохранении.
Что делать, если переименование связано с реорганизацией?
Если переименование должности происходит в рамках реорганизации компании (слияние, присоединение, разделение), то запись в трудовую книжку вносится на основании приказа о реорганизации и приложения к нему — нового штатного расписания. В этом случае в графе 3 указывается:
«В связи с реорганизацией организации переименована должность: “менеджер по продажам” на “менеджер по развитию бизнеса”»
При этом не требуется согласие работника, если его трудовая функция не изменилась, а изменено только наименование должности.
Частые ошибки при внесении записей
- Не вносить запись вообще, нарушение ТК РФ, может повлечь штраф от трудовой инспекции (до 50 000 руб. для организации).
- Использовать неофициальные формулировки, например: «теперь называется», «было — стало», это недопустимо.
- Не указывать номер и дату приказа — запись считается неправильно оформленной.
- Вносить запись без приказа — невозможно. Только на основании официального документа.
- Изменять уже сделанные записи — исправления в трудовой книжке возможны только по решению суда или по инициативе ПФР при наличии ошибок.
Образец приказа о переименовании должности
Вот шаблон приказа, который можно использовать в организации:
ПРИКАЗ
№ 45-к
г. Москва
15 апреля 2026 г.
О переименовании должности
В целях приведения наименований должностей в соответствие с Единым квалификационным справочником должностей служащих (ЕКСД), в соответствии с решением руководства и новым штатным расписанием от № 12/2026,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Переименовать должность «ведущий специалист отдела кадров» на должность «специалист по кадровому администрированию».
- Внести соответствующие изменения в штатное расписание и локальные нормативные акты;
- Ознакомить сотрудника с настоящим приказом под подпись.
- Кадровому отделу внести запись в трудовую книжку сотрудника в установленном порядке.
Генеральный директор
_________________ /И.И. Иванов/
Подпись
Переименование должности — это стандартная кадровая процедура, требующая внимательного и грамотного оформления. Несмотря на то, что трудовая функция сотрудника не меняется, запись в трудовую книжку обязательна. Она обеспечивает:
- юридическую корректность документа;
- соответствие требованиям Пенсионного фонда;
- прозрачность трудовой истории работника;
- защиту работодателя от претензий и проверок.
Рекомендуется:
- всегда оформлять приказ о переименовании;
- вносить запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа;
- для электронных трудовых книжек — своевременно загружать данные в систему ПФР;
- хранить копии приказов и уведомлений не менее 75 лет (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
Правильно оформленная запись — это не просто формальность, а гарантия стабильности и надежности трудовой биографии сотрудника на протяжении всей его жизни;
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно отслеживать изменения в законодательстве и методических рекомендациях Минтруда РФ.