Переименование организации — это частая юридическая процедура‚ которая может быть связана со сменой организационно-правовой формы (например‚ переход из ЗАО в АО)‚ изменением учредительных документов или просто ребрендингом. Однако для сотрудников отдела кадров это не просто замена вывески‚ а важный юридический факт‚ который обязательно должен быть отражен в трудовых книжках всех работников.
Самое главное правило: переименование работодателя не влечет за собой расторжения трудовых договоров. Трудовые отношения продолжаются‚ но чтобы в будущем у сотрудника не возникло проблем с подтверждением стажа (особенно если названия в трудовом договоре и трудовой книжке будут расходиться)‚ зафиксировать новые данные необходимо своевременно и по всем правилам.
Нормативная база и общие правила
Порядок внесения записей при смене наименования работодателя регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ а также актуальным Порядком ведения и хранения трудовых книжек (действует с 2022 года). Согласно этим нормативным актам:
- Запись вносится отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе».
- Графа 1 (№ записи) и графа 2 (дата) при переименовании учреждения не заполняются (остаются пустыми).
- Изменения должны быть внесены в трудовые книжки всех сотрудников‚ с которыми заключены трудовые договоры на момент переименования.
Пошаговый алгоритм внесения записи
Чтобы грамотно оформить переименование учреждения в бумажной трудовой книжке‚ необходимо следовать строгому алгоритму:
- Получение документального основания. Прежде чем делать запись‚ у работодателя должен быть на руках документ‚ подтверждающий внесение изменений в ЕГРЮЛ‚ а также внутренний приказ (распоряжение) о переименовании.
- Внесение записи в графу 3. Формулировка должна быть предельно четкой. Указываются:
- Прежнее полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
- Новое (также полное и сокращенное) название;
- Дата‚ когда в ЕГРЮЛ были внесены (зарегистрированы) эти сведения о переименовании.
Пример стандартной формулировки: «Организация ООО «Электро» (ООО «Электро») с переименована в ООО «Гала» (ООО «Гала»)».
- Заполнение графы 4. Здесь отражаются реквизиты документа‚ ставшего основанием для изменения наименования. Указывается приказ (распоряжение) или иное решение работодателя‚ его дата и номер.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Для наглядности приведем образец того‚ как должна выглядеть запись в трудовой книжке:
- Графа 1 (№ записи): Оставляется пустой
- Графа 2 (Дата): Оставляется пустой
- Графа 3 (Сведения о работе): Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример») с переименовано в Акционерное общество «Пример» (АО «Пример»)
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 12-к
Использование штампа при массовом переименовании
Если численность персонала сменившей название организации велика‚ внесение от руки подобных изменений во все бумажные трудовые книжки становится крайне трудоемким процессом. Законодательство допускает упрощение этой задачи.
В крупных учреждениях (например‚ при изменении типа государственных бюджетных учреждений) допускается использование специального штампа. Оттиск штампа ставится в графе 3 раздела «Сведения о работе». Штамп должен содержать всю необходимую информацию: старое и новое наименование (полное и сокращенное)‚ а также дату регистрации изменений в ЕГРЮЛ. Графа 4 при этом заполняется от руки (вписываются дата и номер приказа).
Сопутствующие кадровые процедуры
Внесение записи в трудовую книжку — это лишь финальный этап. Переименование учреждения влечет за собой ряд других обязательных действий:
- Уведомление работников. Хотя переименование работодателя не требует обязательного подписания дополнительных соглашений к трудовому договору (так как условия труда не меняются)‚ многие кадровики предпочитают уведомлять сотрудников о смене названия компании во избежание недоразумений.
- Внесение изменений в локальные акты. Все правила внутреннего трудового распорядка‚ положения о премировании‚ штатное расписание и другие ЛНА должны быть актуализированы с учетом нового наименования.
- Подача отчетов. О переименовании необходимо уведомить контролирующие органы‚ в частности‚ подать актуальные сведения в рамках отчетности ЕФС-1.
Переименование должности: в чем разница?
Важно не путать переименование самого учреждения с переименованием должности сотрудника. Если меняется только название профессии или должности работника (например‚ «менеджер» стал «руководителем отдела»)‚ порядок действий будет иным:
- В первую очередь с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Затем издается приказ об изменении наименования должности.
- И только на основании этого приказа в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности (в этом случае‚ в отличие от переименования организации‚ проставляется порядковый номер записи и дата в графах 1 и 2).
Фиксация нового названия компании в трудовой книжке работника, это гарантия беспроблемного подтверждения его стажа в будущем. Отсутствие такой записи может привести к тому‚ что Пенсионный фонд или другие инстанции будут требовать дополнительные справки с места работы. Поэтому крайне важно внести соответствующие записи своевременно‚ точно указав старое и новое наименования‚ дату регистрации в ЕГРЮЛ и реквизиты внутреннего приказа.