В течение трудовой деятельности у сотрудника может произойти изменение названия его должности (переименование). Такое изменение обязано быть отражено в трудовой книжке в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и инструкций Минтруда. В статье рассмотрим:

• правовые основания для внесения записи;
• какие документы нужны работодателю;
• поэтапный порядок заполнения записи в трудовой книжке;
• образец заполнения (текст и таблица);
• часто задаваемые вопросы и типичные ошибки.

Правовые основы

Согласно пункту 3.1 Инструкции по ведению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от № 69, в трудовую книжку вносятся сведения о наименовании должности, в т.ч. при её переименовании. Кроме того, в Трудовом кодексе (ст. 57, 66) и в Порядке заполнения ЕФС‑1 (пункт 4.4) указано, что в графе 3 необходимо указывать кадровое мероприятие «Перевод», а в графе 4 – ссылку на приказ (распоряжение), подтверждающий изменение.

Какие документы нужны работодателю

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо иметь один из следующих документов:

1. Приказ (распоряжение) работодателя о переименовании должности (с указанием даты, номера и основания).
2. Если переименование связано с изменением штатного расписания – соответствующее решение руководства.
3. Дополнительное соглашение с работником (если он согласен на изменение названия должности). При отказе работника составляется акт об отказе.

Пошаговый порядок заполнения записи в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Кадровые изменения» (обычно это 4‑й столбец таблицы). Ниже – типовая последовательность действий.

Шаг 1. Подготовка приказа

Приказ должен содержать:

• Дата издания (дд.мм.гггг);
• Номер приказа (например, № 45‑О);
• Текст, в котором чётко указано старое и новое название должности;
• Подпись и печать организации.

Шаг 2. Определение даты изменения

В графе 1 таблицы указывается дата вступления в силу переименования (обычно дата приказа).

Шаг 3. Порядковый номер записи

В графе 2 ставится следующий по порядку номер записи (например, 12, если в книжке уже 11 записей).

Шаг 4. Описание кадрового мероприятия

В графе 3 пишем «Перевод» (по пункту 4.4 ЕФС‑1) или «Переименование должности», если в организации принято такой термин.

Шаг 5. Содержание изменения

В графе 4 указываем полное описание:

«Должность «Менеджер по продажам» переименована в «Старший менеджер по продажам»».

Шаг 6. Ссылка на приказ

В графе 5 (или в последнем столбце, если таблица состоит из четырёх столбцов) фиксируем:

«Приказ № 45‑О от ».

Шаг 7. Подпись работника

Работник подписывает запись (если согласен). При отказе – подписывается акт об отказе.

Образец заполнения записи

Ниже – типовой пример, который можно распечатать и заполнить вручную.

Если в вашей трудовой книжке используется четырёхколоночный формат, последний столбец объединяется с колонкой «Основание».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли согласие работника на переименование должности?

Согласно ТК РФ, изменение наименования должности считается кадровым мероприятием. Согласие работника не является обязательным, однако в практике рекомендуется оформить дополнительное соглашение. При отказе работника составляется акт об отказе, и запись в книжку делается без подписи сотрудника.

Можно ли оформить переименование в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Да. В ЭТК информация вводится в том же порядке, но в графе «Кадровое мероприятие» указывается «Перевод», а в поле «Основание» – номер и дату приказа. Система автоматически проверяет корректность даты и номера.

Что делать, если в организации уже есть запись о переименовании, но она оформлена по другому образцу?

Разные организации могут использовать разные форматы, однако главное – чтобы запись содержала все обязательные реквизиты (дата, номер записи, указание на кадровое мероприятие, описание изменения и основание). Если в книжке уже есть запись, но она не полностью соответствует требованиям, можно дополнить её пояснительной запиской.

Как отразить переименование, если одновременно меняется и штатное расписание?

В этом случае в графе 4 указывают оба факта, например: «Должность «Бухгалтер» переименована в «Главный бухгалтер» в связи с изменением штатного расписания». В графе 5 указывают номер приказа, который одновременно меняет штатное расписание и название должности.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ. Запись без указания номера и даты приказа считается неполной и может быть оспорена в проверке.
• Неправильный порядок столбцов. В разных образцах могут быть 4 или 5 столбцов; важно следовать формату, принятому в конкретной организации.
• Указание только нового названия. Нужно явно указать, что произошло переименование, указав старое и новое название.
• Не подписать запись. Если работник согласен, его подпись обязательна; при отказе – акт об отказе.
• Заполнение записи задним числом. Дата изменения должна соответствовать дате приказа, иначе запись считается недействительной.

Переименование должности – обычное кадровое событие, которое обязано быть отражено в трудовой книжке. Правильное оформление записи защищает интересы как работодателя, так и работника, упрощает проверку со стороны инспекций и обеспечивает корректный расчёт трудового стажа. Следуйте указанному порядку, используйте образец таблицы и проверяйте наличие всех обязательных реквизитов.

Дата публикации: