Ведение трудовой книжки – это обязательное требование законодательства РФ, которое регулируется Приказом Минтруда от № 320н и Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022. Одним из важных пунктов является корректное отражение переименования организации, в которой работает сотрудник. Ниже приведены правила, пошаговый алгоритм и образцы записей.
Почему переименование важно?
Переименование организации – это юридическое событие, которое меняет официальное название работодателя. Если в трудовой книжке не зафиксировать факт переименования, это может вызвать затруднения при проверке трудовой истории, оформлении документов, получении пенсии и т.д. Поэтому работодателю необходимо своевременно внести запись о переименовании.
Правовые основания
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (с 1 января 2022 г.).
- Трудовой кодекс РФ – ст. 57, 66 (п. 10, 13 Порядка).
- Приказ о переименовании организации – приказ (распоряжение) работодателя, дата и номер которого фиксируются в трудовой книжке.
Как отразить переименование в трудовой книжке?
При переименовании организации в трудовой книжке создаётся отдельная строка в графе 3 раздела «Сведения о работе» (графа 3 – «Наименование организации»). В этой строке указывается:
- Текущее наименование организации (до переименования) и дата его изменения.
- Слово «переименована» (или «переименован»).
- Новое наименование организации.
В графе 4 («Основание переименования») указывается:
- Номер и дата приказа (распоряжения) работодателя, который инициировал переименование.
- При необходимости – краткое пояснение (например, «переименование в соответствии с приказом № 123 от »).
Пример записи:
Графа 3: «ООО «Ромашка» переименована в ООО «Ромашка-Экспресс»»
Графа 4: «Приказ № 123 от »
Шаги для работодателя
- Получить копию приказа о переименовании (или другого решения).
- Определить дату, когда новое название стало официальным (обычно дата подписания приказа).
- Заполнить строку в трудовой книжке согласно образцу.
- Подписать и поставить печать (если требуется).
- Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника.
Образцы записей
Переименование организации
Образец 1 (переименование с сохранением юридической формы):
Графа 3: «ЗАО «Технопарк» переименовано в ЗАО «Технопарк-Инновации»»
Графа 4: «Приказ № 456 от »
Образец 2 (переименование с изменением юридической формы):
Графа 3: «ООО «МирТех» переименовано в ПАО «МирТех»»
Графа 4: «Приказ № 789 от »
Переименование отдела (если требуется)
Если переименование касается только отдела, а не всей организации, запись выглядит так:
Графа 3: «Отдел продаж переименован в Отдел продаж «Экспресс»»
Графа 4: «Приказ № 321 от »
Что делать, если запись пропущена?
Если в трудовой книжке отсутствует запись о переименовании, необходимо:
- Собрать копию приказа о переименовании.
- Внести дополнительную строку в графу 3, как описано выше.
- Подписать и поставить печать (если применимо).
- Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника.
Важно: даже если сотрудник уже работал в организации до переименования, запись о переименовании должна быть внесена в момент его вступления в силу, чтобы избежать ошибок при проверке трудовой истории.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли ввести запись о переименовании позже, чем в момент его вступления в силу? Да, но это должно быть сделано в течение 30 дней после даты переименования, чтобы соблюсти требования законодательства.
- Нужно ли вносить запись о переименовании в трудовой книжке каждого сотрудника? Да, каждый сотрудник, который работал в организации до и после переименования, должен иметь в своей трудовой книжке запись.
- Что делать, если сотрудник уволился до переименования? В его трудовой книжке не требуется запись о переименовании, так как он не работал в организации после изменения названия.
- Можно ли использовать электронный формат трудовой книжки? В настоящее время обязательным является бумажный экземпляр, но в некоторых регионах допускается электронный формат при наличии согласия работодателя и сотрудника.
Переименование организации – это важный юридический факт, который обязательно должен быть отражен в трудовой книжке. Следуя правилам, установленным приказом Минтруда № 320н и Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022, вы обеспечите корректность трудовой истории сотрудников и избежите проблем при проверках и оформлении документов.
Не забывайте: время – деньги. Внесите запись о переименовании как можно скорее, чтобы избежать недоразумений в будущем.