Переименование отдела – это событие, которое требует официального фиксирования в трудовой книжке сотрудника. Правильная запись позволяет избежать недоразумений при проверках, а также гарантирует, что все изменения будут зафиксированы в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации.
Подготовительный этап
Прежде чем вносить запись, убедитесь, что у вас есть:
- Официальное решение руководителя о переименовании отдела (приказ, распоряжение).
- Документ, подтверждающий дату изменения структуры (протокол заседания, протокол изменения устава и т.д.).
- Трудовую книжку сотрудника, в которой будет производиться запись.
Если документы находятся в электронном виде, распечатайте их или подготовьте скриншоты для приложения к записи.
Формулировка записи
В трудовой книжке в соответствующей колонке (обычно «Примечание») вносится запись в следующем виде:
- Дата изменения – указана полная дата (дд.мм.гггг).
- Наименование отдела – указывается старое и новое наименование.
- Основание – указывается номер и дата приказа/распоряжения, а также номер и дата протокола (если применимо).
- Краткое описание – можно добавить пояснение, почему произошло переименование (например, реорганизация, изменение структуры и т.п.).
Пример оформления:
г. – Переименование отдела «Маркетинг» в «Отдел развития рынка». Приказ № 123 от г.
Как правильно оформить запись в книжке
Следуйте этим рекомендациям, чтобы запись была юридически корректной:
- Пользоваться чернилами (не карандашом). Чернила гарантируют долговечность записи.
- Пользоваться постоянным знаком – ставится точка после каждой записи.
- Записывать дату полностью (день, месяц, год). Не сокращайте.
- Указывать номер приказа и дату его издания, чтобы можно было отследить официальный документ.
- Не использовать сокращения, если они не являются общепринятыми в документообороте.
Пример полной записи
Если в приказе указано переименование отдела «Бухгалтерия» в «Финансовый отдел», а также изменение кода отдела с 12.01 на 12.05, то запись в книжке будет выглядеть так:
г. – Переименование отдела «Бухгалтерия» (код 12.01) в «Финансовый отдел» (код 12.05). Приказ № 123 от г.
Что делать, если запись уже сделана неверно
Если запись выполнена ошибочно, её нельзя просто «зачеркнуть». Правильный порядок действий:
- Введите слово «Исправление» и укажите дату исправления.
- Подпишитесь под исправлением.
- При необходимости, приложите копию исправленного документа.
Таким образом, все изменения будут зафиксированы прозрачно и будут проходить проверку.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить записи от руки или требуется печать? – Записи в трудовой книжке делаются от руки, но с использованием чернил.
- Нужно ли указывать ФИО сотрудника в записи? – Нет, в этой колонке фиксируется только изменение структуры отдела; ФИО сотрудника обычно не указывается.
- Сколько места нужно оставить для записи? – Оставьте минимум одну строку, чтобы запись была читаемой и не требовала сжатия.
Правильная запись в трудовой книжке о переименовании отдела – это важный юридический акт. Соблюдая вышеперечисленные правила, вы обеспечите:
- Прозрачность изменений;
- Соответствие Трудовому кодексу;
- Удобство последующего контроля и аудита.
Если у вас возникнут сомнения по оформлению, рекомендуется проконсультироваться с отделом кадров или юристом организации.
Автор статьи: HR‑эксперт,