Переименование организации, отдела или должности – это один из самых частых изменений в трудовой деятельности сотрудника. Согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022, каждая такая операция должна быть отражена в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. В этой статье мы разберём, какие сведения нужно указывать, как оформить запись, какие документы нужны в качестве основания и какие ошибки чаще всего делают работодатели.

Что такое запись о переименовании?

Запись о переименовании – это отдельная строка в графе 3 раздела «Сведения о работе», в которой фиксируется факт смены названия организации, отдела или должности. Такая запись важна не только для работодателя, но и для сотрудника, так как она фиксирует его стаж и историю работы.

Когда нужно вносить запись?

• При смене названия организации (например, «ООО «Старый Бизнес»» → «ООО «Новый Бизнес»»).
• При переименовании отдела (например, «Отдел продаж» → «Коммерческий отдел»).
• При смене должности (например, «Секретарь» → «Офис‑менеджер»).

Запись вносится сразу после того, как новое название официально зарегистрировано в государственных органах (для организации) или утверждено приказом (для отдела/должности).

Как выглядит правильная запись?

Ниже приведены шаблоны записей для разных случаев. Важно помнить, что запись должна быть составлена в соответствии с форматом, установленным в Порядке ведения трудовых книжек 2022.

Переименование организации

Организация (старое название) переименована (новое название), дата переименования.

Пример:

ООО «Старый Бизнес» переименовано в ООО «Новый Бизнес» 

Переименование отдела

Отдел (старое название) переименован в (новое название) 

Пример:

Отдел продаж переименован в Коммерческий отдел 

Переименование должности

Должность (старое название) переименована в (новое название) 

Пример:

Секретарь переименован в Офис‑менеджер 

Где и как вносить запись?

1. Графа 3 раздела «Сведения о работе» – в этой графе фиксируется факт переименования. Запись должна быть отдельной строкой, чтобы не смешивать её с другими сведениями о работе.
2. Графа 4 – указывается дата внесения записи в трудовую книжку.
3. Графа 5 – в этой графе ставятся реквизиты документа‑основания (номер, дата, название документа). Для переименования организации это может быть решение о государственной регистрации, для отдела/должности – приказ работодателя.

Какие документы нужны в качестве основания?

• Для переименования организации – копия решения о государственной регистрации нового названия (например, регистрационный сертификат).
• Для переименования отдела или должности – приказ или распоряжение работодателя, подтверждающее факт переименования.
• В случае сомнений – копия постановления о реорганизации (если переименование связано с изменением организационно‑правовой формы).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное указание даты – дата в записи должна совпадать с датой официального переименования, а не с датой внесения записи.
• Указание только нового названия без упоминания старого – это делает запись неполной.
• Отсутствие реквизитов документа‑основания – в таком случае запись может быть признана недействительной.
• Внесение записи в графу 4 вместо графы 3 – это нарушает структуру трудовой книжки.

Пример полного оформления записи

Допустим, компания «ООО «Старый Бизнес»» переименовалась в «ООО «Новый Бизнес»» 12 апреля 2026 г. В этом случае запись будет выглядеть так:

Графа 3: ООО «Старый Бизнес» переименовано в ООО «Новый Бизнес» 
Графа 4: 
Графа 5: № 1234 от – решение о государственной регистрации нового названия

Что делать, если запись пропущена?

Если в течение работы сотрудника пропущена запись о переименовании, работодателю необходимо:

1. Собрать все документы‑основания (решение о переименовании, приказ и т.д.).
2. Внести запись в графу 3, указав дату официального переименования.
3. В графу 4 поставить дату внесения записи.
4. В графу 5 указать реквизиты документа‑основания.
5. Подписать запись и поставить печать организации.

Если запись внесена позже, чем 30 дней с момента официального переименования, это не является нарушением закона, но важно указать точную дату переименования в записи.

Запись о переименовании – это не просто формальность. Это важный элемент трудовой истории сотрудника, который подтверждает его стаж и изменения в структуре организации. Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете без ошибок и задержек оформить запись в трудовой книжке, сохранив её юридическую чистоту и достоверность.

Если у вас возникнут вопросы по конкретным случаям переименования, всегда можно обратиться к КонсультантПлюс или к специалисту по кадрам, чтобы получить актуальную информацию и образцы документов.