В процессе деятельности любой компании могут возникнуть организационные необходимости, связанные с реструктуризацией․ Одной из частых кадровых процедур является изменение наименования отдела без изменения трудовой функции сотрудников․ Несмотря на то, что суть работы людей остается прежней, процедура требует строгого соблюдения норм трудового законодательства и правильного документального оформления․
Что такое переименование отдела без изменения трудовой функции?
Переименование структурного подразделения (отдела, департамента, управления) без изменения трудовой функции — это кадровое мероприятие, при котором:
- Меняется только название подразделения в штатном расписании;
- Трудовые обязанности работников остаются неизменными;
- Зона ответственности и должностной оклад не пересматриваются;
- Не происходит перевода на другую работу (сотрудники остаются на своих рабочих местах)․
Важно понимать: если при переименовании отдела у сотрудника меняются обязанности, это уже считается переводом и оформляется совершенно по другим правилам․
Основания для переименования
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель не может просто так поменять название отдела․ Для этого необходимы веские основания․ Чаще всего переименование связано с:
- Изменением организационных условий труда — например, слияние или разделение смежных подразделений, изменение корпоративной структуры компании․
- Изменением технологических условий труда — внедрение новых программ, автоматизация процессов, требующая нового названия отдела (например, «Отдел кадров» переименован в «HR-аналитику и рекрутмент» при сохранении тех же функций)․
- Приведением в соответствие с профстандартами — актуально для бюджетных и государственных организаций․
Пошаговая инструкция по оформлению
Чтобы процедура была законной, необходимо соблюдать строгий алгоритм действий․
Шаг 1․ Принятие решения и издание приказа о внесении изменений в штатное расписание
Руководитель компании издает приказ об изменении наименования отдела․ В документе обязательно нужно указать, что изменения носят организационный характер и не влекут за собой изменения трудовой функции работников․
Шаг 2․ Уведомление сотрудников
Это критически важный этап․ Работодатель обязан уведомить каждого сотрудника переименованного отдела в письменной форме не позднее чем за два месяца до вступления изменений в силу (для ИП — за 14 дней, для религиозных организаций — за 7 дней)․
В уведомлении должна быть формулировка: «Ознакомлена с уведомлением о переименовании отдела и изменении определенных сторонами условий трудового договора без изменений трудовой функции работника․․․»․
Шаг 3․ Получение согласия работников
Если работник согласен с новым названием отдела, он ставит подпись на уведомлении․ Если сотрудник не согласен, работодатель обязан предложить ему вакантные должности (в т․ч․ нижестоящие и нижеоплачиваемые)․ Если подходящих вакансий нет или работник отказывается от них, трудовой договор может быть расторгнут по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ․
С каждым согласным работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору․ В нем прописывается новое название отдела и делается отметка, что трудовая функция, должностные обязанности и оклад остались прежними․
Шаг 5․ Издание приказа о переименовании отдела
На основании подписанных соглашений издаеться итоговый приказ․ Формулировка может звучать так: «На основании приказа об утверждении штатного расписания и приказа об изменении определенных сторонами условий трудового договора без изменений трудовой функции работника, переименовать отдел делопроизводства в отдел документооборота с [дата]»․
Шаг 6․ Внесение изменений в должностные инструкции
Поскольку название отдела фигурирует в должностных инструкциях, их также нужно обновить․ Есть два способа:
- Внести исправление в текст действующей инструкции: зачеркнуть старое название отдела, написать новое и добавить фразу: «Наименование отдела [старое] изменено на [новое] в соответствии с приказом от [дата] № [номер]», заверить подписью руководителя․
- Утвердить новую должностную инструкцию с новым наименованием отдела, не изменяя текст, описывающий трудовую функцию работника․
Как отразить переименование в отчетности СЗВ-ТД
С введением электронной трудовой книжки у кадровиков возникли сложности с отчетом СЗВ-ТД․ Действующие правила заполнения формы не содержат отдельного мероприятия под названием «Переименование должности/отдела без изменения трудовой функции»․
Опираясь на неофициальные разъяснения ПФР и Минтруда, работодателям рекомендуется отражать такое переименование в СЗВ-ТД следующим образом:
- Если меняется только название отдела, а должность остается той же, подается отчет с кодом мероприятия «ПЕРЕВОД» (или «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», если программное обеспечение ПФР поддерживает данный код)․ В графе структурное подразделение указывается новое название отдела․
- Если меняется и должность, и отдел (без изменения функции), также указывается кадровое мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (при наличии такой возможности в программе) или «ПЕРЕВОД» с указанием новых данных․
Важно сдавать СЗВ-ТД в срок — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем проведения мероприятия․
Частые ошибки и нюансы
- Игнорирование процедуры уведомления․ Даже если функция не меняется, смена названия отдела, это изменение условий трудового договора․ Без уведомления за 2 месяца процедура незаконна․
- Изменение оклада под видом переименования․ Если в уведомлении сказано, что меняется только название, но параллельно меняется оклад (например, ознакомление с уведомлением о переименовании должности и изменении должностного оклада), это требует отдельного обоснования и согласия работника․
- Неверные формулировки в приказах․ Обязательно нужно подчеркивать, что переименование происходит без изменения трудовой функции․ Иначе сотрудник может оспорить действия работодателя, расценив их как незаконный перевод․
Изменение наименования отдела без изменения трудовой функции, процесс несложный, но требующий внимательности к деталям и срокам․ Главное правило: любые изменения условий трудового договора, даже косметические, должны быть задокументированы, а работник — своевременно уведомлен и дал свое согласие․ Соблюдение пошаговой инструкции поможет избежать штрафов от трудовой инспекции и конфликтов с коллективом․