Изменение названия организации (учреждения) – распространённое явление в практике кадрового учёта. Несмотря на то, что само по себе переименование не меняет трудовые отношения работника, в трудовой книжке необходимо отразить данное событие, чтобы избежать недоразумений при последующей проверке стажа, назначении пенсии или при трудоустройстве в другую организацию.

Нормативная база

Основанием для внесения записи служат:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о работе, включая изменения наименования работодателя;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 697н от ) – пункт 3.2 предусматривает отдельную запись о переименовании организации;
• Письма Роструда и разъяснения КонсультантПлюс, которые уточняют порядок оформления записи в случае отсутствия приказа о переименовании.

Когда требуется запись?

Запись вносится в следующих ситуациях:

• Организация изменила своё официальное наименование (полное или сокращённое) в результате решения учредителей, реорганизации, смены организационно‑правовой формы и т.п.;
• Изменение наименования произошло в ходе восстановления работника на работе (например, после отпуска по уходу за ребёнком) – запись делается независимо от того, был ли издан приказ;
• При смене типа учреждения (например, преобразование государственного учреждения в автономное некоммерческое предприятие) – также фиксируется как изменение наименования.

Что делать, если приказа о переименовании нет?

На практике часто бывает, что изменение названия оформляется не приказом, а иным внутренним документом (протоколом собрания учредителей, решением органа управления, уставом в новой редакции и т.д.). В таких случаях:

1. Определите документ, подтверждающий факт переименования (протокол, решение, устав, выписка из ЕГРЮЛ и т.п.).
2. Сформируйте служебную записку или пояснительную записку от отдела кадров, в которой укажите:
   • дата вступления в силу нового наименования;
   • наименование документа, подтверждающего изменение;
   • краткое описание сути изменения (например, «Организация «АО «Завод» переименована в «АО «Новый завод» с »).
3. На основании этой записки делается запись в трудовой книжке работника.

Таким образом, отсутствие приказа не освобождает от обязанности внесения записи – достаточно любого документа, подтверждающего факт переименования.

Где и как вносится запись?

Согласно пункту 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о переименовании организации делается:

• в разделе «Сведения о работе»;
• в графе 3 (сведения о работодателе) отдельной строкой;
• без указания порядкового номера (т;е. не нумеруется, как обычные записи о приёме/увольнении).

Формулировка записи

Типовой вариант записи выглядит следующим образом:

Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)

Пример:
Организация «Образовательный центр «Развитие»  переименована в «Образовательный центр «Интеллект»

Если необходимо указать также сокращённое наименование, его можно добавить в скобках после полного названия:
Организация «Образовательный центр «Развитие» (ОЦ «Развитие»)  переименована в «Образовательный центр «Интеллект» (ОЦ «Интеллект»)

Особенности записи при изменении организационно‑правовой формы
Если вместе с наименованием меняется организационно‑правовая форма (например, ООО → АО), запись составляется аналогично, но в скобках указывают обе характеристики:
Организация «Завод» ООО  переименована в «Завод» АО

Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Согласно разъяснениям Роструда и материалам КонсультантПлюс, ошибочную запись следует исправить:

Перечеркнуть ошибочную запись одной ровной линией (чтобы оставалось читаемым исходное содержание);
Сверху написать правильную запись;
Подписать исправление уполномоченным лицом отдела кадров и поставить дату исправления;
Сделать пометку в журнале учёта трудовых книжек о проведённом исправлении.

Практический алгоритм для отдела кадров

Получить документ, подтверждающий переименование (протокол, решение, выписка из ЕГРЮЛ и т.д.).
Подготовить служебную записку с указанием даты вступления в силу нового наименования и реквизитов подтверждающего документа.
Внести запись в трудовую книжку каждого работника, состоящего в штате на момент переименования:

Открыть раздел «Сведения о работе»; 
Найти последнюю запись о работе (обычно запись о приёме или последнем переводе);
В графе 3 добавить новую строку с формулировкой, указанной выше;
Оставить графы 1 и 2 пустыми (порядковый номер и дата не указываются).


Поставить подпись ответственного специалиста отдела кадров и дату внесения записи.
Оформить копию служебной записки в личное дело работника (при необходимости).

Запись о переименовании организации в трудовой книжке – обязательное действие, направленное на сохранение достоверности сведения о стаже и месте работы сотрудника. Основанием для внесения записи служит любой документ, подтверждающий факт изменения наименования (приказ, протокол, решение, выписка из ЕГРЮЛ и т.п.). Запись делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» без порядкового номера, по шаблону «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)». При ошибке запись исправляется согласно установленной процедуре. Следуя данному алгоритму, отдел кадров обеспечит корректное ведение трудовых книжек и избежит возможных споров при последующей проверке трудового стажа.