Смена наименования организации — это распространенная ситуация в деловой практике, которая может быть вызвана реорганизацией, изменением стратегии бренда или требованиями законодательства. Для кадровых специалистов и бухгалтеров важно понимать, что смена названия не является поводом для увольнения сотрудников или заключения новых трудовых договоров. Однако это событие требует обязательного и корректного отражения в трудовых книжках работников.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переименовании, какие нормативные акты регулируют этот процесс в 2026 году и как избежать распространенных ошибок.
Нормативная база
Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Согласно этому документу, если за время работы сотрудника наименование организации изменилось, об этом обязательно делается соответствующая запись.
Важно помнить: запись вносится не как новое трудоустройство, а как изменение реквизитов текущего работодателя.
Порядок внесения записи в раздел «Сведения о работе»
Запись о переименовании вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Процесс оформления строго регламентирован и требует внимательности к деталям.
Шаг 1: Подготовка граф
Запись вносится отдельной строкой. Нумерация записей продолжается (следующий порядковый номер после последней записи). В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата переименования (дата вступления в силу решения о смене названия, указанная в учредительных документах или приказе).
Шаг 2: Формулировка в графе 3
В графе 3 («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении…») делается следующая запись:
- Сначала указывается старое наименование организации.
- Через запятую указывается дата переименования.
- Далее пишется слово «переименована».
- В конце указывается новое наименование организации.
Пример формулировки:
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор») -5 мая 2026 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Горизонт» (ООО «Горизонт»).
Шаг 3: Основание в графе 4
В графе 4 («Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись») необходимо указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены названия. Обычно это:
- Приказ или распоряжение работодателя.
- Протокол общего собрания участников/акционеров.
- Лист записи ЕГРЮЛ (выписка из реестра).
Запись должна содержать тип документа, его номер и дату. Например: «Протокол № 5 от » или «Лист записи ЕГРЮЛ № 77-00-123456 от ».
Технические требования к заполнению
Согласно правилам ведения трудовых книжек, при внесении записи о переименовании необходимо соблюдать следующие требования:
- Записи вносятся разборчивым почерком.
- Используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.
- Запрещены любые сокращения (например, нельзя писать «ООО», нужно писать полностью «Общество с ограниченной ответственностью», если это часть официального названия, хотя на практике аббревиатуры в названиях часто оставляют, если они есть в уставе, но слова «переименовано», «приказ» лучше писать полностью).
- Не допускаются зачеркивания. Если допущена ошибка, она исправляется по правилам исправления записей (признание записи недействительной), а не зачеркиванием.
Частые вопросы и нюансы
Нужно ли вносить запись в раздел «Сведения о награждении»?
Нет. Изменение наименования работодателя отражается только в разделе «Сведения о работе». В раздел о награждениях такая информация не вносится.
Что делать, если запись о переименовании была пропущена?
Если выяснилось, что за время работы сотрудника организация сменила название, но запись в трудовую книжку внесена не была, необходимо:
- Издать приказ об исправлении ошибки или внесении недостающей записи.
- Внести запись текущей датой (датой фактического внесения), но в графе 3 указать дату, когда произошло переименование.
- В некоторых случаях, если прошло много времени и сменилось руководство, может потребоваться запрос архивных документов для подтверждения даты переименования.
Изменилась ли организационно-правовая форма (ОПФ)?
Если смена названия сопровождается изменением ОПФ (например, ЗАО стало АО), алгоритм записи остается тем же. В графе 3 указывается полное новое наименование с новой организационно-правовой формой.
Правильное оформление записи о переименовании организации в трудовой книжке — это гарантия юридической чистоты документов сотрудника и отсутствие проблем при подсчете стажа или оформлении пенсии в будущем. Главное правило: запись вносится отдельной строкой, содержит старое и новое название, дату события и ссылку на документ-основание в графе 4.
Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н и внимательность при заполнении граф помогут избежать ошибок и обеспечат соблюдение прав работников.