Переименование организации (учреждения) — это распространенная кадровая процедура, которая часто вызывает вопросы у специалистов отдела кадров. Главное правило, которое нужно усвоить: смена наименования работодателя не влечет за собой прекращения трудовых договоров. Работники продолжают свою трудовую деятельность в том же статусе и на тех же условиях, однако факт изменения реквизитов работодателя обязательно должен быть зафиксирован в их трудовых книжках.

Нормативная база и общие правила

Внесение записей в трудовые книжки работников осуществляется в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Смена наименования вступает в силу только после внесения соответствующих изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Именно с этого момента и начинает течь срок для внесения сведений в кадровые документы сотрудников.

Многие неопытные кадровики задаются вопросом: достаточно ли просто поставить в трудовую книжку печать с новым наименованием? Ответ категоричный: нет! Простая замена оттиска печати не является достаточным основанием. Необходимо сделать полноценную официальную запись о том, что учреждение переименовано.

Пошаговая инструкция по внесению записи

Процедура оформления переименования учреждения требует соблюдения определенного алгоритма действий.

1. Получение подтверждающих документов. Основанием для внесения записи служит свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ (о госрегистрации изменений), выписка из реестра, а также локальный нормативный акт организации — приказ (распоряжение) работодателя о переименовании учреждения и внесении изменений в штатное расписание и трудовые договоры.
2. Уведомление работников. Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан уведомить сотрудников о предстоящих изменениях в письменной форме. На основании этого уведомления заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (в нем отражается новое наименование работодателя).
3. Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» без указания кода по ОКВЭД и без заполнения граф 1 и 2 (номер записи и дата).

Как правильно заполнить графы в трудовой книжке

При переименовании учреждения заполнение граф имеет свою строгую специфику:

• Графа 1 (№ записи) — не заполняется. В ней ставится порядковый номер только при приеме на работу, увольнении и т.д. Переименование работодателя — это факт изменения сведений о работодателе, а не о работе сотрудника.
• Графа 2 (Дата), не заполняется. Дата в этой графе ставится только рядом с событиями, касающимися непосредственно трудовой деятельности работника (прием, перевод, увольнение).
• Графа 3 (Сведения о работе) — здесь вносится сама суть изменений. Указывается прежнее полное и сокращенное (при наличии) наименование учреждения, затем пишется, что оно переименовано, и указывается новое полное и сокращенное наименование.
• Графа 4 (Основание) — указывается документ, на основании которого внесена запись. Это приказ (распоряжение) работодателя о переименовании. Указываются его дата и номер.

Образец заполнения графы 3

Текст в третьей графе должен быть максимально четким и не допускать двоякого толкования. Рекомендуется использовать следующую формулировку:

«Закрытое акционерное общество «Рассвет» (ЗАО «Рассвет») переименовано в Акционерное общество «Рассвет» (АО «Рассвет»)».

Или другой вариант, который также считается корректным:

«Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то»;

Важные нюансы и частые ошибки

Переименование структурного подразделения (отдела)

Если переименовано не само учреждение, а его внутреннее структурное подразделение (например, отдел кадров переименован в управление по работе с персоналом), в котором работает сотрудник, это считается переводом (если меняются условия трудового договора) или просто изменением условий. В таком случае графы 1 и 2 заполняются обязательно, и вносится запись о переводе или изменении структурного подразделения.

Переименование школы или другого бюджетного учреждения

Часто спрашивают, как правильно сделать запись в трудовой книжке и трудовом договоре о переименовании школы. Алгоритм абсолютно идентичен коммерческим организациям. Основанием всегда выступает приказ директора школы (или органа управления образованием), изданный на основании изменений в ЕГРЮЛ. В трудовой договор изменения вносятся через подписание дополнительного соглашения.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

В связи с постепенным переходом на электронный формат кадрового учета, сведения о переименовании работодателя также должны быть переданы в Пенсионный фонд (СФР) в установленные сроки. Для бумажных трудовых книжек процедура остается неизменной. Стоит отметить, что в некоторых странах (например, в Украине до 10 июня 2026 года) все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц, однако в РФ бумажный вариант на данный момент сохраняет свою актуальность наряду с электронной.

Резюме

Внесение записи о переименовании учреждения — это не просто формальность с заменой печати. Это важный юридический факт, который обеспечивает непрерывность трудового стажа работника и корректность сведений о его работодателе. Главное — помнить, что при переименовании самой организации графы с номером записи и датой остаются пустыми, а в тексте обязательно отражается как старое, так и новое полное и сокращенное наименование со ссылкой на приказ руководителя.