В 2026 году вопрос правильного оформления кадровых документов остается критически важным для каждого работодателя․ Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и профессиональный путь сотрудника․ Любые изменения в статусе организации-работодателя, включая её переименование, должны быть отражены в документе безупречно, чтобы у работника в будущем не возникло проблем с подтверждением стажа для пенсии или получения кредитов․

В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переименовании учреждения, какие нормативные акты действуют в 2026 году, и предоставим готовый образец заполнения․

Нормативная база и особенности 2026 года

На текущий момент (май 2026 года) в России продолжает действовать порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России․ Важно помнить, что с 2020 года идет активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажный формат все еще актуален для тех сотрудников, кто подал соответствующее заявление или чья деятельность началась до 2020 года и они не отказались от бумажного варианта․

Ключевые правила при переименовании:

• Запись вносится отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе»․
• Запись делается на основании приказа (распоряжения) о переименовании организации или учредительного документа․
• Нумерация записей продолжается (не начинается заново)․
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при её наличии)․

Алгоритм действий работодателя

Процесс внесения изменений состоит из нескольких этапов․ Нарушение последовательности может привести к признанию записи недействительной․

1. Получение документов-оснований․
   
   Для внесения записи вам понадобятся:
   • Решение учредителей или вышестоящего органа о переименовании․
   • Новый Устав или Изменения к Уставу, зарегистрированные в налоговом органе (лист записи ЕГРЮЛ)․
   • Приказ руководителя организации о переименовании и приведении документации в соответствие․
2. Ознакомление сотрудников․
   
   Работники должны быть уведомлены о переименовании․ Обычно издается общий приказ, с которым сотрудники знакомятся под роспись․ В некоторых случаях (при реорганизации) требуется дополнительное уведомление за 2 месяца, но при простом переименовании достаточно приказа и записи в трудовой․
3. Внесение записи в трудовую книжку․
   
   Запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ Важно не создавать новую графу «Дата», если в бланке она уже заполнена предыдущей записью о приеме на работу․ Дата ставится только в графе 1, если это первая запись на развороте, или указывается дата внесения изменения․

Образец заполнения записи

Ниже приведен подробный пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке․ Представим ситуацию: Государственное бюджетное учреждение «Городская больница № 5» переименовано в Государственное автономное учреждение здравоохранения «Медицинский центр № 5»․

Структура заполнения по графам:

Важные нюансы заполнения:

• Текст записи: Пишется полностью старое наименование (как в предыдущей записи о приеме), затем слово «переименовано» (или «переименована», если организация женского рода, например, «Компания»), и полностью новое наименование․
• Сокращения: Допускается использование общепринятых аббревиатур (ООО, АО, ГБУ, ИП), если они были использованы в уставных документах и предыдущих записях․
• Графа 4: Указывается наименование, дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись․
• Подпись и печать: После внесения записи она заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если печать используется в документообороте)․ Подпись работника в этой строке не требуется․

Что делать, если допущена ошибка?

Если при переименовании была допущена ошибка (например, неверно указано новое название или дата), зачеркивать запись нельзя․ Необходимо:

1. Внести новую запись с правильным содержанием․
2. Указать, что предыдущая запись (с номером) является недействительной․
3. Проставить актуальную дату и номер приказа об исправлении․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

В 2026 году для сотрудников, ведущих трудовую деятельность в электронном виде, работодатель обязан передать сведения о переименовании в Пенсионный фонд России (СФР) в рамках формы ЕФС-1 (или актуальной на момент сдачи отчетности)․ Сведения в ЭТК вносятся автоматически на основе отчетов․ Работодатель также должен выдать работнику, ведущему ЭТК, справку о переименовании (форма СТД-Р) по его заявлению, хотя обязанность выдавать её автоматически при переименовании зависит от внутренних регламентов, но информирование сотрудника обязательно․

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если изменилось только название, а ИНН остался прежним?

Да, обязательно․ Трудовая книжка должна отражать актуальное наименование работодателя на момент выполнения работы․ Это важно для подтверждения стажа․

Можно ли использовать штамп для записи о переименовании?

Использование штампа допускается, если текст в нем полностью соответствует требованиям (указано старое и новое название, дата)․ Однако, ручное заполнение считается более надежным способом избежать ошибок, если название длинное․ Штамп должен быть четко читаемым․

Нужно ли перезаключать трудовые договоры?

Нет, при простом переименовании организации трудовые договоры не расторгаются и не заключаются заново․ Достаточно подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении наименования работодателя, либо издать приказ, который станет неотъемлемой частью договора․

Правильное оформление записей о переименовании — это гарантия юридической чистоты кадрового делопроизводства и защита прав работников․ Используйте приведенные выше образцы и рекомендации для безошибочного ведения документации в 2026 году․