В 2026 году порядок внесения записей о переименовании должности, организации или структурного подразделения в трудовую книжку практически не изменился, однако появляются новые рекомендации и уточнения в инструкциях по заполнению формы ЕФС‑1. В этой статье мы подробно разберём, когда и как вносить запись о переименовании, какие документы являются основанием, а также предоставим готовый образец записи, который можно использовать в практике.
Что подразумевается под «переименованием» в трудовой книжке?
Переименование – это официальное изменение наименования:
- должности (например, «финансовый директор» → «заместитель директора по финансовым вопросам»);
- организации‑работодателя (например, «ООО «Техно»» → «АО «Техно»»);
- структурного подразделения (например, «отдел продаж» → «департамент продаж»).
Любое такое изменение должно быть зафиксировано в трудовой книжке работника, чтобы сохранялась достоверность сведений о трудовой истории.
Правовые основания для внесения записи
Согласно Трудовому кодексу РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись вносится на основании:
- Приказа (распоряжения) работодателя о переименовании должности, организации или подразделения;
- Документа, подтверждающего изменение штатного расписания (например, приказ о реорганизации);
- Иного официального акта работодателя, содержащего дату и номер документа.
Документ‑основание должен быть подписан руководителем организации и иметь печать (если она предусмотрена внутренними регламентами).
Когда обязательна запись о переименовании?
- При изменении названия должности в штатном расписании.
- При смене наименования организации‑работодателя (реорганизация, слияние, переименование).
- При изменении названия структурного подразделения, в котором работает сотрудник.
- Если переименование происходит одновременно с переводом сотрудника – запись делается отдельной строкой, а не заменой прежней.
Порядок внесения записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (третья графа) трудовой книжки. Порядок заполнения соответствует Инструкции по заполнению трудовых книжек и форме ЕФС‑1.
- Определить порядковый номер записи. В графе 1 указывается номер (следующий после последней записи).
- Указать дату переименования. В графе 2 – дата, когда вступило в силу новое наименование.
- Записать новое наименование. В графе 3 формулируется: «Должность старое название переименована в новое название» (аналогично для организации/подразделения).
- Указать документ‑основание. В графе 4 пишется: «Приказ № Х от ДД.ММ.ГГГГ», «Распоряжение № Х от ДД.ММ.ГГГГ» и т.д.
- Подписать запись. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.
Образец записи о переименовании должности
Ниже представлен готовый образец, который можно распечатать и использовать при заполнении трудовой книжки.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 12 | Должность финансовый директор переименована в заместитель директора по финансовым вопросам | Приказ № 45 от |
Если переименовывается организация, запись выглядит аналогично:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 13 | Организация ООО «Техно» переименована в АО «Техно» | Приказ № 78 от |
Как оформить документ‑основание (приказ)
Приказ о переименовании должен содержать следующие реквизиты:
- Шапка: наименование организации, ИНН, ОГРН.
- Номер и дата приказа.
- Текст приказа: «В соответствии с решением общего собрания участников (или решением совета директоров) переименовать должность/организацию/подразделение с «…» на «…».
- Подпись руководителя (расшифровка подписи) и печать (если требуется).
Пошаговая инструкция для работодателя
- Подготовьте приказ о переименовании и утвердите его в установленном порядке.
- Обновите штатное расписание и внутренние регламенты.
- Уведомьте сотрудника об изменении и предоставьте копию приказа.
- Внесите запись в трудовую книжку согласно образцу (см. раздел 5).
- Сделайте копию страницы трудовой книжки и храните её в личном деле сотрудника.
- Обновите электронный кадровый учет (форма ЕФС‑1, 2‑НДФЛ и пр.).
Что делать работнику?
- Проверьте правильность внесённой записи (номер, дату, формулировку, номер приказа).
- Сохраните копию приказа в личном деле.
- Если обнаружены ошибки, потребуйте их исправления в течение 5 рабочих дней.
- При смене места работы убедитесь, что запись о переименовании перенесена в новую трудовую книжку.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли вносить запись, если переименование должности только в названии, а обязанности не изменились?
Да. Любое официальное изменение наименования фиксируется в трудовой книжке независимо от содержания должностных обязанностей.
Вопрос 2: Можно ли заменить старую запись новой?
Нет. Запись о переименовании вносится отдельной строкой, а старая запись сохраняется как исторический факт.
Вопрос 3: Как оформить переименование, если у работника несколько должностей одновременно?
Для каждой должности оформляется отдельная запись в графе 3 с указанием соответствующего приказа.
Вопрос 4: Что делать, если у работника нет оригинала трудовой книжки (например, она утеряна)?
Необходимо оформить дубликат трудовой книжки. При этом запись о переименовании вносится в дубликат так же, как в оригинал, с указанием ссылки на оригинальный приказ.
Вопрос 5: Нужно ли ставить печать работодателя в записи?
Да, если в организации используется печать для официальных документов. Печать ставится рядом с подписью руководителя;
Полезные ссылки и ресурсы
- Образец записи о переименовании должности (blank‑obrazets.ru)
- КонсультантПлюс – нормативные акты по трудовому праву
- Госуслуги: порядок заполнения формы ЕФС‑1 (2026)
Дата публикации: